חותמת דיגיטלית

בשנים האחרונות אנחנו חשופים לשיטה חדשה לניהול העסק באמצעות חתימה דיגיטלית. רבים שומעים על המונח הזה אבל לא באמת יודעים מה טומן בתוכו המונח. מדובר על אביזר קטן לעסק שלכם שיכול להפיק משמעות רבה. תחילה, חותמת לעסק היא כלי שיווקי לכל דבר ועניין, כל גורם אליו אתם פונים צריך להכיר אתכם ולדעת שמדובר על עסק רציני. חותמת דיגיטלית יכולה לבוא לידי ביטוי במובנים שונים, החל מחוזים שאתם צריכים לחתום עליהם ועד לשיווק המותג שלכם במייל תפוצה. היום, הארגונים והעסקים הגדולים ביותר נעזרים בחותמת דיגיטלית, אבל זאת בהחלט לא נחלתם של עסקים גדולים בלבד, אלא כל עסק שרוצה לקדם את עצמו. החותמת הדיגיטלית מהווה כרטיס ביקור ולמעשה, במקרים רבים גם רושם ראשוני. 

מה זה בדיוק חותמת דיגיטלית?

חותמת דיגיטלית יכולה לבוא לידי ביטוי בשני אופנים: האופן הראשון יהיה בסוף כל מייל או כל דרך בה אתם מתקשרים עם לקוח או ספק. הלקוח יקבל מכם מייל ובאופן אוטומטי גם תופיע גם חתימת העסק שלכם. בדרך הזאת אתם גם משדרים רצינות וגם זאת דרך עבור הלקוח להכיר את העסק שלכם. חותמת דיגיטלית היא מיתוג העסק שלכם ושידור יוקרתיות. האופן השני אשר נוגע לחותמת דיגיטלית יבוא לידי ביטוי כאשר אתם צריכים לחתום על חוזה ולנהל בעצם את העסק שלכם מרחוק. במיוחד לאחר תקופת הקורונה נוכחנו לראות שינוי בכל הנוגע לחתימות דיגיטליות. במקום שתצטרכו לחתום באופן ידני על כל עסקה שאתם מבצעים בעסק, תוכלו באמצעות תוכנה ייחודית להעביר את המסמך באופן דיגיטלי ולחתום עליו, מצד שני גם לקבל את חתימת הלקוח. חותמת דיגיטלית לא חייבת לבוא לידי ביטוי דווקא בעסקאות גדולות, אלא גם בהעסקת עובדים, טופס 101, חתימה על משכורות, חתימה על קבלת אספקה או בקשה לאספקה, רישיונות וכן הלאה. במקום לבזבז סכומי עתק על ניירת, אתם יכולים לבצע הכל באופן דיגיטלי עם החתימה האישית שלכם. מוטב לציין, החל משנת 2001 חותמת דיגיטלית הפכה להיות שוות ערך לחתימה ידנית מבחינה משפטית. 

חותמת דיגיטלית יכולה לבוא לידי ביטוי במובנים שונים, החל מחוזים שאתם צריכים לחתום עליהם ועד לשיווק המותג שלכם במייל תפוצה.

למי זה מתאים?

חותמת דיגיטלית מתאימה לכל מי שרוצה לשווק את הארגון או העסק שלו בצורה חכמה. כמו כן, חותמת דיגיטלית נועדה לכל מי שרוצה להחליף את החתימה בכתב יד לחתימה דיגיטלית. בדרך הזאת, יש לכם חתימה ייחודית ללא אפשרות לזיוף או העברה. יש אנשים מסוימים אשר יש להם גישה לחותמת הזאת, סביר להניח שאלו יהיו המנהלים בארגון. ברגע שאתם חותמים על מסמך זה יכול להעיד על כך שלא ניתן לבצע בהם שינוי מרגע שנוצר המסמך. היום ניתן גם להשתמש בחותמת דיגיטלית לצורך שליחה מסמכים ממוחשבים לצורכי מס. 

חותמת דיגיטלית מתאימה לכל מי שרוצה לשווק את הארגון או העסק שלו בצורה חכמה.

האם החוק מתייחס באופן שונה לחותמת דיגיטלית?

אם היינו לוקחים את השאלה הזאת למעלה מ-20 שנה אחורה, התשובה הייתה שונה. היום החוק מתייחס לחותמת דיגיטלית בדיוק כמו אל חותמת רגילה, זאת בשל חוק מסמכים ממוחשבים. זאת אומרת, החתימה שלכם קבילה בבית משפט ובניגוד לחתימה ידנית, חותמת דיגיטלית קשה מאוד לזייף. במקרה בו מישהו מחליט לערוך מסמך חתום שלכם, החתימה תוסר באופן מיידי ולא תופיע על המסמך. 

אם היינו לוקחים את השאלה הזאת למעלה מ-20 שנה אחורה, התשובה הייתה שונה. היום החוק מתייחס לחותמת דיגיטלית בדיוק כמו אל חותמת רגילה

חותמת דיגיטלית להפקת חשבוניות

על פי חוק מסמכים ממוחשבים שיצא בשנת 2004, ניתן לחתום על חשבוניות וכל מסמך אחר שנשלח ללקוח באמצעות חותמת דיגיטלית. עם זאת, יש לוודא היטב שהחברה שלכם מעניקה לכם חותמת דיגיטלית מאובטחת ומאושרת. המחירים בדרך כלל יהיו חד פעמיים למשך שנתיים. המחיר אותו תשלמו עבור חותמת דיגיטלית תהיה כוללת כמובן אבטחת מידע ושמירה על הבלעדיות שלכם לחותמת הזאת. המחיר בדרך כלל ינוע בין 250 ש"ח ועד 400 ש"ח לשנתיים. עם זאת, יש היום חברות מוכרות ומקצועיות אשר מעניקות שירות בלעדי של הפקת חותמת דיגיטלית בחינם!

מוטב לציין, כדי להפיק חותמת דיגיטלית עליכם יהיה לחתום על מספר מסמכים אשר מעידים על התוקף המשפטי של החותמת הדיגיטלית.  כדי לחתום על מסמך אתם צריכים תעודת PFK אותה תוכלו לרכוש דרך מספר רב של חברות באינטרנט. המחירים שם אפילו יותר נמוכים, אך שם ההיצע הרבה יותר גבוה ולכן, חשוב לערוך סקר שוק מהודק לפני שאתם בוחרים חברה דרכה אתם תכינו את החותמת לעסק שלכם. 

על פי חוק מסמכים ממוחשבים שיצא בשנת 2004, ניתן לחתום על חשבוניות וכל מסמך אחר שנשלח ללקוח באמצעות חותמת דיגיטלית.

במה חותמת דיגיטלית מסייעת לעסקים?

חיסכון – בתור התחלה, נלך לבסיס של כל עסק. כאשר אתם שולחים מסמכים, חותמים עליהם על כל פרט קטן כזה אתם מוציאים הרבה כסף אם נסתכל על זה באופן שנתי. המחיר אותו אתם משלמים על הדפסות, נייר, מעטפות וזמן יכול להיות עצום כאשר אנחנו מסתכלים על התמונה הרחבה. ברגע בו אתם נעזרים בחותמת דיגיטלית אתם יכולים להנות ממסמכים ממוחשבים עם חתימה מקורית של העסק שלכם וכל זה במחיר חד פעמי ולעיתים, בחינם.

סדר – אם עבדתם בעבר עם מסמכים ידניים, אתם בוודאי מבינים עד כמה סדר וארגון הוא חשוב כאן. זכרו, הרשויות יכולות לבוא אליכם בכל עת ולבקש מכם מסמכים שהפקתם לפני שלוש שנים, כל מסמך קטן שלא הגיע למקום יכול ליצור בלאגן שלכם לעסק. כאשר אתם עובדים באופן דיגיטלי, אתם נהנים מתיעוד חשבוניות ספקים, שכר עובדים וכל יתר המסמכים עבור העסק שלכם באופן מאשר ושמור בתוך המחשב שלכם. שימו לב, את החשבוניות ניתן להסיר לאחר שנה במקום 7 שנים כיום. 

סביבה ירוקה – יתרון נוסף ובולט של חותמת דיגיטלית היא בנוגע לאיכות הסביבה. מוטב לציין, גם אם אתם לא אנשים שמאמינים או דוגלים בשמירה על איכות הסביבה, יכול להיות שהרבה מהלקוחות והאנשים שאתם עובדים איתם כן. לכן, כאשר אתם עובדים באופן ששומר על הסביבה אתם מקבלים הרבה נקודות זכות מטעם אותם אנשים. מאידך, אין עסקים שהם נגד שמירה על איכות הסביבה. לכן, בהתחשב בכל הפרמטרים שציינו שכוללים גם חיסכון וגם סדר, אין שום סיבה שלא תצטרכו למשפחה ששומרת על איכות הסביבה.

עבודה מרחוק – בתוקפת הקורונה עסקים רבים היו מושבתים, היה להם מאוד קשה לנהל את העסק מרחוק. כאשר אתם עובדים באופן דיגיטלי, זה הרבה יותר פשוט. רוב הפגישות הקריטיות יכולות להיערך בזום, אבל מה קורה כאשר צריך לחתום על חוזים? הדרך הטובה ביותר למענה הזה היא באמצעות חותמת דיגיטלית אשר מבטיחה לכם שמירה מלאה על הפרטיות, אבטחה שלמה של העסק שלכם ואתם יכולים להתנהל באופן רגיל מול הגורמים איתם אתם עובדים, בין אם מדובר על העסקת עובדים או חותמת דיגיטלית לעסקאות שונות. 

יתרון נוסף ובולט של חותמת דיגיטלית היא בנוגע לאיכות הסביבה. מוטב לציין, גם אם אתם לא אנשים שמאמינים או דוגלים בשמירה על איכות הסביבה

מה ההבדל בין חותמת דיגיטלית לאלקטרונית?

המונח יכול להיות מאוד מבלבל, אנחנו יכולים לראות שחלק מהחברות מציעות לנו חותמת אלקטרונית ולא דיגיטלית. עם זאת, הסירו דאגה מליבכם, הבלבול הוא מאוד מוכר וזאת מכיוון שהחוק מכנה את החותמת כ"חתימה אלקטרונית". מצד שני, רוב החברות בשוק מכנות אותה כדיגיטלית. לסיכום, אין שום הבדל בין שתי החתימות אלו פשוט שמות שונים לאותו דבר. ניתן היום לחתום על מגוון רחב של קבצים ולאו דווקא PDF. היום החברות הגדולות עובדות עם כל האפליקציות המוכרות בשוק כולל Word, TIFF, InfoPath ועוד רבים. מוטב גם לצרף לגוף המסמך אייקון אשר מסמל שאכן החתימה מאושרת, זה רק יכול להועיל לאמינות שלכם מול הגורמים איתם אתם עובדים. 

עיצוב החותמת

כאשר אתם בוחרים בחותמת דיגיטלית, מוטב לדעת שיש לכך השלכות שיווקיות. החתימה שלכם מעידה הרבה על החברה שלכם ולכן, חשוב לבחור בכובד ראש את סוג החותמת המתאימה לכם. מלבד לכך, תוכלו להיעזר במגוון רחב של מעצבים מאותה החברה אשר ידאגו לשמור על מקוריות העיצוב שכן הוא גם יכול מאוד לעזור במקרים בהם יש זיוף חתימה שלכם. לעיתים, רוב העסקים מצרפים את הלוגו של העסק לצד החתימה. מוטב להדגיש, המערכת נותנת לנו אפשרות להוספת החותמת באופן אוטומטי. יש מגוון רחב של מערכות איתן אנו עובדים וכתוצאה מכך, עלינו לדעת להתאים את המערכת לעסק שלנו. חברות מובילות יעניקו לכם את האפשרות לשנות את המערכת לפי אופי העסק שלכם באופן פשוט וברור.

לסיכום, חותמת דיגיטלית היא מוצר מאוד נפוץ היום, למעשה רוב העסקים הגדולים נעזרים בשירותים האלה אז אל תשאירו את עצמכם מאחור. בתור בעלי עסקים, אנחנו צריכים בכל נקודה למצוא את המקומות לשיפור העסק שלנו. זאת הדרך הטובה ביותר לשמר לקוחות ולצבור קהל יעד חדש בלי שאנחנו בכלל נעזרים בכלי השיווק השונים. 

אז מה היה לנו בכתבה:

טכנאי מחשבים

טכנאי מחשבים

בעזרת easy2sign תוכלו לחתום דיגיטלית על כל מסמך. אנחנו מגבים את כל החומרים שלכם בצורה מסודרת בשרתים שלנו, בגוגל, דרופבוקס ועוד. החברה קיימת מעל עשור ומספקת מגוון תוכנות ופתרונות 360 מעלות לעסקים.
לסיכום, אם אתם מחפשים שירות מקצועי, אמין עם ניסיון רב, אתם מוזמנים להשאיר את הפרטים שלכם מטה וליצור איתנו קשר. נשלח לכם הצעת מחיר המותאמת בדיוק לעסק שלכם, לצרכים שלכם ולאסטרטגיה העסקית שלכם. מחכים לכם.