בשנים האחרונות אנחנו חשופים לשיטה חדשה לניהול העסק באמצעות חתימה דיגיטלית. רבים שומעים על המונח הזה אבל לא באמת יודעים מה טומן בתוכו המונח. מדובר על אביזר קטן לעסק שלכם שיכול להפיק משמעות רבה. תחילה, חותמת לעסק היא כלי שיווקי לכל דבר ועניין, כל גורם אליו אתם פונים צריך להכיר אתכם ולדעת שמדובר על עסק רציני. חותמת דיגיטלית יכולה לבוא לידי ביטוי במובנים שונים, החל מחוזים שאתם צריכים לחתום עליהם ועד לשיווק המותג שלכם במייל תפוצה. היום, הארגונים והעסקים הגדולים ביותר נעזרים בחותמת דיגיטלית, אבל זאת בהחלט לא נחלתם של עסקים גדולים בלבד, אלא כל עסק שרוצה לקדם את עצמו. החותמת הדיגיטלית מהווה כרטיס ביקור ולמעשה, במקרים רבים גם רושם ראשוני.
מה זה בדיוק חותמת דיגיטלית?
חותמת דיגיטלית יכולה לבוא לידי ביטוי בשני אופנים: האופן הראשון יהיה בסוף כל מייל או כל דרך בה אתם מתקשרים עם לקוח או ספק. הלקוח יקבל מכם מייל ובאופן אוטומטי גם תופיע גם חתימת העסק שלכם. בדרך הזאת אתם גם משדרים רצינות וגם זאת דרך עבור הלקוח להכיר את העסק שלכם. חותמת דיגיטלית היא מיתוג העסק שלכם ושידור יוקרתיות. האופן השני אשר נוגע לחותמת דיגיטלית יבוא לידי ביטוי כאשר אתם צריכים לחתום על חוזה ולנהל בעצם את העסק שלכם מרחוק. במיוחד לאחר תקופת הקורונה נוכחנו לראות שינוי בכל הנוגע לחתימות דיגיטליות. במקום שתצטרכו לחתום באופן ידני על כל עסקה שאתם מבצעים בעסק, תוכלו באמצעות תוכנה ייחודית להעביר את המסמך באופן דיגיטלי ולחתום עליו, מצד שני גם לקבל את חתימת הלקוח. חותמת דיגיטלית לא חייבת לבוא לידי ביטוי דווקא בעסקאות גדולות, אלא גם בהעסקת עובדים, טופס 101, חתימה על משכורות, חתימה על קבלת אספקה או בקשה לאספקה, רישיונות וכן הלאה. במקום לבזבז סכומי עתק על ניירת, אתם יכולים לבצע הכל באופן דיגיטלי עם החתימה האישית שלכם. מוטב לציין, החל משנת 2001 חותמת דיגיטלית הפכה להיות שוות ערך לחתימה ידנית מבחינה משפטית.
למי זה מתאים?
חותמת דיגיטלית מתאימה לכל מי שרוצה לשווק את הארגון או העסק שלו בצורה חכמה. כמו כן, חותמת דיגיטלית נועדה לכל מי שרוצה להחליף את החתימה בכתב יד לחתימה דיגיטלית. בדרך הזאת, יש לכם חתימה ייחודית ללא אפשרות לזיוף או העברה. יש אנשים מסוימים אשר יש להם גישה לחותמת הזאת, סביר להניח שאלו יהיו המנהלים בארגון. ברגע שאתם חותמים על מסמך זה יכול להעיד על כך שלא ניתן לבצע בהם שינוי מרגע שנוצר המסמך. היום ניתן גם להשתמש בחותמת דיגיטלית לצורך שליחה מסמכים ממוחשבים לצורכי מס.
האם החוק מתייחס באופן שונה לחותמת דיגיטלית?
אם היינו לוקחים את השאלה הזאת למעלה מ-20 שנה אחורה, התשובה הייתה שונה. היום החוק מתייחס לחותמת דיגיטלית בדיוק כמו אל חותמת רגילה, זאת בשל חוק מסמכים ממוחשבים. זאת אומרת, החתימה שלכם קבילה בבית משפט ובניגוד לחתימה ידנית, חותמת דיגיטלית קשה מאוד לזייף. במקרה בו מישהו מחליט לערוך מסמך חתום שלכם, החתימה תוסר באופן מיידי ולא תופיע על המסמך.
חותמת דיגיטלית להפקת חשבוניות
על פי חוק מסמכים ממוחשבים שיצא בשנת 2004, ניתן לחתום על חשבוניות וכל מסמך אחר שנשלח ללקוח באמצעות חותמת דיגיטלית. עם זאת, יש לוודא היטב שהחברה שלכם מעניקה לכם חותמת דיגיטלית מאובטחת ומאושרת. המחירים בדרך כלל יהיו חד פעמיים למשך שנתיים. המחיר אותו תשלמו עבור חותמת דיגיטלית תהיה כוללת כמובן אבטחת מידע ושמירה על הבלעדיות שלכם לחותמת הזאת. המחיר בדרך כלל ינוע בין 250 ש"ח ועד 400 ש"ח לשנתיים. עם זאת, יש היום חברות מוכרות ומקצועיות אשר מעניקות שירות בלעדי של הפקת חותמת דיגיטלית בחינם!
מוטב לציין, כדי להפיק חותמת דיגיטלית עליכם יהיה לחתום על מספר מסמכים אשר מעידים על התוקף המשפטי של החותמת הדיגיטלית. כדי לחתום על מסמך אתם צריכים תעודת PFK אותה תוכלו לרכוש דרך מספר רב של חברות באינטרנט. המחירים שם אפילו יותר נמוכים, אך שם ההיצע הרבה יותר גבוה ולכן, חשוב לערוך סקר שוק מהודק לפני שאתם בוחרים חברה דרכה אתם תכינו את החותמת לעסק שלכם.
במה חותמת דיגיטלית מסייעת לעסקים?
חיסכון – בתור התחלה, נלך לבסיס של כל עסק. כאשר אתם שולחים מסמכים, חותמים עליהם על כל פרט קטן כזה אתם מוציאים הרבה כסף אם נסתכל על זה באופן שנתי. המחיר אותו אתם משלמים על הדפסות, נייר, מעטפות וזמן יכול להיות עצום כאשר אנחנו מסתכלים על התמונה הרחבה. ברגע בו אתם נעזרים בחותמת דיגיטלית אתם יכולים להנות ממסמכים ממוחשבים עם חתימה מקורית של העסק שלכם וכל זה במחיר חד פעמי ולעיתים, בחינם.
סדר – אם עבדתם בעבר עם מסמכים ידניים, אתם בוודאי מבינים עד כמה סדר וארגון הוא חשוב כאן. זכרו, הרשויות יכולות לבוא אליכם בכל עת ולבקש מכם מסמכים שהפקתם לפני שלוש שנים, כל מסמך קטן שלא הגיע למקום יכול ליצור בלאגן שלכם לעסק. כאשר אתם עובדים באופן דיגיטלי, אתם נהנים מתיעוד חשבוניות ספקים, שכר עובדים וכל יתר המסמכים עבור העסק שלכם באופן מאשר ושמור בתוך המחשב שלכם. שימו לב, את החשבוניות ניתן להסיר לאחר שנה במקום 7 שנים כיום.
סביבה ירוקה – יתרון נוסף ובולט של חותמת דיגיטלית היא בנוגע לאיכות הסביבה. מוטב לציין, גם אם אתם לא אנשים שמאמינים או דוגלים בשמירה על איכות הסביבה, יכול להיות שהרבה מהלקוחות והאנשים שאתם עובדים איתם כן. לכן, כאשר אתם עובדים באופן ששומר על הסביבה אתם מקבלים הרבה נקודות זכות מטעם אותם אנשים. מאידך, אין עסקים שהם נגד שמירה על איכות הסביבה. לכן, בהתחשב בכל הפרמטרים שציינו שכוללים גם חיסכון וגם סדר, אין שום סיבה שלא תצטרכו למשפחה ששומרת על איכות הסביבה.
עבודה מרחוק – בתוקפת הקורונה עסקים רבים היו מושבתים, היה להם מאוד קשה לנהל את העסק מרחוק. כאשר אתם עובדים באופן דיגיטלי, זה הרבה יותר פשוט. רוב הפגישות הקריטיות יכולות להיערך בזום, אבל מה קורה כאשר צריך לחתום על חוזים? הדרך הטובה ביותר למענה הזה היא באמצעות חותמת דיגיטלית אשר מבטיחה לכם שמירה מלאה על הפרטיות, אבטחה שלמה של העסק שלכם ואתם יכולים להתנהל באופן רגיל מול הגורמים איתם אתם עובדים, בין אם מדובר על העסקת עובדים או חותמת דיגיטלית לעסקאות שונות.
מה ההבדל בין חותמת דיגיטלית לאלקטרונית?
המונח יכול להיות מאוד מבלבל, אנחנו יכולים לראות שחלק מהחברות מציעות לנו חותמת אלקטרונית ולא דיגיטלית. עם זאת, הסירו דאגה מליבכם, הבלבול הוא מאוד מוכר וזאת מכיוון שהחוק מכנה את החותמת כ"חתימה אלקטרונית". מצד שני, רוב החברות בשוק מכנות אותה כדיגיטלית. לסיכום, אין שום הבדל בין שתי החתימות אלו פשוט שמות שונים לאותו דבר. ניתן היום לחתום על מגוון רחב של קבצים ולאו דווקא PDF. היום החברות הגדולות עובדות עם כל האפליקציות המוכרות בשוק כולל Word, TIFF, InfoPath ועוד רבים. מוטב גם לצרף לגוף המסמך אייקון אשר מסמל שאכן החתימה מאושרת, זה רק יכול להועיל לאמינות שלכם מול הגורמים איתם אתם עובדים.
עיצוב החותמת
כאשר אתם בוחרים בחותמת דיגיטלית, מוטב לדעת שיש לכך השלכות שיווקיות. החתימה שלכם מעידה הרבה על החברה שלכם ולכן, חשוב לבחור בכובד ראש את סוג החותמת המתאימה לכם. מלבד לכך, תוכלו להיעזר במגוון רחב של מעצבים מאותה החברה אשר ידאגו לשמור על מקוריות העיצוב שכן הוא גם יכול מאוד לעזור במקרים בהם יש זיוף חתימה שלכם. לעיתים, רוב העסקים מצרפים את הלוגו של העסק לצד החתימה. מוטב להדגיש, המערכת נותנת לנו אפשרות להוספת החותמת באופן אוטומטי. יש מגוון רחב של מערכות איתן אנו עובדים וכתוצאה מכך, עלינו לדעת להתאים את המערכת לעסק שלנו. חברות מובילות יעניקו לכם את האפשרות לשנות את המערכת לפי אופי העסק שלכם באופן פשוט וברור.
אחרי שאמרנו את זה, חתימה דיגיטלית אצל ספק שירות מוכר היא אופציה נהדרת ובטוחה, שגם מעוגנת לגמרי בחוק הישראלי ולכן אין לכם מה לחשוש מלחתום על המסמכים שלכם באמצעות פלטפורמות חתימה דיגיטלית כבר היום. לפני שאתם משתמשים בשירות, קראו היטב את ההסבר של הספק לגבי התהליך והראיות שנמסרות לכם בסופו והקפידו שהדברים מתנהלים בצורה הנדרשת עד תום.
ככל שעובר הזמן, הולכות ופוחתות הסיבות שבגינן אנחנו צריכים לצאת מהבית. כשאומרים שבקרוב לא נצטרך לצאת כלל מהבית ונוכל גם לעבוד, גם לעשות קניות וגם להיפגש עם החברים דרך האינטרנט, זה לא לגמרי תלוש מן המציאות. ועכשיו, אתם גם לא צריכים לצאת מהבית כדי לחתום על הסכם שכירות או על כל הסכם אחר וגם לא כדי להצטרף לשירות כלשהו כמו למשל שירות פיננסי הדורש את חתימתכם על טפסים רשמיים. בכל המקרים האלה, תוכלו להשלים את מהלך החתימה בפורמט של חתימה דיגיטלית ובשורות הבאות נסביר את האפשרויות הקיימות ואת האופן בו מתייחס אליהן החוק בכדי להבטיח שניתן יהיה לאכוף כל חתימה, גם כזאת שבוצעה באופן דיגיטלי.
חתימה דיגיטלית מהי?
חתימה דיגיטלית היא חתימה המבוצעת על גבי תווך דיגיטלי כמו מחשב, טלפון סלולרי, טאבלט או האינטרנט. חתימה דיגיטלית לא חייבת להיות זהה או אפילו דומה לחתימה הידנית שלכם. לצורך העניין, סימון וי בצ'קבוקס בטופס דיגיטלי, נחשב גם הוא כחתימה דיגיטלית. לחיצה על כפתור שבלחיצה עליו אתם מאשרים את הסכמתכם לתוכן של מסמך כלשהו המוצג בפניכם, נחשבת גם היא לחתימה דיגיטלית.
מה האתגר שמתעורר בחתימה בפורמט דיגיטלי?
ככלל, חתימה על מסמכים מבוצעת בצורה פיזית בנוכחות החותם והמחתים ובאמצעות חתימה ידנית על גבי נייר פיזי. פורמט פיזי זה של חתימה נועד לאפשר שני דברים חשובים: א' וידוא זהותו של החותם באופן ודאי וב' וידוא שהחתימה מבוצעת על נוסח פיזי שלא ניתן לשנות אותו לאחר החתימה. כאשר אנו חותמים בפורמט דיגיטלי, אנו חשופים למעשה לשני הגורמים האלה, שאותם לא ניתן לוודא באותה רמה בצורה דיגיטלית. כך למשל, אם חברה המציעה שירותים פיננסיים מצרפת לקוח חדש דרך האינטרנט, היא יכולה לדרוש אישורים שונים בכדי לוודא עד כמה שניתן שהאדם היושב מול המחשב בצד השני הוא אכן האדם שהוא טוען שהוא, אבל אין לה יכולת אמיתית לוודא זאת.
איך פותרים את האתגר הזה?
ההתייחסות לכל הנושא של חתימה דיגיטלית, או בשמה החוקי חתימה אלקטרונית, מעוגנת במסגרת חוק חתימה אלקטרונית שנחקק בישראל בשנת 2001 ותוקן לאחר מכן בשנת 2018 בכדי לבצע את ההתאמות הנדרשות.
חוק זה מגדיר שני סוגים של חתימות אלקטרוניות:
- חתימה אלקטרונית מאובטחת – חתימה אלקטרונית שבה לחותם יש שליטה על תוכן המסמך עליו הוא חותם בזמן החתימה ולמחתים יש את היכולת לזהות את החותם.
- חתימה אלקטרונית מאושרת – חתימה אלקטרונית מאושרת היא חתימה מאובטחת אליה מתלווה אישור של צד שלישי המתווך את תהליך החתימה בין הצדדים. הצד השלישי המתווך אמור להיות זה שמוודא את זהות החותמים ואת תוכן המסמך עליו הם חותמים בזמן החתימה ולצרף תעודה, המאשרת סופית את הדברים. תעודה זו מיועדת למנוע מכל אחד מן הצדדים להתכחש בהמשך הדרך לחתימתו.
על פי חוק חתימה אלקטרונית, פורמט החתימה המאושרת הוא הפורמט המחייב בכל מקרה בו נדרשת חתימה על פי חוק. יחד עם זאת, גם חתימה מאובטחת יכולה להספיק לאנשים רבים, במיוחד במקרים בהם ישנן ראיות נוספות שתומכות באירוע החתימה, בזהות החותמים ובתוכן המסמך, כמו למשל התכתבות בין הצדדים ממנה עולה כי הם מודים כי חתמו על המסמך, שגם מצורף להתכתבות ביניהם.
שירות חתימה דיגיטלית – החתימה המאושרת
שירותי חתימה דיגיטלית המוצעים היום, הם שירותים המסופקים על ידי חברות שמיועדות לתפקד כאותו צד שלישי שמתווך את תהליך החתימה בין הצדדים. הצורך בנוכחות גורם כזה בולט בעיקר במקרים בהם נדרשת חתימה דו צדדית, כלומר מסמך שעליו צריכים לחתום שני הצדדים זה כלפי זה ולא רק צד אחד כלפי הצד השני. במקרים אלה, כמו למשל חתימה על שכר דירה, משכיר הדירה רוצה לוודא כי השוכר שפרטיו מצוינים על גבי ההסכם הוא אכן האדם שחתימתו מופיעה על המסמך וכך רוצה לוודא גם השוכר כלפי המשכיר. כמו כן, שני הצדדים רוצים לוודא שאף אחד מהצדדים לא יכול לבצע שינוי בהסכם לאחר שכבר נחתם. בהסכמים הנחתמים בצורה פיזית ידנית אין בדרך כלל את הבעיה הזאת, אך בפורמט הדיגיטלי, כפי שאמרנו קודם לכן, המצב הוא מאתגר יותר וכאן נכנס הערך של הצד השלישי המתווך בין החותמים.
שירותי חתימה דיגיטלית מסופקים על פי הפורמט של החתימה המאושרת על פי התהליך הבא:
כל צד ממלא את פרטיו, מצרף צילום תעודת זהות ומספק פרטים נוספים שיאפשרו את אימות זהותו. שני הפרטים המחייבים כיום הם כתובת דוא"ל ומספר טלפון סלולרי. לאחר שאלו סופקו, יכול ספק השירות של חתימה דיגיטלית, לשלוח לכל צד קוד לאימייל ולטלפון הסלולרי ובמידה והחותם יאשר את הקוד שנשלח אליו, בצירוף כל הפרטים וצילום תעודת הזהות שלו, ניתן יהיה לומר כי זהותו אושרה. את התהליך הזה מבצע ספק השירות מול כל אחד מן הצדדים בנפרד.
החתימה עצמה מבוצעת על גבי גרסה מקוונת של המסמך עליו יש לחתום. במעמד החתימה, המסמך לא ניתן לשינוי ולא ניתן לבצע בו כל עריכה. כל צד חותם באמצעות לחיצה על כפתור אישור, סימון וי בצ'קבוקס ולרוב גם בצירוף סימן גרפי שאותו הוא מבצע באמצעות עכבר המחשב. חתימתו מצורפת למסמך, הן כקובץ דיגיטלי והן כסימן גרפי על גבי מסמך המקור. לאחר החתימה מפיק ספק השירות תעודה כי תהליך החתימה בוצע בהצלחה כשהתעודה כוללת את מסמך המקור ואת חתימות הצדדים. תעודה זו אינה ניתנת עוד לשינוי ואף צד לא יוכל לבצע שינוי בתוכן המסמך עליו חתמו הצדדים, לאחר הפקת התעודה על ידי ספק השירות.
כפי שניתן לראות, מודל זה תואם את דרישות החוק לגבי חתימה דיגיטלית מאושרת והוא אכן מבטיח את תקינות תהליך החתימה הן בהיבט של זיהוי החותמים והן בהיבט של מניעת היכולת לבצע שינויים במסמך לאחר חתימתו.
מי מספק את השירות?
כל הנושא של חתימה דיגיטלית באמצעות האינטרנט הוא נושא חדש יחסית שאושר על ידי המחוקק רק בשנים האחרונות. בהתאם לכך, עוד ועוד ספקים חדשים נכנסים לתחום ומציעים את השירות לאחר שעברו תהליך אישור והסמכה מול המחוקק. ככלל, שירות זה הוא שירות שמבוסס המון על אמון. כאשר אתם חותמים על הסכם חשוב בחייכם בפורמט של חתימה דיגיטלית, אתם רוצים לוודא שהתהליך אכן מבוצע על פי חוק ועל פי כל הכללים המחייבים בחוק. ספקי שירות קטנים וקיקיוניים יכולים לא פעם להעלות חשדנות רבה בקרב הצדדים ולעולם אין לדעת האם חשדנות זו אכן נתמכת במציאות.
על כן, כאשר אתם פונים לקבלת שירות חתימה דיגיטלית, כדאי לפנות לגורם גדול, מוכר ומוביל שאתם יכולים לסמוך גם על הטענה שלו לכך שהוא מוסמך לבצע את התהליך וגם לביצוע התהליך בצורה תקינה על פי החוק. אפשר לזהות מגמה בולטת על פיה ספקי שירותי הפקת חשבוניות אונליין נכנסים גם לתחום של חתימה דיגיטלית ואלו הם בהחלט ספקים שיכולים להתאים למשימה החתימה על ההסכם החשוב לכם.
האם חתימה דיגיטלית תקפה מבחינה משפטית?
התשובה היא בהחלט כן, כל עוד היא מבוצעת על פי הגדרות חוק חתימה אלקטרונית בפורמט של חתימה אלקטרונית מאושרת. יחד עם זאת, ממש כפי שאדם יכול להתכחש לחתימה על מסמך פיזי עליו הוא חתם בכתב יד, כך יכול כל אדם להגיש תביעה משפטית ולהתכחש לחתימה הדיגיטלית אותה הוא ביצע. בהיבט זה חשוב לציין את הדבר הבא: הפלטפורמות המשמשות היום לצורך חתימה דיגיטלית הן פלטפורמות מתקדמות מאוד ואותם ספקי שירות נוקטים בשורה של צעדים על מנת לזהות את האדם החותם. זאת אומרת שאם אדם כלשהו חושב שבגלל שהוא חתם על הסכם בפורמט של חתימה דיגיטלית, יהיה לו קל יותר להתכחש לחתימתו, הוא בהחלט טועה כשלמעשה לחתימה שלו יש גיבוי על ידי גורם גדול ומוסמך שאושר לכך על ידי המחוקק, מה שלא קיים במעמד של הסכם בחתימה פיזית ידנית. ובכל זאת, שום דבר לא מונע מאף אחד להתכחש לחתימתו בכל פורמט שהוא ובכל הסכם שהוא ואת זה צריך לזכור באופן כללי, גם במקרה של חתימה דיגיטלית על הסכם וגם במקרה הרגיל של חתימה ידנית על הסכם.
איך מבוצעת גביית התשלום עבור השירות?
שירות חתימה דיגיטלית מסופק הן בפורמט של שירות חד פעמי והן בפורמט של שירות מתמשך במסגרת הסכם שירות ארוך טווח. מן הסתם, כל אירוע של חתימה דיגיטלית על הסכם באופן חד פעמי יעלה יותר מאשר כל אירוע של חתימה דיגיטלית במסגרת הסכם שירות. חברות המבקשות לנהל את פעילותן באמצעות האינטרנט עשויות להידרש לשירות כזה ומאחר והן מבצעות עשרות ומאות אירועי חתימה בכל חודש, הן צורכות את השירות בדרך כלל במסגרת הסכם שירות ארוך טווח, שבו השירות מסופק להם במחיר מיוחד. עבור לקוח פרטי שנדרש לשירות באופן חד פעמי, למשל לצורך חתימה על הסכם שכירות דירה, מדובר בשירות שעלותו מסתכמת בעשרות שקלים ולבטח זול יותר מאשר הדלק והטרחה הכרוכים בהגעה למקום פיזי בכדי לבצע חתימה ידנית על המסמך.
גביית התשלום מבוצעת כמובן אונליין, כשישנם ספקי שירות המאפשרים גם תשלום טלפוני. תוכלו לשלם באמצעות כרטיס אשראי או פייפאל ואם אתם עדיין חוששים להכניס את פרטי האשראי שלכם באתרי אינטרנט, תוכלו להיעזר בשירות של תשלום טלפוני. מרגע שהשתמשתם בשירות פעם אחת, כל הפרטים שלכם שמורים כבר אצל אותה חברה ובפעם הבאה תוכלו לעבור את התהליך בקלות רבה יותר. למעשה, החזרה על השירות באותה חברה מאפשרת לחזק עוד יותר את זהותכם לעתיד.
האם ניתן להשתמש בשירות לכל סוג של הסכם?
התשובה היא בהחלט כן, אם כי ההחלטה היא לגמרי שלכם. סביר להניח שבעתיד, בעוד כמה שנים, יהפוך שירות חתימה דיגיטלית לסטנדרט שבו נשתמש כולנו לכל סוג של הסכם. יחד עם זאת, בשלב הזה אם יש הסכם חשוב שאתם צריכים לחתום עליו ואתם לא מרגישים עדיין בטוחים, יש לכם את החופש לבצע את החתימה בפורמט הפיזי הסטנדרטי. במקרה כזה, גם אם הצד מתעקש או אפילו מאוד מבקש לבצע את התהליך בצורה דיגיטלית, הקפידו על כך שאתם נשארים נאמנים לאינטרסים שלכם ואם זה לא מרגיש לכם מספיק בטוח, הימנעו מכך.
אחרי שאמרנו את זה, חתימה דיגיטלית אצל ספק שירות מוכר היא אופציה נהדרת ובטוחה, שגם מעוגנת לגמרי בחוק הישראלי ולכן אין לכם מה לחשוש מלחתום על המסמכים שלכם באמצעות פלטפורמות חתימה דיגיטלית כבר היום. לפני שאתם משתמשים בשירות, קראו היטב את ההסבר של הספק לגבי התהליך והראיות שנמסרות לכם בסופו והקפידו שהדברים מתנהלים בצורה הנדרשת עד תום.
לסיכום, חותמת דיגיטלית היא מוצר מאוד נפוץ היום, למעשה רוב העסקים הגדולים נעזרים בשירותים האלה אז אל תשאירו את עצמכם מאחור. בתור בעלי עסקים, אנחנו צריכים בכל נקודה למצוא את המקומות לשיפור העסק שלנו. זאת הדרך הטובה ביותר לשמר לקוחות ולצבור קהל יעד חדש בלי שאנחנו בכלל נעזרים בכלי השיווק השונים.
ככל שעובר הזמן, הולכות ופוחתות הסיבות שבגינן אנחנו צריכים לצאת מהבית. כשאומרים שבקרוב לא נצטרך לצאת כלל מהבית ונוכל גם לעבוד, גם לעשות קניות וגם להיפגש עם החברים דרך האינטרנט, זה לא לגמרי תלוש מן המציאות. ועכשיו, אתם גם לא צריכים לצאת מהבית כדי לחתום על הסכם שכירות או על כל הסכם אחר וגם לא כדי להצטרף לשירות כלשהו כמו למשל שירות פיננסי הדורש את חתימתכם על טפסים רשמיים. בכל המקרים האלה, תוכלו להשלים את מהלך החתימה בפורמט של חתימה דיגיטלית ובשורות הבאות נסביר את האפשרויות הקיימות ואת האופן בו מתייחס אליהן החוק בכדי להבטיח שניתן יהיה לאכוף כל חתימה, גם כזאת שבוצעה באופן דיגיטלי.
חתימה דיגיטלית מהי?
חתימה דיגיטלית היא חתימה המבוצעת על גבי תווך דיגיטלי כמו מחשב, טלפון סלולרי, טאבלט או האינטרנט. חתימה דיגיטלית לא חייבת להיות זהה או אפילו דומה לחתימה הידנית שלכם. לצורך העניין, סימון וי בצ'קבוקס בטופס דיגיטלי, נחשב גם הוא כחתימה דיגיטלית. לחיצה על כפתור שבלחיצה עליו אתם מאשרים את הסכמתכם לתוכן של מסמך כלשהו המוצג בפניכם, נחשבת גם היא לחתימה דיגיטלית.
מה האתגר שמתעורר בחתימה בפורמט דיגיטלי?
ככלל, חתימה על מסמכים מבוצעת בצורה פיזית בנוכחות החותם והמחתים ובאמצעות חתימה ידנית על גבי נייר פיזי. פורמט פיזי זה של חתימה נועד לאפשר שני דברים חשובים: א' וידוא זהותו של החותם באופן ודאי וב' וידוא שהחתימה מבוצעת על נוסח פיזי שלא ניתן לשנות אותו לאחר החתימה. כאשר אנו חותמים בפורמט דיגיטלי, אנו חשופים למעשה לשני הגורמים האלה, שאותם לא ניתן לוודא באותה רמה בצורה דיגיטלית. כך למשל, אם חברה המציעה שירותים פיננסיים מצרפת לקוח חדש דרך האינטרנט, היא יכולה לדרוש אישורים שונים בכדי לוודא עד כמה שניתן שהאדם היושב מול המחשב בצד השני הוא אכן האדם שהוא טוען שהוא, אבל אין לה יכולת אמיתית לוודא זאת.
איך פותרים את האתגר הזה?
ההתייחסות לכל הנושא של חתימה דיגיטלית, או בשמה החוקי חתימה אלקטרונית, מעוגנת במסגרת חוק חתימה אלקטרונית שנחקק בישראל בשנת 2001 ותוקן לאחר מכן בשנת 2018 בכדי לבצע את ההתאמות הנדרשות. חוק זה מגדיר שני סוגים של חתימות אלקטרוניות:
חתימה אלקטרונית מאובטחת – חתימה אלקטרונית שבה לחותם יש שליטה על תוכן המסמך עליו הוא חותם בזמן החתימה ולמחתים יש את היכולת לזהות את החותם.
חתימה אלקטרונית מאושרת – חתימה אלקטרונית מאושרת היא חתימה מאובטחת אליה מתלווה אישור של צד שלישי המתווך את תהליך החתימה בין הצדדים. הצד השלישי המתווך אמור להיות זה שמוודא את זהות החותמים ואת תוכן המסמך עליו הם חותמים בזמן החתימה ולצרף תעודה, המאשרת סופית את הדברים. תעודה זו מיועדת למנוע מכל אחד מן הצדדים להתכחש בהמשך הדרך לחתימתו.
על פי חוק חתימה אלקטרונית, פורמט החתימה המאושרת הוא הפורמט המחייב בכל מקרה בו נדרשת חתימה על פי חוק. יחד עם זאת, גם חתימה מאובטחת יכולה להספיק לאנשים רבים, במיוחד במקרים בהם ישנן ראיות נוספות שתומכות באירוע החתימה, בזהות החותמים ובתוכן המסמך, כמו למשל התכתבות בין הצדדים ממנה עולה כי הם מודים כי חתמו על המסמך, שגם מצורף להתכתבות ביניהם.
שירות חתימה דיגיטלית – החתימה המאושרת
שירותי חתימה דיגיטלית המוצעים היום, הם שירותים המסופקים על ידי חברות שמיועדות לתפקד כאותו צד שלישי שמתווך את תהליך החתימה בין הצדדים. הצורך בנוכחות גורם כזה בולט בעיקר במקרים בהם נדרשת חתימה דו צדדית, כלומר מסמך שעליו צריכים לחתום שני הצדדים זה כלפי זה ולא רק צד אחד כלפי הצד השני. במקרים אלה, כמו למשל חתימה על שכר דירה, משכיר הדירה רוצה לוודא כי השוכר שפרטיו מצוינים על גבי ההסכם הוא אכן האדם שחתימתו מופיעה על המסמך וכך רוצה לוודא גם השוכר כלפי המשכיר. כמו כן, שני הצדדים רוצים לוודא שאף אחד מהצדדים לא יכול לבצע שינוי בהסכם לאחר שכבר נחתם. בהסכמים הנחתמים בצורה פיזית ידנית אין בדרך כלל את הבעיה הזאת, אך בפורמט הדיגיטלי, כפי שאמרנו קודם לכן, המצב הוא מאתגר יותר וכאן נכנס הערך של הצד השלישי המתווך בין החותמים.
שירותי חתימה דיגיטלית מסופקים על פי הפורמט של החתימה המאושרת על פי התהליך הבא:
כל צד ממלא את פרטיו, מצרף צילום תעודת זהות ומספק פרטים נוספים שיאפשרו את אימות זהותו. שני הפרטים המחייבים כיום הם כתובת דוא"ל ומספר טלפון סלולרי. לאחר שאלו סופקו, יכול ספק השירות של חתימה דיגיטלית, לשלוח לכל צד קוד לאימייל ולטלפון הסלולרי ובמידה והחותם יאשר את הקוד שנשלח אליו, בצירוף כל הפרטים וצילום תעודת הזהות שלו, ניתן יהיה לומר כי זהותו אושרה. את התהליך הזה מבצע ספק השירות מול כל אחד מן הצדדים בנפרד.
החתימה עצמה מבוצעת על גבי גרסה מקוונת של המסמך עליו יש לחתום. במעמד החתימה, המסמך לא ניתן לשינוי ולא ניתן לבצע בו כל עריכה. כל צד חותם באמצעות לחיצה על כפתור אישור, סימון וי בצ'קבוקס ולרוב גם בצירוף סימן גרפי שאותו הוא מבצע באמצעות עכבר המחשב. חתימתו מצורפת למסמך, הן כקובץ דיגיטלי והן כסימן גרפי על גבי מסמך המקור. לאחר החתימה מפיק ספק השירות תעודה כי תהליך החתימה בוצע בהצלחה כשהתעודה כוללת את מסמך המקור ואת חתימות הצדדים. תעודה זו אינה ניתנת עוד לשינוי ואף צד לא יוכל לבצע שינוי בתוכן המסמך עליו חתמו הצדדים, לאחר הפקת התעודה על ידי ספק השירות.
כפי שניתן לראות, מודל זה תואם את דרישות החוק לגבי חתימה דיגיטלית מאושרת והוא אכן מבטיח את תקינות תהליך החתימה הן בהיבט של זיהוי החותמים והן בהיבט של מניעת היכולת לבצע שינויים במסמך לאחר חתימתו.
מי מספק את השירות?
כל הנושא של חתימה דיגיטלית באמצעות האינטרנט הוא נושא חדש יחסית שאושר על ידי המחוקק רק בשנים האחרונות. בהתאם לכך, עוד ועוד ספקים חדשים נכנסים לתחום ומציעים את השירות לאחר שעברו תהליך אישור והסמכה מול המחוקק. ככלל, שירות זה הוא שירות שמבוסס המון על אמון. כאשר אתם חותמים על הסכם חשוב בחייכם בפורמט של חתימה דיגיטלית, אתם רוצים לוודא שהתהליך אכן מבוצע על פי חוק ועל פי כל הכללים המחייבים בחוק. ספקי שירות קטנים וקיקיוניים יכולים לא פעם להעלות חשדנות רבה בקרב הצדדים ולעולם אין לדעת האם חשדנות זו אכן נתמכת במציאות.
על כן, כאשר אתם פונים לקבלת שירות חתימה דיגיטלית, כדאי לפנות לגורם גדול, מוכר ומוביל שאתם יכולים לסמוך גם על הטענה שלו לכך שהוא מוסמך לבצע את התהליך וגם לביצוע התהליך בצורה תקינה על פי החוק. אפשר לזהות מגמה בולטת על פיה ספקי שירותי הפקת חשבוניות אונליין נכנסים גם לתחום של חתימה דיגיטלית ואלו הם בהחלט ספקים שיכולים להתאים למשימה החתימה על ההסכם החשוב לכם.
האם חתימה דיגיטלית תקפה מבחינה משפטית?
התשובה היא בהחלט כן, כל עוד היא מבוצעת על פי הגדרות חוק חתימה אלקטרונית בפורמט של חתימה אלקטרונית מאושרת. יחד עם זאת, ממש כפי שאדם יכול להתכחש לחתימה על מסמך פיזי עליו הוא חתם בכתב יד, כך יכול כל אדם להגיש תביעה משפטית ולהתכחש לחתימה הדיגיטלית אותה הוא ביצע. בהיבט זה חשוב לציין את הדבר הבא: הפלטפורמות המשמשות היום לצורך חתימה דיגיטלית הן פלטפורמות מתקדמות מאוד ואותם ספקי שירות נוקטים בשורה של צעדים על מנת לזהות את האדם החותם. זאת אומרת שאם אדם כלשהו חושב שבגלל שהוא חתם על הסכם בפורמט של חתימה דיגיטלית, יהיה לו קל יותר להתכחש לחתימתו, הוא בהחלט טועה כשלמעשה לחתימה שלו יש גיבוי על ידי גורם גדול ומוסמך שאושר לכך על ידי המחוקק, מה שלא קיים במעמד של הסכם בחתימה פיזית ידנית. ובכל זאת, שום דבר לא מונע מאף אחד להתכחש לחתימתו בכל פורמט שהוא ובכל הסכם שהוא ואת זה צריך לזכור באופן כללי, גם במקרה של חתימה דיגיטלית על הסכם וגם במקרה הרגיל של חתימה ידנית על הסכם.
איך מבוצעת גביית התשלום עבור השירות?
שירות חתימה דיגיטלית מסופק הן בפורמט של שירות חד פעמי והן בפורמט של שירות מתמשך במסגרת הסכם שירות ארוך טווח. מן הסתם, כל אירוע של חתימה דיגיטלית על הסכם באופן חד פעמי יעלה יותר מאשר כל אירוע של חתימה דיגיטלית במסגרת הסכם שירות. חברות המבקשות לנהל את פעילותן באמצעות האינטרנט עשויות להידרש לשירות כזה ומאחר והן מבצעות עשרות ומאות אירועי חתימה בכל חודש, הן צורכות את השירות בדרך כלל במסגרת הסכם שירות ארוך טווח, שבו השירות מסופק להם במחיר מיוחד. עבור לקוח פרטי שנדרש לשירות באופן חד פעמי, למשל לצורך חתימה על הסכם שכירות דירה, מדובר בשירות שעלותו מסתכמת בעשרות שקלים ולבטח זול יותר מאשר הדלק והטרחה הכרוכים בהגעה למקום פיזי בכדי לבצע חתימה ידנית על המסמך.
גביית התשלום מבוצעת כמובן אונליין, כשישנם ספקי שירות המאפשרים גם תשלום טלפוני. תוכלו לשלם באמצעות כרטיס אשראי או פייפאל ואם אתם עדיין חוששים להכניס את פרטי האשראי שלכם באתרי אינטרנט, תוכלו להיעזר בשירות של תשלום טלפוני. מרגע שהשתמשתם בשירות פעם אחת, כל הפרטים שלכם שמורים כבר אצל אותה חברה ובפעם הבאה תוכלו לעבור את התהליך בקלות רבה יותר. למעשה, החזרה על השירות באותה חברה מאפשרת לחזק עוד יותר את זהותכם לעתיד.
האם ניתן להשתמש בשירות לכל סוג של הסכם?
התשובה היא בהחלט כן, אם כי ההחלטה היא לגמרי שלכם. סביר להניח שבעתיד, בעוד כמה שנים, יהפוך שירות חתימה דיגיטלית לסטנדרט שבו נשתמש כולנו לכל סוג של הסכם. יחד עם זאת, בשלב הזה אם יש הסכם חשוב שאתם צריכים לחתום עליו ואתם לא מרגישים עדיין בטוחים, יש לכם את החופש לבצע את החתימה בפורמט הפיזי הסטנדרטי. במקרה כזה, גם אם הצד מתעקש או אפילו מאוד מבקש לבצע את התהליך בצורה דיגיטלית, הקפידו על כך שאתם נשארים נאמנים לאינטרסים שלכם ואם זה לא מרגיש לכם מספיק בטוח, הימנעו מכך.
אחרי שאמרנו את זה, חתימה דיגיטלית אצל ספק שירות מוכר היא אופציה נהדרת ובטוחה, שגם מעוגנת לגמרי בחוק הישראלי ולכן אין לכם מה לחשוש מלחתום על המסמכים שלכם באמצעות פלטפורמות חתימה דיגיטלית כבר היום. לפני שאתם משתמשים בשירות, קראו היטב את ההסבר של הספק לגבי התהליך והראיות שנמסרות לכם בסופו והקפידו שהדברים מתנהלים בצורה הנדרשת עד תום.
ככל שעובר הזמן, הולכות ופוחתות הסיבות שבגינן אנחנו צריכים לצאת מהבית. כשאומרים שבקרוב לא נצטרך לצאת כלל מהבית ונוכל גם לעבוד, גם לעשות קניות וגם להיפגש עם החברים דרך האינטרנט, זה לא לגמרי תלוש מן המציאות. ועכשיו, אתם גם לא צריכים לצאת מהבית כדי לחתום על הסכם שכירות או על כל הסכם אחר וגם לא כדי להצטרף לשירות כלשהו כמו למשל שירות פיננסי הדורש את חתימתכם על טפסים רשמיים. בכל המקרים האלה, תוכלו להשלים את מהלך החתימה בפורמט של חתימה דיגיטלית ובשורות הבאות נסביר את האפשרויות הקיימות ואת האופן בו מתייחס אליהן החוק בכדי להבטיח שניתן יהיה לאכוף כל חתימה, גם כזאת שבוצעה באופן דיגיטלי.
חתימה דיגיטלית מהי?
חתימה דיגיטלית היא חתימה המבוצעת על גבי תווך דיגיטלי כמו מחשב, טלפון סלולרי, טאבלט או האינטרנט. חתימה דיגיטלית לא חייבת להיות זהה או אפילו דומה לחתימה הידנית שלכם. לצורך העניין, סימון וי בצ'קבוקס בטופס דיגיטלי, נחשב גם הוא כחתימה דיגיטלית. לחיצה על כפתור שבלחיצה עליו אתם מאשרים את הסכמתכם לתוכן של מסמך כלשהו המוצג בפניכם, נחשבת גם היא לחתימה דיגיטלית.
מה האתגר שמתעורר בחתימה בפורמט דיגיטלי?
ככלל, חתימה על מסמכים מבוצעת בצורה פיזית בנוכחות החותם והמחתים ובאמצעות חתימה ידנית על גבי נייר פיזי. פורמט פיזי זה של חתימה נועד לאפשר שני דברים חשובים: א' וידוא זהותו של החותם באופן ודאי וב' וידוא שהחתימה מבוצעת על נוסח פיזי שלא ניתן לשנות אותו לאחר החתימה. כאשר אנו חותמים בפורמט דיגיטלי, אנו חשופים למעשה לשני הגורמים האלה, שאותם לא ניתן לוודא באותה רמה בצורה דיגיטלית. כך למשל, אם חברה המציעה שירותים פיננסיים מצרפת לקוח חדש דרך האינטרנט, היא יכולה לדרוש אישורים שונים בכדי לוודא עד כמה שניתן שהאדם היושב מול המחשב בצד השני הוא אכן האדם שהוא טוען שהוא, אבל אין לה יכולת אמיתית לוודא זאת.
איך פותרים את האתגר הזה?
ההתייחסות לכל הנושא של חתימה דיגיטלית, או בשמה החוקי חתימה אלקטרונית, מעוגנת במסגרת חוק חתימה אלקטרונית שנחקק בישראל בשנת 2001 ותוקן לאחר מכן בשנת 2018 בכדי לבצע את ההתאמות הנדרשות.
חוק זה מגדיר שני סוגים של חתימות אלקטרוניות:
- חתימה אלקטרונית מאובטחת – חתימה אלקטרונית שבה לחותם יש שליטה על תוכן המסמך עליו הוא חותם בזמן החתימה ולמחתים יש את היכולת לזהות את החותם.
- חתימה אלקטרונית מאושרת – חתימה אלקטרונית מאושרת היא חתימה מאובטחת אליה מתלווה אישור של צד שלישי המתווך את תהליך החתימה בין הצדדים. הצד השלישי המתווך אמור להיות זה שמוודא את זהות החותמים ואת תוכן המסמך עליו הם חותמים בזמן החתימה ולצרף תעודה, המאשרת סופית את הדברים. תעודה זו מיועדת למנוע מכל אחד מן הצדדים להתכחש בהמשך הדרך לחתימתו.
על פי חוק חתימה אלקטרונית, פורמט החתימה המאושרת הוא הפורמט המחייב בכל מקרה בו נדרשת חתימה על פי חוק. יחד עם זאת, גם חתימה מאובטחת יכולה להספיק לאנשים רבים, במיוחד במקרים בהם ישנן ראיות נוספות שתומכות באירוע החתימה, בזהות החותמים ובתוכן המסמך, כמו למשל התכתבות בין הצדדים ממנה עולה כי הם מודים כי חתמו על המסמך, שגם מצורף להתכתבות ביניהם.
שירות חתימה דיגיטלית – החתימה המאושרת
שירותי חתימה דיגיטלית המוצעים היום, הם שירותים המסופקים על ידי חברות שמיועדות לתפקד כאותו צד שלישי שמתווך את תהליך החתימה בין הצדדים. הצורך בנוכחות גורם כזה בולט בעיקר במקרים בהם נדרשת חתימה דו צדדית, כלומר מסמך שעליו צריכים לחתום שני הצדדים זה כלפי זה ולא רק צד אחד כלפי הצד השני. במקרים אלה, כמו למשל חתימה על שכר דירה, משכיר הדירה רוצה לוודא כי השוכר שפרטיו מצוינים על גבי ההסכם הוא אכן האדם שחתימתו מופיעה על המסמך וכך רוצה לוודא גם השוכר כלפי המשכיר. כמו כן, שני הצדדים רוצים לוודא שאף אחד מהצדדים לא יכול לבצע שינוי בהסכם לאחר שכבר נחתם. בהסכמים הנחתמים בצורה פיזית ידנית אין בדרך כלל את הבעיה הזאת, אך בפורמט הדיגיטלי, כפי שאמרנו קודם לכן, המצב הוא מאתגר יותר וכאן נכנס הערך של הצד השלישי המתווך בין החותמים.
שירותי חתימה דיגיטלית מסופקים על פי הפורמט של החתימה המאושרת על פי התהליך הבא:
כל צד ממלא את פרטיו, מצרף צילום תעודת זהות ומספק פרטים נוספים שיאפשרו את אימות זהותו. שני הפרטים המחייבים כיום הם כתובת דוא"ל ומספר טלפון סלולרי. לאחר שאלו סופקו, יכול ספק השירות של חתימה דיגיטלית, לשלוח לכל צד קוד לאימייל ולטלפון הסלולרי ובמידה והחותם יאשר את הקוד שנשלח אליו, בצירוף כל הפרטים וצילום תעודת הזהות שלו, ניתן יהיה לומר כי זהותו אושרה. את התהליך הזה מבצע ספק השירות מול כל אחד מן הצדדים בנפרד.
החתימה עצמה מבוצעת על גבי גרסה מקוונת של המסמך עליו יש לחתום. במעמד החתימה, המסמך לא ניתן לשינוי ולא ניתן לבצע בו כל עריכה. כל צד חותם באמצעות לחיצה על כפתור אישור, סימון וי בצ'קבוקס ולרוב גם בצירוף סימן גרפי שאותו הוא מבצע באמצעות עכבר המחשב. חתימתו מצורפת למסמך, הן כקובץ דיגיטלי והן כסימן גרפי על גבי מסמך המקור. לאחר החתימה מפיק ספק השירות תעודה כי תהליך החתימה בוצע בהצלחה כשהתעודה כוללת את מסמך המקור ואת חתימות הצדדים. תעודה זו אינה ניתנת עוד לשינוי ואף צד לא יוכל לבצע שינוי בתוכן המסמך עליו חתמו הצדדים, לאחר הפקת התעודה על ידי ספק השירות.
כפי שניתן לראות, מודל זה תואם את דרישות החוק לגבי חתימה דיגיטלית מאושרת והוא אכן מבטיח את תקינות תהליך החתימה הן בהיבט של זיהוי החותמים והן בהיבט של מניעת היכולת לבצע שינויים במסמך לאחר חתימתו.
מי מספק את השירות?
כל הנושא של חתימה דיגיטלית באמצעות האינטרנט הוא נושא חדש יחסית שאושר על ידי המחוקק רק בשנים האחרונות. בהתאם לכך, עוד ועוד ספקים חדשים נכנסים לתחום ומציעים את השירות לאחר שעברו תהליך אישור והסמכה מול המחוקק. ככלל, שירות זה הוא שירות שמבוסס המון על אמון. כאשר אתם חותמים על הסכם חשוב בחייכם בפורמט של חתימה דיגיטלית, אתם רוצים לוודא שהתהליך אכן מבוצע על פי חוק ועל פי כל הכללים המחייבים בחוק. ספקי שירות קטנים וקיקיוניים יכולים לא פעם להעלות חשדנות רבה בקרב הצדדים ולעולם אין לדעת האם חשדנות זו אכן נתמכת במציאות.
על כן, כאשר אתם פונים לקבלת שירות חתימה דיגיטלית, כדאי לפנות לגורם גדול, מוכר ומוביל שאתם יכולים לסמוך גם על הטענה שלו לכך שהוא מוסמך לבצע את התהליך וגם לביצוע התהליך בצורה תקינה על פי החוק. אפשר לזהות מגמה בולטת על פיה ספקי שירותי הפקת חשבוניות אונליין נכנסים גם לתחום של חתימה דיגיטלית ואלו הם בהחלט ספקים שיכולים להתאים למשימה החתימה על ההסכם החשוב לכם.
האם חתימה דיגיטלית תקפה מבחינה משפטית?
התשובה היא בהחלט כן, כל עוד היא מבוצעת על פי הגדרות חוק חתימה אלקטרונית בפורמט של חתימה אלקטרונית מאושרת. יחד עם זאת, ממש כפי שאדם יכול להתכחש לחתימה על מסמך פיזי עליו הוא חתם בכתב יד, כך יכול כל אדם להגיש תביעה משפטית ולהתכחש לחתימה הדיגיטלית אותה הוא ביצע. בהיבט זה חשוב לציין את הדבר הבא: הפלטפורמות המשמשות היום לצורך חתימה דיגיטלית הן פלטפורמות מתקדמות מאוד ואותם ספקי שירות נוקטים בשורה של צעדים על מנת לזהות את האדם החותם. זאת אומרת שאם אדם כלשהו חושב שבגלל שהוא חתם על הסכם בפורמט של חתימה דיגיטלית, יהיה לו קל יותר להתכחש לחתימתו, הוא בהחלט טועה כשלמעשה לחתימה שלו יש גיבוי על ידי גורם גדול ומוסמך שאושר לכך על ידי המחוקק, מה שלא קיים במעמד של הסכם בחתימה פיזית ידנית. ובכל זאת, שום דבר לא מונע מאף אחד להתכחש לחתימתו בכל פורמט שהוא ובכל הסכם שהוא ואת זה צריך לזכור באופן כללי, גם במקרה של חתימה דיגיטלית על הסכם וגם במקרה הרגיל של חתימה ידנית על הסכם.
איך מבוצעת גביית התשלום עבור השירות?
שירות חתימה דיגיטלית מסופק הן בפורמט של שירות חד פעמי והן בפורמט של שירות מתמשך במסגרת הסכם שירות ארוך טווח. מן הסתם, כל אירוע של חתימה דיגיטלית על הסכם באופן חד פעמי יעלה יותר מאשר כל אירוע של חתימה דיגיטלית במסגרת הסכם שירות. חברות המבקשות לנהל את פעילותן באמצעות האינטרנט עשויות להידרש לשירות כזה ומאחר והן מבצעות עשרות ומאות אירועי חתימה בכל חודש, הן צורכות את השירות בדרך כלל במסגרת הסכם שירות ארוך טווח, שבו השירות מסופק להם במחיר מיוחד. עבור לקוח פרטי שנדרש לשירות באופן חד פעמי, למשל לצורך חתימה על הסכם שכירות דירה, מדובר בשירות שעלותו מסתכמת בעשרות שקלים ולבטח זול יותר מאשר הדלק והטרחה הכרוכים בהגעה למקום פיזי בכדי לבצע חתימה ידנית על המסמך.
גביית התשלום מבוצעת כמובן אונליין, כשישנם ספקי שירות המאפשרים גם תשלום טלפוני. תוכלו לשלם באמצעות כרטיס אשראי או פייפאל ואם אתם עדיין חוששים להכניס את פרטי האשראי שלכם באתרי אינטרנט, תוכלו להיעזר בשירות של תשלום טלפוני. מרגע שהשתמשתם בשירות פעם אחת, כל הפרטים שלכם שמורים כבר אצל אותה חברה ובפעם הבאה תוכלו לעבור את התהליך בקלות רבה יותר. למעשה, החזרה על השירות באותה חברה מאפשרת לחזק עוד יותר את זהותכם לעתיד.
האם ניתן להשתמש בשירות לכל סוג של הסכם?
התשובה היא בהחלט כן, אם כי ההחלטה היא לגמרי שלכם. סביר להניח שבעתיד, בעוד כמה שנים, יהפוך שירות חתימה דיגיטלית לסטנדרט שבו נשתמש כולנו לכל סוג של הסכם. יחד עם זאת, בשלב הזה אם יש הסכם חשוב שאתם צריכים לחתום עליו ואתם לא מרגישים עדיין בטוחים, יש לכם את החופש לבצע את החתימה בפורמט הפיזי הסטנדרטי. במקרה כזה, גם אם הצד מתעקש או אפילו מאוד מבקש לבצע את התהליך בצורה דיגיטלית, הקפידו על כך שאתם נשארים נאמנים לאינטרסים שלכם ואם זה לא מרגיש לכם מספיק בטוח, הימנעו מכך.
אחרי שאמרנו את זה, חתימה דיגיטלית אצל ספק שירות מוכר היא אופציה נהדרת ובטוחה, שגם מעוגנת לגמרי בחוק הישראלי ולכן אין לכם מה לחשוש מלחתום על המסמכים שלכם באמצעות פלטפורמות חתימה דיגיטלית כבר היום. לפני שאתם משתמשים בשירות, קראו היטב את ההסבר של הספק לגבי התהליך והראיות שנמסרות לכם בסופו והקפידו שהדברים מתנהלים בצורה הנדרשת עד תום.
