יצירת טופס מקוון עם חתימה

טופס מקוון הוא אחד האלמנטים השכיחים ביותר באינטרנט. תיבת החיפוש בגוגל היא טופס מקוון וכך גם כל שדה טקסט בו יכול המשתמש להזין את כתובת הדוא"ל שלו בכדי להירשם לשירות כלשהו. טופס מקוון הוא כמובן גם טופס מורכב יותר, שנועד לאסוף פרטים רבים מהמשתמש בכדי לרשום אותו לשירות מסוים. אבל מה אם אתם רוצים לא רק לאסוף פרטים מן המשתמש, אלא גם לקבל את החתימה שלו על גבי הטופס? ובכן, יצירת טופס מקוון עם חתימה היא קלה היום יותר מאי פעם וכעת היא גם חוקית לחלוטין ועומדת בכל ההגדרות החוקיות הנדרשות בכדי לתת לה תוקף זהה לחתימה ידנית. איך עושים את זה ואיך יוצרים טופס מקוון שעליו גם ניתן לחתום? על כך תוכלו לקרוא ממש כאן בשורות הבאות.

טופס מקוון עם חתימה – מי צריך את זה?

מילוי טופס מקוון היא אחת הפעולות האינטראקטיביות השכיחות ביותר אונליין. לצורך העניין, טופס מוגדר ככל דף אינטרנט שבו יכול המשתמש להזין פרט כלשהו ולשלוח אותו אל האתר לכל צורך שהוא. כך למשל, שדה הקלט של ביטוי החיפוש במנוע החיפוש של גוגל הוא טופס מקוון לכל דבר ועניין. יש בו שדה טקסט בו מזין המשתמש את ביטוי החיפוש הנדרש ויש בו כפתור שבלחיצה עליו, שולח המשתמש את גוגל לחפש עבורו את הביטוי ברחבי האינטרנט. טופס יכול להיות גם טיפה יותר מורכב, כמו למשל טופס יצירת קשר בו יכול המשתמש להזין את שמו, כתובת הדוא"ל שלו, נושא הפנייה ותוכן הפנייה, במטרה לקבל מענה משירות הלקוחות באותו אתר. גם ברכישה אונליין אנו ממלאים טופס ובו אני מזינים את שמנו, כתובתנו, אפשרות המשלוח המועדפת עלינו וכמובן פרטי כרטיס האשראי לצורך תשלום. כל אלו הם טפסים מקוונים, המהווים כלי חשוב ומרכזי באינטראקציה אונליין.

יצירת טופס מקוון עם חתימה היא קלה היום יותר מאי פעם וכעת היא גם חוקית לחלוטין ועומדת בכל ההגדרות החוקיות הנדרשות בכדי לתת לה תוקף זהה לחתימה ידנית.

אבל מה קורה עם טפסים בהם נדרשת גם חתימת המשתמש? האם ישנה אפשרות של יצירת טופס מקוון עם חתימה? ועד כמה תקפה החתימה הזאת מבחינה משפטית? ובכן, היום, בניגוד לעבר, ניתן בהחלט ליצור טופס מקוון שבסופו או אפילו במספר שלבים לאורכו, יכול המשתמש לחתום על גבי הטופס כמעין כלי להצהרת מחויבות משפטית לתוכן הטופס ולכוונת מילוי הטופס. טופס כזה יכול להידרש בהרשמה לשירותים שונים שיש בהם מרכיב משפטי מובהק. אחת הדוגמאות הטובות ביותר לכך היא הצטרפות לקופת גמל, קרן השתלמות או כל שירות פיננסי שהוא, באמצעות האינטרנט. במקרה כזה, ירצה ספק השירות לקבל פרטים שונים של המשתמש ובכלל זה שם מלא, תאריך לידה, כתובת מגורים, מספר טלפון, מספר תעודת זהות, אולי גם פרטים על רקע פיננסי, כוונות השקעה וכן הלאה. בכדי להבטיח את עצמו מבחינה משפטית, נדרש ספק השירות להחתים את המשתמש בטרם יוכל לספק לו את השירות ופה נכנסת הפונקציה של יצירת טופס מקוון עם חתימה, עליה נרחיב מייד. ספקי שירותים פיננסיים הם כמובן לא היחידים שעשויים להזדקק לאופציה הזאת וכל גורם שהוא, המעוניין ליצור אינטראקציה עם משתמשים באמצעות האינטרנט ולעגן את האינטראקציה הזאת עם כלי משפטי כמו חתימה, יכול להיעזר בכלי זה באותה המידה.

בתהליך יצירת טופס מקוון עם חתימה יש לכם גם את האפשרות לקבל את חתימתו של המשתמש בצורה גרפית בדומה לחתימה בכתב יד.

איך יכול המשתמש לחתום אונליין?

לפני שמתחילים בתהליך של יצירת טופס מקוון עם חתימה, חשוב להכיר את הסוגים השונים של חתימות דיגיטליות, שלא תמיד דומות לאופן בו אנו חותמים עם עט על גבי נייר. לצורך העניין, חתימה היא כל פעולה שאותה מבצע המשתמש בכדי לאשר דבר מה, מתוך ידיעה ברורה שהפעולה שהוא מבצע תיחשב לאישור ברמה המשפטית. חתימה בכתב יד היא מקרה מאוד ייחודי בו ברור לנו באופן מובהק שלחתימה שלנו יש ערך משפטי. בלחיצה על כפתור באינטרנט, זה לא תמיד יכול להיות מובן ככזה ולכן ככלל, מומלץ תמיד לצרף לכל טופס מקוון גם אלמנט של חתימה גרפית ומייד נסביר איך עושים זאת.

כפי שאמרנו קודם לכן, חתימה יכולה לבוא לידי ביטוי בדרכים שונים של אישור מצד המשתמש ולכן גם לחיצה על כפתור "הבנתי, ואני מסכים" היא מעין חתימה. סימון צ'קבוקס המאשר כי המשתמש קרא את ההסכם ומסכים לו, יכול גם הוא להיחשב כחתימה לכל דבר ועניין. במילים אחרות, כל פעולה שהמשתמש מבצע בכדי להביע את הסכמתו ואישורו לדברים היא חתימה לכל דבר ועניין. ובכל זאת, בתהליך יצירת טופס מקוון עם חתימה יש לכם גם את האפשרות לקבל את חתימתו של המשתמש בצורה גרפית בדומה לחתימה בכתב יד. אפשרות זו מעניקה תוקף משפטי חזק יותר לחתימת המשתמש וגם מאפשרת להפיק מסמך מסודר שמרכז את כל המידע שנאסף באמצעות הטופס המקוון ואשר בסופו ו/או לאורכו, תופיע חתימתו של המשתמש בכתב ידו לכאורה.

בתהליך יצירת טופס מקוון עם חתימה יש לכם גם את האפשרות לקבל את חתימתו של המשתמש בצורה גרפית בדומה לחתימה בכתב יד.

איך משלבים חתימה גרפית בטופס מקוון?

בתהליך של יצירת טופס מקוון עם חתימה, יש לכם את האפשרות לשלב את האפשרות של חתימה גרפית מצד המשתמש. חתימה זו ניתנת לשילוב בסוף הטופס ובכל שלב ושלב בו. כך למשל, אם אתם רוצים לאסוף פרטים שונים מהמשתמש ובסוף התהליך להפיק מעין מסמך שמרכז את כל הפרטים וחתום לכל אורכו בחתימת ידו של המשתמש, תוכלו לשלב את האופציה של חתימה גרפית בשלבים שונים לאורך מילוי הטופס, כשלמשתמש ברור בדיוק על מה הוא חותם ומהם הפרטים שהוא מאשר בכך. החתימה בסוף מאשרת בדרך כלל את נכונות כל הפרטים שנמסרו לאורך הטופס כולו.

חתימה גרפית על גבי טופס מקוון הוא פיצ'ר קל מאוד ליישום ומבוצע באמצעות מסגרת המופיעה על גבי המסך ובתוכה יכול המשתמש לחתום באמצעות אצבעו (על גבי מסך מגע) או באמצעות עכבר המחשב. חתימה זו, אינה מדויקת ואינה עקבית מן הסתם, אבל היא בעלת משמעות רבה בשיקוף הלך הרוח של המשתמש ושיקוף הסכמתו ואישורו לדברים. במילים אחרות, החתימה הגרפית היא מעין סימן גרפי ומוחשי, שמעיד על כך שהמשתמש ביצע פעולה כלשהי לאישור והסכמה ושהלך הרוח שלו בזמן ביצוע הפעולה היה הלך רוח משפטי מתוך כוונה שלחתימתו יש ערך משפטי. בהליכים משפטיים שיכולים להתעורר בהמשך הדרך סביב סוגיות של הכחשת חתימה למשל, לחתימה גרפית כזאת יכול להיות ערך מכריע בעיגון התוקף המשפטי של המסמך עליו חתם המשתמש בצורה דיגיטלית.

את התהליך של יצירת טופס מקוון עם חתימה אתם לא רוצים לעשות בעצמכם, אלא בשיתוף גורמים מקצועיים ותוך הסתמכות על כלים מקצועיים וייעוץ מקצועי.

האם חתימה דיגיטלית בכלל תקפה מבחינה משפטית?

ככלל, התשובה היא כן ובשנים האחרונות היא בהחלט כן ונסביר. ככלל, גם הודעת דוא"ל פשוטה יכולה להוות ראיה בבית המשפט, על אף שלכאורה אין לה כל תוקף משפטי. מבחינת בית המשפט, כל דבר שיכול להוכיח את דברי הטוען הוא קביל ובלבד שהטוען יכול להוכיח את האותנטיות של ראיותיו. בהתאם לכך, אם מישהו חתם לכם על דבר מה בעבר בצורה דיגיטלית, יש לחתימה הזאת ערך משפטי מסוים, גם אם לא דומה לחתימה ידנית על גבי נייר. העניין הוא, שבמקרה כזה נטל ההוכחה הוא על זה שטוען כי המשתמש אכן חתם על הטופס בצורה דיגיטלית. במילים אחרות, כאשר שני צדדים מתנהלים זה מול זה והאחד טוען שהוא לא חתם בעוד השני טוען שהוא חתם, נטל ההוכחה הוא על זה שטוען שהוא חתם ועליו להוכיח שאכן בוצעה חתימה. בחוק, מוגדר סוג של חתימה דיגיטלית – 'חתימה מאובטחת' ובה כל צד יכול לאשר את זהותו של החותם השני והחותם יכול לאשר כי לא בוצעו כל שינויים במסמך לאחר שהוא חתם עליו.

בשנת 2018 שונה החוק ובמסגרת זו קיבל סוג חתימה נוסף תוקף משפטי מחייב – 'חתימה מאושרת'. חתימה מאושרת היא חתימה מאובטחת המבוצעת בפיקוח של צד שלישי, כלומר ישנו גורם חיצוני שאינו קשור לצדדים, אשר מתווך את החתימה בין הצדדים ומפיק אישור רשמי לגבי זהות החותמים, תוכן המסמך בזמן החתימה ואי היכולת לשנות את תוכנו לאחר החתימה. במקרה שהחתימה מבוצעת בנוכחות צד שלישי כזה, החתימה הופכת ממאובטחת למאושרת ובמקרה הזה מדובר למקבילה זהה לחתימה ידנית על גבי נייר. צד שלישי זה הוא בדרך כלל חברות המספקות את השירות של חתימה אלקטרונית ומעמידות פלטפורמות דיגיטליות באמצעותן יכולים הצדדים להתקשר ביניהם, להוכיח את זהותם ולבצע את החתימה. באמצעות רכיבי תוכנה ייעודיים, ניתן לשלב את הפלטפורמות הללו בטופס מקוון שאתם יוצרים בעצמכם ובכך למעשה להפוך את החתימה של המשתמשים שלכם על גבי הטופס המקוון שלכם לחתימה מאושרת לכל דבר ועניין.

יצירת טופס מקוון עם חתימה – מה אתם צריכים לעשות עכשיו?

ככלל, את התהליך של יצירת טופס מקוון עם חתימה אתם לא רוצים לעשות בעצמכם, אלא בשיתוף גורמים מקצועיים ותוך הסתמכות על כלים מקצועיים וייעוץ מקצועי. הסיבות לכך הן רבות ומגוונות, החל מבניית טופס בצורה נכונה, שלא תגרום לנטישת הלקוחות לפני תום מילוי הטופס וכלה בגיבוש הטופס בצורה כזאת שתעניק לו תוקף משפטי מקסימלי. יחד עם זאת, זה לא אומר שאתם צריכים להיות מנותקים מן התהליך כולו, אלא להיפך.

לכם יש תפקיד חשוב מאוד בהגדרת כלל השדות שצריכים להופיע בטופס ובהיבט זה אתם רוצים להתמקד אך ורק בשדות שבאמת נדרשים ולהימנע מהוספת שדות שאינם מחויבי המציאות. ככלל, ככל שהמשתמש נדרש למלא יותר שדות ולבצע יותר לחיצות, כך עולה הסבירות שהוא ינטוש את התהליך באמצע ופשוט יעזוב. מצד שני, ישנם פרטים שאי אפשר לוותר עליהם והם אכן צריכים להתקבל מן המשתמש ועל כן, חשוב מאוד להגדיר בדיוק את מטרת הטופס ואת כל פרטי המידע שיש לאסוף מן המשתמש. לאחר מכן, חשוב גם לבחון האם ישנם אלמנטים נוספים שתרצו לאסוף מן המשתמש, למשל צילום של תעודת זהות, קובץ של אישור כלשהו וכן הלאה. במקרים בהם נדרש התהליך של יצירת טופס מקוון עם חתימה, מדובר בדרך כלל בטפסים מורכבים ובהם לרוב אכן נדרשים כל האלמנטים הללו, שלשילובם בהחלט נדרש ידע מקצועי וייעוץ מקצועי.

לבסוף, עליכם לבחון את כל ההיבט המשפטי ואת האופן בו אתם מקבלים את חתימת המשתמש על הטופס בכל שלב לאורך מילוי הטופס, בו אכן נדרשת חתימתו וכמובן בסוף תהליך מילוי הטופס. בהיבט זה אתם רוצים לבחון שילוב בין סימוני צ'קבוקס, לחיצה על כפתורי אישור, אישור קוד בסמס או במייל וכמובן שילוב של חתימה גרפית כפי שהסברנו קודם לכן. לבסוף, חשוב לבחון את האופן בו אתם משלבים גורם מוסמך ומורשה לפיקוח ותיווך של חתימה דיגיטלית על מנת שהחתימה על גבי הטופס שלכם תהיה חתימה מאושרת בעלת תוקף משפטי מקסימלי. כל אלה דורשים ידע מקצועי, ייעוץ מקצועי ואנשי מקצוע, איתם אתם רוצים לעבוד לגיבוש הטופס המקוון שלכם מא' ועד ת'.

אז מה היה לנו בכתבה:

טכנאי מחשבים

טכנאי מחשבים

בעזרת easy2sign תוכלו לחתום דיגיטלית על כל מסמך. אנחנו מגבים את כל החומרים שלכם בצורה מסודרת בשרתים שלנו, בגוגל, דרופבוקס ועוד. החברה קיימת מעל עשור ומספקת מגוון תוכנות ופתרונות 360 מעלות לעסקים.
לסיכום, אם אתם מחפשים שירות מקצועי, אמין עם ניסיון רב, אתם מוזמנים להשאיר את הפרטים שלכם מטה וליצור איתנו קשר. נשלח לכם הצעת מחיר המותאמת בדיוק לעסק שלכם, לצרכים שלכם ולאסטרטגיה העסקית שלכם. מחכים לכם.