חתימה דיגיטלית על מסמכים

אחרי שני עשורים שבהם נכנס האינטרנט כמעט לכל תחום בחיינו, רבים מאיתנו תהו לא מעט זמן גם מתי נוכל לחתום על מסמכים בצורה דיגיטלית דרך האינטרנט. אופציה כזאת, די ברור לנו, תחסוך לנו הרבה מאוד טרחה בהתנהלות שלנו מול הרשויות, מול גופים שונים, מול לקוחות ומול העולם בכלל. אז הנה היא הגיעה סופסוף, הבשורה של חתימה דיגיטלית על מסמכים. מה זה בדיוק אומר? מדוע זה מתרחש כבר עכשיו והאם כל חתימה בפורמט דיגיטלי קבילה מבחינה משפטית? על כל הנושא של חתימה דיגיטלית על מסמכים, תוכלו לקרוא ממש כאן בשורות הבאות.

למה נדרשת האופציה של חתימה דיגיטלית?

מתישהו בגיל ההתבגרות או קצת אחרי כן, כולנו כבר מגבשים לעצמם את החתימה האישית שלנו. זוהי החתימה שאיתה נחתום במשרד הפנים כדי לקבל את תעודת הזהות הראשונה שלנו, כדי לפתוח את חשבון הבנק שלנו, כדי לקבל את רישיון הנהיגה שלנו ולאחר מכן לאורך כל חיינו, כדי לחתום על כל מסמך, כל שיק, כל טופס וכל הסכם. עד כה, חתימה זו הייתה חייבת להיחתם בצורה ידנית על גבי מסמך נייר פיזי על מנת שתהיה קבילה מבחינה משפטית. זאת אומרת, שאם אנחנו כעצמאים, צריכים להגיש דו"ח שנתי לרשות המס, יהיה עלינו לנסוע אל רואה החשבון שלנו, שאולי ממוקם בעיר אחרת בכלל, רק כדי לחתום את החתימה שלנו ולשוב הביתה. היום, באמצעות האופציה של חתימה דיגיטלית על מסמכים, אפשר לחסוך לחלוטין את הטרחה הזאת ולבצע את החתימה באמצעות מדיה דיגיטלית אותה ניתן להעביר בקלות דרך האינטרנט,  מה שמאפשר לנו לבצע חתימה מרחוק.

הבשורה של חתימה דיגיטלית על מסמכים. מה זה בדיוק אומר? מדוע זה מתרחש כבר עכשיו והאם כל חתימה בפורמט דיגיטלי קבילה מבחינה משפטית?

באילו סוגים של מסמכים ניתן לחתום חתימה דיגיטלית?

בשנים האחרונות אימצו יותר ויותר גופים, בעיקר עסקיים, את האופציה של חתימה דיגיטלית, בעיקר בכדי להחתים לקוחות לפני ביצוע עסקה. כך למשל, כאשר רצינו להצטרף לקופת גמל להשקעה באחד מבתי ההשקעות בישראל, יכולנו לעשות זאת דרך האינטרנט. לשם כך נדרשנו למלא טופס הרשמה עם כל הפרטים שלנו, לצרף צילום של תעודת הזהות, לאשר את הדוא"ל שסיפקנו ולאשר גם בסמס את מספר הטלפון שלנו. לאחר שאישרנו את כל זה, בית ההשקעות יכול היה לדעת ברמה גבוהה של ודאות שאלו הם אכן אנחנו ואז גם יכול היה להחתים אותנו על טופס דיגיטלי. חתימה זו בוצעה בדרך כלל בשלוש צורות שונות: סימון וי בצ'קבוקס על כך שאנו מסכימים לתוכן הסכם ההצטרפות, לחיצה על כפתור ההצטרפות שמהווה הסכמה לתנאי ההסכם ולבסוף גם חתימה גרפית שאותה חתמנו באמצעות עכבר המחשב וצורפה באופן דיגיטלי לטופס הווירטואלי שלנו.

במקרה הזה שהבאנו כדוגמא, מדובר בהחלטה של בית ההשקעות עצמו לקבל חתימה דיגיטלית על מסמכים בכדי לצרף לקוחות חדשים. כל סיכון שנבע מכך שהלקוח החותם אינו האדם שהוא מציג את עצמו ככזה, הוא סיכון שלקח על עצמו בית ההשקעות ורבים מהם עשו זאת בצורה מספיק מקיפה ויסודית בכדי להפחית את הסיכון הזה למינימום. אבל מה קורה עם משרדי ממשלה שלא רוצים לקחת את הסיכון הזה? מה קורה כששני צדדים רוצים לחתום על הסכם שכירות למשל ואף אחד לא מוכן לקחת את הסיכון של תרמית? במקרים אלה עדיין נדרשנו לחתימה פיזית על גבי מסמך נייר. כיום, כבר אפשר ליישם את האופציה של חתימה דיגיטלית על מסמכים לכל סוג של מסמך ולכל סוג של הסכם וכעת גם נסביר איך זה בדיוק קורה.

היום, באמצעות האופציה של חתימה דיגיטלית על מסמכים, אפשר לחסוך לחלוטין את הטרחה הזאת ולבצע את החתימה באמצעות מדיה דיגיטלית אותה ניתן להעביר בקלות דרך האינטרנט

חתימה דיגיטלית על מסמכים – העידן החדש

כפי שאמרנו קודם לכן, אם עד כה חתימה דיגיטלית הייתה אופציה שיכלו גופים מסוימים לאמץ לעצמם על דעת עצמם, הרי שהיום מדובר בהליך חוקי ומוכר לחלוטין ויש לכך סיבה טובה. בשנת 2001 נחקק בישראל חוק חתימה אלקטרונית שמפרט את התנאים בהם ניתן להשתמש בחתימה אלקטרונית על גבי מסמכים. החוק המקורי לא נתן מענה מלא לצרכים המשפטיים הכרוכים באימות חתימה על גבי מסמך ולכן הוא תוקן בשנת 2018 והותאם לרוח הזמן. כעת, החוק כבר מאפשר ליישם חתימה דיגיטלית על גבי כל סוגי המסמכים לרבות מסמכים מול רשויות ממשלתיות.

על פי חוק חתימה אלקטרונית קיימים שני סוגים של חתימות דיגיטליות: חתימה מאובטחת וחתימה מאושרת. החתימה המאובטחת היא חתימה שבה ניתן לוודא את זהותו של החותם והחותם יכול לוודא שתוכן המסמך עליו הוא חתם, לא שונה לאחר ביצוע החתימה – שני מרכיבי מפתח הכרחיים לקבלת חתימה דיגיטלית כחתימה קבילה מבחינה משפטית. החתימה המאושרת היא בדיוק כמו החתימה המאובטחת,  רק שבמקרה הזה ישנו גם צד שלישי שמתווך את החתימה בין הצדדים ומאשר את כל הנדרש: זהות כל אחד מהצדדים והאותנטיות של תוכן המסמך עליו הם חתמו ללא יכולת שינוי של תוכנו לאחר החתימה. צד שלישי זה הוא המפתח ליכולת שלנו היום לבצע חתימה דיגיטלית על מסמכים בכל סוג של מסמך ובכל סיטואציה.

ומיהו אותו צד שלישי? ובכן, מדובר בספקי שירות חתימה דיגיטלית על מסמכים, ממש כמו שיש ספקי שירות של חשבוניות דיגיטליות. ספקים אלה, לאחר שהוסמכו והורשו לכך על ידי המדינה, בונים פלטפורמה ייעודית דרכה מבוצע כל הליך החתימה על המסמך. פלטפורמה זו מיועדת לזהות באופן מלא כל אחד מהצדדים ולאחר מכן לצרף את חתימתם לקובץ המסמך באופן שלא מאפשר לשנות את תוכנו ומבטיח לכל אחד מן הצדדים כי המסמך עליו הם חתמו הוא המסמך היחיד שיופיע עם חתימתם. כדי לזהות את הצדדים משתמשים אותם ספקי שירות במספר אמצעי אימות ובהם אישור הודעה בדוא"ל האישי, אישור סמס בטלפון הסלולרי, צילום תעודת זהות וכמובן טופס פרטים אישיים. על פי הצורך ובהתאם לדרישות הצדדים, ניתן להשתמש בדרכי זיהוי נוספות. לאחר שזוהו הצדדים, כל אחד מהם מבצע חתימה דיגיטלית באמצעות לחיצה על לחצן המאשר את הסכמתם לתוכן המסמך עליו הם חותמים, סימון צ'קבוקס ייעודי בסימן וי ולרוב גם צירוף חתימה גרפית אותה חותמים באמצעות עכבר המחשב.

לאחר השלמת תהליך החתימה, מצורפים קבצי החתימה אל קובץ המסמך עצמו וננעלים באופן סופי. כעת מפיק ספק השירות תעודה המאשרת את הליך החתימה לכל אחד מהצדדים ותעודה זו מהווה ראיה משפטית קבילה לעצם ביצוע החתימה כך שאף צד לא יוכל להתכחש לחתימתו ואף צד גם לא יוכל לבצע שינויים במסמך לאחר חתימתו.

מדובר בהחלטה של בית ההשקעות עצמו לקבל חתימה דיגיטלית על מסמכים בכדי לצרף לקוחות חדשים.

ומה קורה אם צד אחד אכן מתכחש לחתימתו?

בביצוע חתימה דיגיטלית על מסמכים ישנה בהחלט אפשרות שאחד מהצדדים יתכחש לחתימה שלו ויטען כי לא הוא חתם על המסמך כנטען. יחד עם זאת, אפשרות זאת קיימת גם בחתימה ידנית על גבי מסמך נייר פיזי. גם בפורמט הפיזי, יכול אדם לטעון כי זה לא היה הוא שהגיע למפגש החתימה ומישהו התחזה אליו, או שהוא חתם תחת איומים או כשלא היה צלול. תמיד ישנן דרכים בהן יכול אדם להתכחש לחתימתו אם יבחר בכך, אבל מה שחשוב הוא שמרגע שמודל החתימה אושר על פי חוק כמודל קביל משפטית, הרי שנטל ההוכחה נופל על האדם המתכחש לחתימתו. גם במקרה של חתימה דיגיטלית על מסמכים, יהיה על האדם הטוען כי חתימתו על המסמך הדיגיטלית היא למעשה לא החתימה שלו, להוכיח בעצמו כי זהו אכן המצב.

במובנים רבים, עצם נוכחותו של צד שלישי שמפקח ומתווך את כל הליך החתימה הופך את ההליך לבטוח הרבה יותר מאשר הליך חתימה פיזית על גבי מסמך, כשהיא מבוצעת במעמד שני הצדדים בלבד וללא נוכחות של אף גורם שלישי. עצם נוכחותו של הגורם השלישי הופכת את החתימה לבטוחה יותר, בדומה לנוכחות עורך דין בחתימה על הסכם, עורך דין שיכול לאשר את זהות, נוכחות וחתימת הצדדים על המסמך.

גם במקרה של חתימה דיגיטלית על מסמכים, יהיה על האדם הטוען כי חתימתו על המסמך הדיגיטלית היא למעשה לא החתימה שלו, להוכיח בעצמו כי זהו אכן המצב.

אז מה עושים עכשיו כדי להיעזר בשירות החדש?

ובכן, אם אתם אמורים לחתום על טפסים או מסמכים מטעם רשות ממשלתית או גוף עסקי או ציבורי כלשהו, הרי שאותם גופים או רשויות, אמורים לספק לכם את הקישור שדרכו תוכלו לעבור את תהליך החתימה על המסמכים של אותם גופים. במידה ואתם רוצים לחתום על הסכם כלשהו מול צד שני כלשהו, הרי שאתם עצמכם צריכים ליזום את הליך החתימה ולנהל אותו דרך אותו צד שלישי. את זה תוכלו לעשות באמצעות ייזום הליך חתימה דיגיטלית על מסמכים אצל כל אחד מספקי השירות המספקים את השירות הזה ובכל יום מצטרפים עוד ועוד גופים המציעים את השירות אונליין.

מן הסתם, בשלב הזה יהיו הרבה אנשים שלא לגמרי יסמכו על הפלטפורמה החדשה ויעדיפו לחתום בצורה ידנית על גבי מסמך פיזי. במקרה כזה, אין לכם ברירה אלא להסכים אם אתם אכן רוצים לחתום על ההסכם, שתלוי באותה מידה בשני הצדדים. עם הזמן, סביר להניח שמודל החתימה הדיגיטלית יהפוך למודל נפוץ וסטנדרטי, אז גם ניתן יהיה לבצע אותו בקלות רבה יותר ובהסכמה של כל הצדדים. אבל באשר לצעדים שעליכם לעשות כדי להשלים תהליך של חתימה דיגיטלית על מסמכים, הרי שכל מה שאתם צריכים לעשות הוא להיכנס לאתר האינטרנט של אחד מספקי השירות ולהתחיל את התהליך על פי ההוראות הניתנות לכם באתר.

בהיבט זה כדאי להדגיש שאת התהליך אתם רוצים לעבור אך ורק אצל ספק שירות גדול ומוכר, שאתם יכולים לסמוך עליו באופן מוחלט. ככלל, אותו ספק שירות צריך להיות מוסמך ומורשה על ידי משרד המשפטים וזה אומר שהוא אמור להציג באתר שלו את הרישיון שלו לספק את השירות של חתימה דיגיטלית על מסמכים. מעבר לזה, אם אתם רוצים להיות בטוחים עוד יותר, מומלץ גם להיכנס לאתר האינטרנט של משרד המשפטים ולבחון האם שמו של אותו ספק מופיע במאגר הספקים המורשים של השירות. רק במקרה שהוא אכן מופיע, תוכלו להיות בטוחים שהוא מוסמך לבצע את ההליך ושההליך יבוצע בצורה תקנית על פי חוק.

וכמה זה עולה?

שירות חתימה דיגיטלית על מסמכים הוא שירות זול מאוד ולבטח יעלה לכם פחות מהדלק להגיע למקום מפגש לצורך ביצוע חתימה ידנית על גבי מסמך פיזי. גופים עסקיים המעוניינים להטמיע את הנושא של חתימה דיגיטלית על בסיס קבוע כחלק מפעילותם העסקית, יכולים לחתום על הסכם שירות ארוך טווח וליהנות ממחיר מיוחד ומוזל. עבור אדם פשטי המעוניין לקבל את השירות באופן חד פעמי, אפשרות זו פתוחה לכל ועל אף שהיא פחות זולה, עדיין מדובר על שירות זול מאוד שאין כל ספק בערך הגבוה שהוא מספק אל מול העלות השולית שבה הוא כרוך. חתימה דיגיטלית על מסמכים – זה כבר כאן.

אז מה היה לנו בכתבה:

טכנאי מחשבים

טכנאי מחשבים

בעזרת easy2sign תוכלו לחתום דיגיטלית על כל מסמך. אנחנו מגבים את כל החומרים שלכם בצורה מסודרת בשרתים שלנו, בגוגל, דרופבוקס ועוד. החברה קיימת מעל עשור ומספקת מגוון תוכנות ופתרונות 360 מעלות לעסקים.
לסיכום, אם אתם מחפשים שירות מקצועי, אמין עם ניסיון רב, אתם מוזמנים להשאיר את הפרטים שלכם מטה וליצור איתנו קשר. נשלח לכם הצעת מחיר המותאמת בדיוק לעסק שלכם, לצרכים שלכם ולאסטרטגיה העסקית שלכם. מחכים לכם.