יצירת טופס דיגיטלי

כמעט אף שירות אונליין אינו מסופק היום בצורה אנונימית לחלוטין. בכל שירות שאנו צורכים היום אונליין, נדרשת מאיתנו הזדהות, בין שהיא מבוססת על הזהות האמיתית שלנו בעולם הפיזי ובין שעל זהות מקוונת מבוססת כתובת דוא"ל בלבד. הדרך בה אוספים אתרי אינטרנט את הפרטים הנדרשים לבניית זהותו של המשתמש, היא טפסים דיגיטליים. ובכל זאת, אתרים רבים נכשלים בתהליך של יצירת טופס דיגיטלי וכתוצאה מכך גורמים לפגיעה משמעותית בהיקף הפעילות שלהם אונליין. מדוע חשוב כל כך לבנות נכון את הטופס, איך עושים את זה נכון ומהן האפשרויות הקיימות? על כך תוכלו לקרוא ממש כאן בשורות הבאות.

טופס דיגיטלי – כלי עבודה, לא כלי שיווק

אחד הדברים החשובים ביותר שצריך לזכור לפני שנכנסים לתהליך של יצירת טופס דיגיטלי הוא, שמדובר בכורח המציאות ולא בבחירה. לו היינו יכולים לקבל את כל הפרטים הנדרשים לנו מהמשתמש מבלי שהוא היה צריך להזיז אצבע, זה היה המודל הטוב ביותר שכולנו היינו בוחרים בו ובראש, המשתמשים עצמם. אלא שבפועל, בכדי לקבל פרטים מן המשתמש, הוא חייב למלא את הפרטים הללו ולשלוח אותם לאתר. אז נכון שבאמצעות טופס דיגיטלי הרבה יותר קל לעשות זאת, אבל עדיין מדובר בתהליך שנחשב לאיטי מאוד ומסורבל בחוויית האונליין הכוללת. בעלי אתרים ובעלי עסקים רבים, נכנסים לתהליך של יצירת טופס דיגיטלי עם התלהבות רבה לאור ההבנה שלהם כיצד יוכל הטופס הזה לקדם את עסקיהם ולהגביר את האינטראקציה שלהם הם לקוחות פוטנציאליים, אלא שבפועל החשיבה צריכה להיות בדיוק הפוכה. הטופס הוא כורח המציאות והמטרה היא אמנם לממש אותו, אבל לצמצם את השפעתו עד כמה שניתן.

אתרים רבים נכשלים בתהליך של יצירת טופס דיגיטלי וכתוצאה מכך גורמים לפגיעה משמעותית בהיקף הפעילות שלהם אונליין.

יצירת טופס דיגיטלי בדרך הנכונה

בהתאם למה שאמרנו קודם לכן, בכל תהליך של יצירת טופס דיגיטלי, אנחנו רוצים תמיד לצמצם את השפעתו על חוויית השימוש של המשתמש – לקצר את הטופס, לקצר את זמן המילוי שלו, להקל על תהליך המילוי שלו ולעשות כל דבר שיכול למנוע את הסיכון לנטישת המשתמש את הטופס באמצעות התהליך. לכל טופס דיגיטלי יש מטרה שאותה הוא אמור למלא והמטרה הזאת צריכה לשבת בכל עת מול עינינו. בתהליך יצירת הטופס, אנחנו רוצים תמיד לבחון מהם הפרטים ההכרחיים שדרושים לנו בכדי שהטופס יוכל למלא את מטרתו ומהם הרכיבים שגם אם היה נחמד לו היינו יכולים לשלב אותם בטופס, הרי שהם אינם הכרחיים. בהמשך לכך, בתהליך של יצירת טופס דיגיטלי אנחנו רוצים לשלב אך ורק את הרכיבים ההכרחיים. את הרכיבים האופציונליים נוכל לאסוף במועד מאוחר יותר ובהזדמנות אחרת, לאחר שכבר בנינו מערכת יחסים מול הלקוח. שום דבר לא בורח ולכן חשוב מאוד לתזמן את הדברים בצורה נכונה.

אחד הדברים החשובים ביותר שצריך לזכור לפני שנכנסים לתהליך של יצירת טופס דיגיטלי הוא, שמדובר בכורח המציאות ולא בבחירה

אפשרויות ליצירת הטופס

טפסים הוא אלמנט מקוון מפותח מאוד ונחשב לאלמנט האינטראקטיבי השני בשכיחותו באינטרנט לאחר קישורים. בתהליך יצירת הטופס אנו עושים שימוש בסוגים שונים של שדות כמו שדות טקסט, שדות מספר, שדות דוא"ל, כפתורים, לחצני רדיו לבחירה, צ'קבוקס לסימון, שדות להעלאת קבצים וכן הלאה. גם בהיבט הזה, לאורך התהליך של יצירת טופס דיגיטלי, אנחנו רוצים להשתמש באלמנטים שיאפשרו למשתמש להשלים את משימת מילוי הטופס בצורה המהירה ביותר ועם כמה שפחות פעולות עכבר ומקלדת. יחד עם זאת, ישנם אלמנטים עליהם אי אפשר לוותר, במיוחד כאשר מדובר בטפסים המשמשים לרישום לשירות בעל היבטים משפטיים משמעותיים.

כך למשל, כאשר אתם רוצים לבנות טופס דיגיטלי לצירוף לקוחות לשירותים פיננסיים, עליכם לבנות טופס שיודע לקלוט את כל הפרטים האישיים של המשתמש, לוודא את זהותו ללא ספק, לקבל את הסכמתו וחתימתו לתנאי השירות ברמה המשפטית ולעשות את כל זה בדרך הקצרה ביותר והקלה ביותר שניתן. לשם כך, ישנם היום כלים שמסייעים לכם לבנות טפסים בצורה כמעט אוטומטית, לרבות שימוש בתבניות שתוכננו מראש לסוגים שונים של טפסים ושירותים. תבניות אלה מאפשרות לכם לקבל תמונה לגבי השדות ההכרחיים הדרושים לכם והן כמובן מאפשרות לכם להשלים את התהליך של יצירת טופס דיגיטלי במהירות רבה, בקלות ותוך עמידה בסטנדרטים העדכניים ביותר של עיצוב וחוויית משתמש.

היבטים משפטיים של טפסים דיגיטליים

לצורך העניין, דף החיפוש של גוגל הוא טופס – יש בו שדה טקסט להזמנת ביטוי החיפוש וכפתור לביצוע החיפוש בפועל. אלא שטופס זה, כמו מרבית הטפסים המקוונים, אינו מגלם בתוכו היבטים משפטיים מורכבים וניתן להשתמש בו גם בצורה אנונימית לחלוטין ואפילו נסתרת. לעומת זאת, ישנם טפסים דיגיטליים שמיועדים להסדרת שירותים בעלי היבטים משפטיים ושוב נחזור לצורך העניין לדוגמא של הרשמה לשירות פיננסי כמו הצטרפות לקרן השתלמות או לקופת גמל. במקרה כזה, יש משמעות רבה לזיהוי ודאי של האדם מאחורי המחשב, לקבלת הסכמתו לתנאי השירות תוך וידוא שההסכמה הזאת היא בעלת תוקף משפטי ולהשלמת התהליך בצורה כזאת שתאפשר לספק את השירות ולקבל את התמורה בעדו בצורה בטוחה.

לאורך התהליך של יצירת טופס דיגיטלי, אנחנו רוצים להשתמש באלמנטים שיאפשרו למשתמש להשלים את משימת מילוי הטופס בצורה המהירה ביותר ועם כמה שפחות פעולות עכבר ומקלדת

במקרים אלה, זה כבר לא מספיק שמצאתם אתר שבו ניתן לבנות טפסים אונליין בקלות ובמהירות. במקרים אלה, נדרש לכם טופס שכל תהליך המילוי שלו עובר על גבי פלטפורמה מוסמכת ומורשה, שיודעת לתת מענה לכל הצרכים המשפטיים הנדרשים, לרבות זיהוי ודאי של המשתמש וקבלת חתימתו על תנאי השירות במודל בעל תוקף משפטי. בעקבות שינויים שהוכנסו לחוק חתימה אלקטרונית בשנת 2018, הוקמו חברות שונות המתמחות בדיוק בנושא הזה ואם הטופס הדרוש לכם הוא טופס שמזכיר את הטופס עליו אנו מדברים כאן, בדגש על ההיבטים המשפטיים שלו, חשוב מאוד שאת תהליך בניית הטופס כמו גם את כל ניהול המילוי שלו על ידי המשתמשים השונים, תבצעו דרך פלטפורמה מוסמכת ומורשה שהוכרה לשם כך על ידי הרשויות.

גם הסכם שכירות או כל הסכם אחר בין צדדים שונים, ניתן היום למילוי וחתימה דרך האינטרנט ואולי גם סביב אלה תוכלו להיעזר בתהליך של יצירת טופס דיגיטלי לטיפול בהיבטים שונים של השירות אותו אתם מציעים.

ואם אתם שואלים את עצמכם לגבי תוקף חתימה מקוונת, אז התשובה היא שלחתימה כזאת, כל עוד היא מבוצעת דרך פלטפורמה מורשה ומוסמכת, יש תוקף משפטי זהה לתוקף של חתימה ידנית על גבי דף נייר. גם האפשרות הזאת קיימת היום בזכות שינויי החוק שהוכנסו לחוק חתימה אלקטרונית בשנת 2018 וכיום, לא קיים למעשה שום טופס שלא ניתן למלא בצורה מקוונת ועדיין לשמר את התוקף המשפטי שלו בצורה מלאה. למעשה, גם הסכם שכירות או כל הסכם אחר בין צדדים שונים, ניתן היום למילוי וחתימה דרך האינטרנט ואולי גם סביב אלה תוכלו להיעזר בתהליך של יצירת טופס דיגיטלי לטיפול בהיבטים שונים של השירות אותו אתם מציעים.

בכל מקרה, את כל התהליך של יצירת טופס דיגיטלי חשוב לעבור בליווי גורם מקצועי, שיספק לכם את התמיכה הנדרשת גם בהיבט הטכנולוגי של קידוד הטופס, גם בהיבט העיצובי וגם בהיבט המשפטי. כאמור, ישנן פלטפורמות רבות מאוד שתסייענה לכם בהיבט הטכנולוגי והעיצובי, אבל אם הטופס שלכם דורש גם אלמנטים שחייבים להיות בעלי תוקף משפטי, יהיה עליכם להשתמש בפלטפורמות המתאימות, שהשימוש בהן הוא במודל של הסכם ארוך טווח, ממש כמו שירות הפקת חשבוניות דיגיטליות לעסק ומאפשר לכם לנהל אינטראקציה שלמה עם לקוחותיכם הפוטנציאליים דרך האינטרנט, תוך שמירה על תוקף משפטי מלא.

אז מה היה לנו בכתבה:

טכנאי מחשבים

טכנאי מחשבים

בעזרת easy2sign תוכלו לחתום דיגיטלית על כל מסמך. אנחנו מגבים את כל החומרים שלכם בצורה מסודרת בשרתים שלנו, בגוגל, דרופבוקס ועוד. החברה קיימת מעל עשור ומספקת מגוון תוכנות ופתרונות 360 מעלות לעסקים.
לסיכום, אם אתם מחפשים שירות מקצועי, אמין עם ניסיון רב, אתם מוזמנים להשאיר את הפרטים שלכם מטה וליצור איתנו קשר. נשלח לכם הצעת מחיר המותאמת בדיוק לעסק שלכם, לצרכים שלכם ולאסטרטגיה העסקית שלכם. מחכים לכם.