יצירת טופס מקוון

הטפסים המקוונים שיפרו את ההתנהלות של מגוון עסקים ברחבי העולם. הם מאפשרים עבודה קלה יותר, מסודרת יותר, יעילה יותר, זולה יותר ואפילו שמירה על איכות הסביבה. במאמר הבא נרחיב מהו טופס מקוון, כיצד ניצור טופס כזה, מה היתרונות שלו ולמי הוא מתאים.

יצירת טופס מקוון- מהו טופס מקוון?

אז אתם רוצים לעבור להשתמש עם טופס מקוון. אך מהו טופס מקוון? טופס מקוון הוא למעשה כל מסמך שהועבר לפורמט מקוון, כלומר דיגיטלי, וניתן לשלוח אותו למילוי ולחתימה על ידי מי שנבחר כמו לקוחות, עובדים, שותפים, מנהלים ועוד.

למעשה ניתן להפוך כל מסמך Word או מסמכי PDF לטופס מקוון. כך ניתן לשלוח את הטופס הדיגיטלי בקלות על ידי הודעת SMS, וואטסאפ או באימייל. בצורה זו הנמען יוכל למלא את הפרטים שלו בקלות, לחתום על הטופס ולשלוח לכם אותו בקלות מבלי להצטרך להגיע למקום ספציפי או להיפגש איתכם פנים אל פנים על מנת למסור את הטפסים.

בטופס מקוון ניתן לעשות שימושים רבים כמו חישוב שכר עובד, חישוב והעברת מידע למס הכנסה, העברה לעורך דין, העברה לרואה חשבון ועוד.

כיצד נבצע יצירת טופס מקוון?

בשנים האחרונות יותר ויותר אנשים בוחרים להעביר את ההתנהלות שלהם ולעבוד עם טפסים מקוונים, ביניהם גם רשויות המדינה. הסיבה לכך היא שהטפסים המקוונים מאפשרים לייעל את ההתקשרות ואת העבודה מול אנשים רבים והם מעניקים מגוון יתרונות נוספים כמו חיסכון בזמן, חיסכון בכסף ואפילו שמירה על איכות הסביבה. אך כיצד נבצע יצירת טופס מקוון?

קיימות מגוון מערכות שונות המאפשרות ליצור או לשנות טפסים מקוונים, אשר חלקן אפילו חינמיות. על ידי מערכות אלה, תוכלו לבנות טפסים מקוונים חדשים בקלות, או לשנות טופס קודם, במקרה הצורך. מערכות אלה מאפשרות לכם להוסיף מקום לחתימה מקוונת, שדה חדש בטופס, הוספת כפתורים נוספים ועוד מגוון אפשרויות שונות. בצורה זו גם הנמען נהנה מחיים קלים יותר. הוא לא צריך לסרוק או להדפיס את הטופס על מנת למלא אותו ולשלוח אותו מחדש, הוא יכול למלא את הטופס המקוון בקלות מבלי לבצע שגיאות ואם נעשו שגיאות ניתן לתקן אותן בקלות.

שימו לב שאם אתם חברה, עסק, או ארגון ואתם לא עובדים עם אחת מהמערכות הללו, כדאי לכם מאוד לעשות את המעבר לכך. יש לקחת בחשבון כי תהליך ההטמעה מצריך תמיכה בבניה הראשונית של הטפסים המקוונים. כמו כן יש לבצע התאמה מלאה לכלל הצרכים של החברה, העסק או הארגון שלכם.

מה זה אומר? שאתם צריכים להתאים את הטפסים המקוונים לצרכי החברה, לאופי הפעילות בה, לבעלי התפקידים שצריכים להשתמש בטפסים הללו, העובדים שצריכים להשתמש בטפסים ועוד. למעשה כל מי שצריך להשתמש בטפסים הללו צריך לדעת כיצד לעבוד איתם ועוד. באופן כללי מדובר בפעולות יחסית פשוטות שניתן ללמוד על ידי ליווי פשוט והן ישדרגו את התנהלות החברה שלכם, יעזרו לכם לייעל זמנים ולהתנהל בקלות מול כל אנשי ההתקשרות של החברה.

מה היתרונות של יצירת טופס מקוון?

לטפסים המקוונים יש יתרונות רבים. ריכזנו לכם את המרכזיים באים.

חיסכון בזמן	כאשר עובדים עם הטפסים המקוונים יכולים לחסוך באופן משמעותי את זמן העבודה. ניקח לדוגמא את טופס 101. כבעלי עסק, להעביר לכל העובדים שלכם כל שנה את טופס 101, לחכות שימלאו אותו ויחתמו עליו ואז לשלוח אותו, יכול לקחת לא מעט זמן והתעסקות. במיוחד במידה שיש טפסים שלא מולאו כראוי ואז יש צורך להחזיר את הטופס לעובד ולהמתין שוב למילוי שלו. פעמים רבות המעסיק רודף אחר העובד על מנת שימלא את הטופס ויחזיר אותו בזמן. כאשר עושים זאת על ידי טופס מקוון, ניתן לשלוח לכולם את הטופס במייל ואז להעביר אותו הלאה במייל, מה שמקצר את זמן העבודה משמעותית.
התייעלות בהתנהלות	כאשר עובדים עם טפסים מקוונים ההתנהלות הופכת ליעילה יותר, הן מול הלקוחות והן מול העובדים. כפי שציינו, במילוי טופס 101 לדוגמא, ההתנהלות מול העובדים הופכת ליעילה יותר וקלה יותר. כך גם כאשר צריכים לקבל חתימות מלקוחות. חתימה של לקוח על טופס כלשהו יכולה לקחת לא מעט זמן. לעומת זאת, חתימה על טופס מקוון נשלחת ישירות למייל או אפילו בהודעת SMS או בהודעת וואטסאפ. כך אתם יכולים לייעל את ההתנהלות שלכם מול הגורמים הרלוונטיים.
חסכון בכסף	כאשר אתם משתמשים בטפסים מקוונים אתם לא משתמשים בנייר. כך אתם יכולים לחסוך אלפי שקלים על נייר, על דיו של מדפסת ועל כל מה שכרוך בכך. ההתנהלות המקוונת לא מצריכה מכם שום דבר מלבד חיבור לחשמל וחיבור לאינטרנט, שנחשבים לזולים יותר משמעותית מהזמנה קבועה של נייר, דיו וכדומה.
סדר ואחסון	יתרון נוסף שיש לטפסים המקוונים הוא שאתם יכולים להגיד שלום ולא להתראות למדפי האחסון הרבים. יותר לא תצטרכו לטפל בניירת שנערמת בלי סוף. כך תוכלו להתנהל עם הרבה יותר סדר. כמו כן, הטפסים המקוונים עוזרים לכם לעקוב באופן יעיל ופשוט אחר הטפסים השונים ולקבל את המידע באופן מסודר הרבה יותר וברור הרבה יותר.
שמירה על איכות הסביבה	המודעות לזיהום הסביבתי ולצורך בשמירה על איכות הסביבה הולכת וגוברת עם השנים. יותר ויותר אנשים מנסים לחשוב על דרכים בהן יוכלו לשמור על איכות הסביבה מבלי לשנות את שגרת החיים שלהם. כאשר אתם משתמשים בטופס מקוון אתם מפסיקים את השימוש בנייר. כך במקום להשתמש בנייר אתם עוברים לטפסים מקוונים, שאין צורך להדפיס בשביל לשלוח ממקום למקום. ההתנהלות שלכם היא מקוונת לגמרי מה שהופך אותה לירוקה ולידידותית לסביבה. שימו לב ששמירה על איכות הסביבה מביאה יתרון נוסף, שכן לקוחות רבים יכולים לבחור בעסק שלכם על פני עסקים אחרים בזכות העובדה שאתם תורמים למאבק הסביבתי.

למי מתאימה יצירת טופס מקוון?

לכולם. המעבר לטפסים מקוונים הפך לנפוץ מאוד וכיום הוא רלוונטי לכל עסק, לכל חברה ולכל ארגון. בין אם מדובר במגזר הפרטי ובין אם מדובר במגזר הציבורי. כלל העסקים והחברות מחפשים דרכים לייעל ולשפר את ההתנהלות שלהם ואת ניצול הזמן שלהם וכך לחסוך בזמן ובכסף.

כמובן שהדבר רלוונטי יותר עבור ארגונים או עסקים גדולים בהם השימוש בטפסים הוא שימוש יומיומי ושגרתי. עבור עסקים אלה, המעבר לטפסים מקוונים הוא חשוב ומשמעותי אף יותר. אם יש לכם עסק בו ההתנהלות עם טפסים היא דבר קבוע לדוגמא אם יש לכם לקוחות שנדרשים לחתום על טפסים שאתם שולחים להם, כדאי לכם לעבור לטפסים מקוונים על מנת להנות מהיתרונות שציינו מעל.

לבסוף, עליכם לבחון את כל ההיבט המשפטי ואת האופן בו אתם מקבלים את חתימת המשתמש על הטופס בכל שלב לאורך מילוי הטופס, בו אכן נדרשת חתימתו וכמובן בסוף תהליך מילוי הטופס. בהיבט זה אתם רוצים לבחון שילוב בין סימוני צ'קבוקס, לחיצה על כפתורי אישור, אישור קוד בסמס או במייל וכמובן שילוב של חתימה גרפית כפי שהסברנו קודם לכן. לבסוף, חשוב לבחון את האופן בו אתם משלבים גורם מוסמך ומורשה לפיקוח ותיווך של חתימה דיגיטלית על מנת שהחתימה על גבי הטופס שלכם תהיה חתימה מאושרת בעלת תוקף משפטי מקסימלי. כל אלה דורשים ידע מקצועי, ייעוץ מקצועי ואנשי מקצוע, איתם אתם רוצים לעבוד לגיבוש הטופס המקוון שלכם מא' ועד ת'.

טופס מקוון הוא מונח גג, שיכול לכלול בתוכו אינספור תצורות של תהליך אינטראקטיבי לקליטת פרטים מן המשתמש, לכל מטרה שהיא. בשורות הבאות נביא בפניכם אלמנטים מרכזיים שעליכם להכיר בתהליך של בניית טופס מקוון, לרבות אלמנטים משפטיים שיש לקחת בחשבון וחלקם יהיו יותר או פחות רלוונטיים ספציפית עבורכם. אז מה זה טופס מקוון? למה הוא משמש? מה חשוב לוודא כאשר בונים טופס כזה? האם לטופס כזה יש תוקף משפטי? בשורות הבאות תוכלו למצוא את כל התשובות לכל השאלות בנושא של בניית טופס מקוון.

מה זה טופס מקוון?

בעברית אומרים טופס. בלועזית אומרים Form והסיבה שאנחנו פותחים את דברנו עם אמירה פשוטה זו היא, שהמילה Form היא גם אחת הפקודות השכיחות ביותר בשפת תכנות HTML באמצעותה מקודדים מרבית האתרים באינטרנט. במילים אחרות, אם קישורים הם הכלי האינטראקטיבי השכיח ביותר באינטרנט, הרי שטפסים הם הכלי השני השכיח ביותר ויש לכך סיבה טובה. טופס מקוון הוא תהליך אינטראקטיבי במסגרתו מספק המשתמש מידע כלשהו לאתר. מידע זה יכול להיות כתובת דוא"ל או מספר טלפון, הוא יכול להיות ביטוי לחיפוש שאותו אנו מזינים בתוך תיבת חיפוש ולוחצים על כפתור החיפוש והוא יכול להיות מידע אישי מעמיק ומפורט כאשר אנו מצטרפים לשירות חשוב כלשהו באמצעות האינטרנט. ברמה הטכנית, טופס מקוון הוא דף אינטרנט שבו יש לפחות שדה קלט אחד (תיבת טקסט, צ'קבוקס, כפתור בחירה וכן הלאה) וכפתור אחד לשליחת הקלט לאתר. מהתצורה הבסיסית הזאת, שאותה אפשר למצוא כמובן בדף הפופולארי ביותר באינטרנט הלוא הוא דף החיפוש של גוגל (הזנת ביטוי חיפוש ולחיצה על כפתור החיפוש), הטופס יכול להפוך למורכב הרבה יותר, ארוך הרבה יותר וגם בעל היבטים משפטיים מורכבים יותר.

על מה חשוב להקפיד בתהליך של בניית טופס מקוון?

ובכן, הנחת הבסיס ממנה אתם רוצים לצאת בתהליך של בניית טופס מקוון היא, שהיה עדיף לו לא היה כלל צורך למלא טופס כזה. מילוי טופס הוא תמיד כורח ולא בחירה חופשית. כולנו היינו שמחים לו רק היינו יכולים להופיע במשרד ממשלתי כלשהו ומעצם הזיהוי שלנו או אולי בכוח המחשבה שלנו, היינו יכולים להעביר לפקיד את כל הפרטים הדרושים לו וללכת לדרכנו. אלא שבעולם המציאות אנו נדרשים למלא את הטופס ולמסור את הפרטים הנדרשים בתהליך שלא תמיד יש לנו כוח אליו או חשק לעבור אותו. בדיוק מהסיבה הזאת, כאשר אתם בונים טופס מקוון, אתם רוצים לבחון את הדברים לא רק מנקודת המבט שלכם ביחס לפרטים שאתם רוצים לקבל מהמשתמש, אלא גם ובעיקר מנקודת המבט שלו, שממנה נראה מילוי הטופס כמו כורח בלתי רצוי.

בהתאם לכך, בתהליך של בניית טופס מקוון, אתם רוצים להקפיד על הכלל של קליטת אך ורק פרטים הכרחיים מן המשתמש ולא מעבר לכך. ייתכן שישנם פרטים נוספים שהייתם שמחים לקבל, אבל אם הם אינם הכרחיים למטרה שמעוניין המשתמש להשיג מולכם, זה לא הזמן לבקש אותם ממנו. בשלב מתקדם יותר של מערכת היחסים ביניכם תוכלו לבקש פרטים נוספים, אבל כעת אתם רוצים להתמקד אך ורק בפרטים ההכרחיים מבחינתכם. מדוע? מכיוון שאתם רוצים שהטופס ימלא את מטרתו בדרך הקצרה ביותר, המהירה ביותר והקלה ביותר עבור המשתמש. אי עמידה בתנאי זה תגרום לנטישה של משתמשים באמצע מילוי הטופס – אחד האתגרים הקשים ביותר בעולם המסחר האלקטרוני, אותו חווה כל חנות מקוונת כשמשתמשים נוטשים את עגלת הקניות שלהם באמצע מילוי טופס הרשמה או טופס מילוי פרטים אישיים. עם הטופס שלכם אתם לא רוצים להגיע למקום הזה ולכן אתם רוצים לתמצת את הטופס עד כמה שניתן ולתת למשתמש להבין שהוא ממלא אך ורק את מה שהכרחי בשלב הזה.

על מה חשוב להקפיד מבחינה משפטית?

ככלל, כל אמירה, כל רישום וכל מסמך כתוב, אפילו אם הוא דיגיטלי, יכולים להוות ראיה משפטית בבית המשפט ולכן לכל טופס יש תוקף משפטי כלשהו. יחד עם זאת, תוקף משפטי זה יכול להיות כל כך חלש, עד כדי כך שלא ניתן להישען עליו באף הליך משפטי. כך למשל, כאשר משתמש לוחץ על כפתור אישור לגבי קבלת תנאי הסכם כלשהו באופן מקוון, נטל ההוכחה כי אותו משתמש אכן לחץ על הכפתור וכי הוא היה מודע לכך שהוא נותן התחייבות משפטית בלחיצה זו, חל על האתר ולא על המשתמש. המשתמש יכול לטעון שמישהו אחר השתמש במחשב שלו ולחץ על הכפתור בשמו. הוא יכול לטעון שלא היה מודע לכך שמדובר בהסכמה משפטית מחייבת מבחינתו וכן הלאה.

המשמעות של דברים אלה בתהליך של בניית טופס מקוון היא, שאם הטופס הזה מגלם בתוכו אלמנטים משפטיים שחשוב לכם לעגן בו, אתם רוצים לפעול על פי כלל החתימה המאושרת שנובע מחוק חתימה אלקטרונית בישראל. על פי חוק זה, חתימה אלקטרונית תהיה בעלת תוקף משפטי של חתימה ידנית בכתב יד, אך ורק אם ניתן לאמת ולוודא את זהות החותם, אם החותם מודע להתחייבות המשפטית שלו בחתימתו, אם החותם יוכל לוודא שאף אחד לא יכול לשנות את תוכן ההסכם לאחר שחתם עליו והכי חשוב, אם ישנו צד שלישי מוסמך ומורשה שמפקח על תהליך החתימה ומוודא את העמידה בכל התנאים הללו.

היום ישנן חברות שונות המספקות פלטפורמות לביצוע חתימה אלקטרונית בצורה בטוחה על פי החוק וכל חתימה שניתנה במסגרת פלטפורמה כזאת, כמוה כמו חתימה ידנית שנחתמה בעט על גבי נייר. את הפלטפורמות הללו תוכלו לשלב בטופס המקוון שלכם באמצעות קוד תוכנה שיסופק לכם מספק הפלטפורמה, כך שמבחינת המשתמש הוא לעולם לא יוצא מהטופס שלכם וכל הפיקוח של אותו צד ג' על תהליך החתימה הוא שקוף לגמרי מבחינתו. מבחינתכם אתם, הטופס שלכם הופך להיות בעל תוקף משפטי מלא, באופן שלא יאפשר לאף אחד להתכחש לחתימתו על הטופס. זהו כאמור אלמנט מאוד ייחודי שנדרש בטפסים מאוד ספציפיים למשל, להצטרפות לשירות פיננסי או ממשלתי, אך לרוב, טפסים מקוונים הם טפסים פשוטים שאין בהם כל מחויבות משפטית, אלא משמשים ככלי שיווקי לעסק. במקרים אלה אין כל משמעות לתוקף המשפטי ואין צורך גם לצלול לתוך העניין הזה.

בנייה מקצועית על פי סטנדרטים מודרניים

לבסוף, בניית טופס מקוון חייבת להתבצע בצורה מקצועית, עם עיצוב מתאים ועל פי הסטנדרטים הנדרשים מבחינת חוויית משתמש. אי עמידה של הטופס בתנאים אלה, יכולה להוביל לגיבוש תפיסה שלילית של המשתמש כלפיכם ולמצב בו הטופס הופך מנכס לנטל, על אף הערך החשוב שעומד מאחוריו. בכדי להימנע ממצב כזה, אתם רוצים לנהל ולבצע את כל התהליך של בניית טופס מקוון בסיוע וליווי של גורם מקצועי, שידאג גם לסוגיית קידוד הטופס, גם לעיצוב הטופס וגם לבנייתו בצורה חכמה ויעילה כמו גם שילוב של אלמנטים משפטיים כפי שפירטנו לעיל, אם יש צורך בהם. טופס הוא כלי שיווקי, מכירתי ועסקי חזק מאוד אבל אם לא בונים אותו נכון, הוא יכול לייצר יותר נזק מאשר תועלת, על כן הקפידו לעשות את הדברים בצורה נכונה ובליווי אנשי המקצוע המתאימים.

כפי שהבנו, המעבר לטופס מקוון מעניק מגוון יתרונות שונים ורבים מאוד. כל ארגון שעושה מעבר לטפסים מקוונים יכול להתנהל בצורה טובה הרבה יותר. מדובר בפתרון קל, נוח, יעיל וזול שעוזר לכם, בעלי העסקים, לחסוך בזמן ובכסף ולהתנהל נכון יותר, הן מול העובדים והן מול הלקוחות. כמו כן, מלבד להתייעלות של העסק שלכם, אתם משדרגים את חוויית השירות של הלקוחות, מה שיכול להוביל לא מעט לקוחות לבחור בכם בזכות התנהלות נוחה ופשוטה יותר.

זה גם המקום לציין שהטופס הוא מה שיושב בפרונט, בתווך שבין האתר ובין המשתמש אך כל התהליך של קליטת הנתונים מהטופס, עיבוד הנתונים וכן הלאה, דורש תשתית טכנולוגית מתאימה. כך למשל, קליטת מספר כרטיס אשראי, שליחת בקשת אישור לחברת האשראי, גביית התשלום, שליחת דוא"ל אישור הזמנה ללקוח, משלוח חשבונית ללקוח, עדכון הרשומות בעסק לגבי העסקה וכן הלאה. שימו לב, שמרבית הפלטפורמות לבניית טופס מקוון אינן תומכות בכל אלה, אלא רק מאפשרות לכם לבנות את הטופס ולשלב אותו במערכת קיימת משלכם. אם אתם צריכים לבנות גם את כל המערכת הלוגיסטית מסביב לטופס, יש להתייעץ עם גורם מקצועי. גם בנושא הזה ישנן פלטפורמות מסודרות לניהול מידע באתרי אינטרנט, שיכולות לבצע עבורכם את כל העבודה, החל מבניית הטופס ועד משלוח החשבונית ללקוח, אבל כל אלה צריכים להיבחן על מנת שניתן יהיה לשלב אותם בצורה אפקטיבית בתוך אתר האינטרנט שלכם.

טופס מקוון הוא אחד האלמנטים השכיחים ביותר באינטרנט. תיבת החיפוש בגוגל היא טופס מקוון וכך גם כל שדה טקסט בו יכול המשתמש להזין את כתובת הדוא"ל שלו בכדי להירשם לשירות כלשהו. טופס מקוון הוא כמובן גם טופס מורכב יותר, שנועד לאסוף פרטים רבים מהמשתמש בכדי לרשום אותו לשירות מסוים. אבל מה אם אתם רוצים לא רק לאסוף פרטים מן המשתמש, אלא גם לקבל את החתימה שלו על גבי הטופס? ובכן, יצירת טופס מקוון עם חתימה היא קלה היום יותר מאי פעם וכעת היא גם חוקית לחלוטין ועומדת בכל ההגדרות החוקיות הנדרשות בכדי לתת לה תוקף זהה לחתימה ידנית. איך עושים את זה ואיך יוצרים טופס מקוון שעליו גם ניתן לחתום? על כך תוכלו לקרוא ממש כאן בשורות הבאות.

טופס מקוון עם חתימה – מי צריך את זה?

מילוי טופס מקוון היא אחת הפעולות האינטראקטיביות השכיחות ביותר אונליין. לצורך העניין, טופס מוגדר ככל דף אינטרנט שבו יכול המשתמש להזין פרט כלשהו ולשלוח אותו אל האתר לכל צורך שהוא. כך למשל, שדה הקלט של ביטוי החיפוש במנוע החיפוש של גוגל הוא טופס מקוון לכל דבר ועניין. יש בו שדה טקסט בו מזין המשתמש את ביטוי החיפוש הנדרש ויש בו כפתור שבלחיצה עליו, שולח המשתמש את גוגל לחפש עבורו את הביטוי ברחבי האינטרנט. טופס יכול להיות גם טיפה יותר מורכב, כמו למשל טופס יצירת קשר בו יכול המשתמש להזין את שמו, כתובת הדוא"ל שלו, נושא הפנייה ותוכן הפנייה, במטרה לקבל מענה משירות הלקוחות באותו אתר. גם ברכישה אונליין אנו ממלאים טופס ובו אני מזינים את שמנו, כתובתנו, אפשרות המשלוח המועדפת עלינו וכמובן פרטי כרטיס האשראי לצורך תשלום. כל אלו הם טפסים מקוונים, המהווים כלי חשוב ומרכזי באינטראקציה אונליין.

אבל מה קורה עם טפסים בהם נדרשת גם חתימת המשתמש? האם ישנה אפשרות של יצירת טופס מקוון עם חתימה? ועד כמה תקפה החתימה הזאת מבחינה משפטית? ובכן, היום, בניגוד לעבר, ניתן בהחלט ליצור טופס מקוון שבסופו או אפילו במספר שלבים לאורכו, יכול המשתמש לחתום על גבי הטופס כמעין כלי להצהרת מחויבות משפטית לתוכן הטופס ולכוונת מילוי הטופס. טופס כזה יכול להידרש בהרשמה לשירותים שונים שיש בהם מרכיב משפטי מובהק. אחת הדוגמאות הטובות ביותר לכך היא הצטרפות לקופת גמל, קרן השתלמות או כל שירות פיננסי שהוא, באמצעות האינטרנט. במקרה כזה, ירצה ספק השירות לקבל פרטים שונים של המשתמש ובכלל זה שם מלא, תאריך לידה, כתובת מגורים, מספר טלפון, מספר תעודת זהות, אולי גם פרטים על רקע פיננסי, כוונות השקעה וכן הלאה. בכדי להבטיח את עצמו מבחינה משפטית, נדרש ספק השירות להחתים את המשתמש בטרם יוכל לספק לו את השירות ופה נכנסת הפונקציה של יצירת טופס מקוון עם חתימה, עליה נרחיב מייד. ספקי שירותים פיננסיים הם כמובן לא היחידים שעשויים להזדקק לאופציה הזאת וכל גורם שהוא, המעוניין ליצור אינטראקציה עם משתמשים באמצעות האינטרנט ולעגן את האינטראקציה הזאת עם כלי משפטי כמו חתימה, יכול להיעזר בכלי זה באותה המידה.

איך יכול המשתמש לחתום אונליין?

לפני שמתחילים בתהליך של יצירת טופס מקוון עם חתימה, חשוב להכיר את הסוגים השונים של חתימות דיגיטליות, שלא תמיד דומות לאופן בו אנו חותמים עם עט על גבי נייר. לצורך העניין, חתימה היא כל פעולה שאותה מבצע המשתמש בכדי לאשר דבר מה, מתוך ידיעה ברורה שהפעולה שהוא מבצע תיחשב לאישור ברמה המשפטית. חתימה בכתב יד היא מקרה מאוד ייחודי בו ברור לנו באופן מובהק שלחתימה שלנו יש ערך משפטי. בלחיצה על כפתור באינטרנט, זה לא תמיד יכול להיות מובן ככזה ולכן ככלל, מומלץ תמיד לצרף לכל טופס מקוון גם אלמנט של חתימה גרפית ומייד נסביר איך עושים זאת.

כפי שאמרנו קודם לכן, חתימה יכולה לבוא לידי ביטוי בדרכים שונים של אישור מצד המשתמש ולכן גם לחיצה על כפתור "הבנתי, ואני מסכים" היא מעין חתימה. סימון צ'קבוקס המאשר כי המשתמש קרא את ההסכם ומסכים לו, יכול גם הוא להיחשב כחתימה לכל דבר ועניין. במילים אחרות, כל פעולה שהמשתמש מבצע בכדי להביע את הסכמתו ואישורו לדברים היא חתימה לכל דבר ועניין. ובכל זאת, בתהליך יצירת טופס מקוון עם חתימה יש לכם גם את האפשרות לקבל את חתימתו של המשתמש בצורה גרפית בדומה לחתימה בכתב יד. אפשרות זו מעניקה תוקף משפטי חזק יותר לחתימת המשתמש וגם מאפשרת להפיק מסמך מסודר שמרכז את כל המידע שנאסף באמצעות הטופס המקוון ואשר בסופו ו/או לאורכו, תופיע חתימתו של המשתמש בכתב ידו לכאורה.

איך משלבים חתימה גרפית בטופס מקוון?

בתהליך של יצירת טופס מקוון עם חתימה, יש לכם את האפשרות לשלב את האפשרות של חתימה גרפית מצד המשתמש. חתימה זו ניתנת לשילוב בסוף הטופס ובכל שלב ושלב בו. כך למשל, אם אתם רוצים לאסוף פרטים שונים מהמשתמש ובסוף התהליך להפיק מעין מסמך שמרכז את כל הפרטים וחתום לכל אורכו בחתימת ידו של המשתמש, תוכלו לשלב את האופציה של חתימה גרפית בשלבים שונים לאורך מילוי הטופס, כשלמשתמש ברור בדיוק על מה הוא חותם ומהם הפרטים שהוא מאשר בכך. החתימה בסוף מאשרת בדרך כלל את נכונות כל הפרטים שנמסרו לאורך הטופס כולו.

חתימה גרפית על גבי טופס מקוון הוא פיצ'ר קל מאוד ליישום ומבוצע באמצעות מסגרת המופיעה על גבי המסך ובתוכה יכול המשתמש לחתום באמצעות אצבעו (על גבי מסך מגע) או באמצעות עכבר המחשב. חתימה זו, אינה מדויקת ואינה עקבית מן הסתם, אבל היא בעלת משמעות רבה בשיקוף הלך הרוח של המשתמש ושיקוף הסכמתו ואישורו לדברים. במילים אחרות, החתימה הגרפית היא מעין סימן גרפי ומוחשי, שמעיד על כך שהמשתמש ביצע פעולה כלשהי לאישור והסכמה ושהלך הרוח שלו בזמן ביצוע הפעולה היה הלך רוח משפטי מתוך כוונה שלחתימתו יש ערך משפטי. בהליכים משפטיים שיכולים להתעורר בהמשך הדרך סביב סוגיות של הכחשת חתימה למשל, לחתימה גרפית כזאת יכול להיות ערך מכריע בעיגון התוקף המשפטי של המסמך עליו חתם המשתמש בצורה דיגיטלית.

האם חתימה דיגיטלית בכלל תקפה מבחינה משפטית?

ככלל, התשובה היא כן ובשנים האחרונות היא בהחלט כן ונסביר. ככלל, גם הודעת דוא"ל פשוטה יכולה להוות ראיה בבית המשפט, על אף שלכאורה אין לה כל תוקף משפטי. מבחינת בית המשפט, כל דבר שיכול להוכיח את דברי הטוען הוא קביל ובלבד שהטוען יכול להוכיח את האותנטיות של ראיותיו. בהתאם לכך, אם מישהו חתם לכם על דבר מה בעבר בצורה דיגיטלית, יש לחתימה הזאת ערך משפטי מסוים, גם אם לא דומה לחתימה ידנית על גבי נייר. העניין הוא, שבמקרה כזה נטל ההוכחה הוא על זה שטוען כי המשתמש אכן חתם על הטופס בצורה דיגיטלית. במילים אחרות, כאשר שני צדדים מתנהלים זה מול זה והאחד טוען שהוא לא חתם בעוד השני טוען שהוא חתם, נטל ההוכחה הוא על זה שטוען שהוא חתם ועליו להוכיח שאכן בוצעה חתימה. בחוק, מוגדר סוג של חתימה דיגיטלית – 'חתימה מאובטחת' ובה כל צד יכול לאשר את זהותו של החותם השני והחותם יכול לאשר כי לא בוצעו כל שינויים במסמך לאחר שהוא חתם עליו.

בשנת 2018 שונה החוק ובמסגרת זו קיבל סוג חתימה נוסף תוקף משפטי מחייב – 'חתימה מאושרת'. חתימה מאושרת היא חתימה מאובטחת המבוצעת בפיקוח של צד שלישי, כלומר ישנו גורם חיצוני שאינו קשור לצדדים, אשר מתווך את החתימה בין הצדדים ומפיק אישור רשמי לגבי זהות החותמים, תוכן המסמך בזמן החתימה ואי היכולת לשנות את תוכנו לאחר החתימה. במקרה שהחתימה מבוצעת בנוכחות צד שלישי כזה, החתימה הופכת ממאובטחת למאושרת ובמקרה הזה מדובר למקבילה זהה לחתימה ידנית על גבי נייר. צד שלישי זה הוא בדרך כלל חברות המספקות את השירות של חתימה אלקטרונית ומעמידות פלטפורמות דיגיטליות באמצעותן יכולים הצדדים להתקשר ביניהם, להוכיח את זהותם ולבצע את החתימה. באמצעות רכיבי תוכנה ייעודיים, ניתן לשלב את הפלטפורמות הללו בטופס מקוון שאתם יוצרים בעצמכם ובכך למעשה להפוך את החתימה של המשתמשים שלכם על גבי הטופס המקוון שלכם לחתימה מאושרת לכל דבר ועניין.

יצירת טופס מקוון עם חתימה – מה אתם צריכים לעשות עכשיו?

ככלל, את התהליך של יצירת טופס מקוון עם חתימה אתם לא רוצים לעשות בעצמכם, אלא בשיתוף גורמים מקצועיים ותוך הסתמכות על כלים מקצועיים וייעוץ מקצועי. הסיבות לכך הן רבות ומגוונות, החל מבניית טופס בצורה נכונה, שלא תגרום לנטישת הלקוחות לפני תום מילוי הטופס וכלה בגיבוש הטופס בצורה כזאת שתעניק לו תוקף משפטי מקסימלי. יחד עם זאת, זה לא אומר שאתם צריכים להיות מנותקים מן התהליך כולו, אלא להיפך.

לכם יש תפקיד חשוב מאוד בהגדרת כלל השדות שצריכים להופיע בטופס ובהיבט זה אתם רוצים להתמקד אך ורק בשדות שבאמת נדרשים ולהימנע מהוספת שדות שאינם מחויבי המציאות. ככלל, ככל שהמשתמש נדרש למלא יותר שדות ולבצע יותר לחיצות, כך עולה הסבירות שהוא ינטוש את התהליך באמצע ופשוט יעזוב. מצד שני, ישנם פרטים שאי אפשר לוותר עליהם והם אכן צריכים להתקבל מן המשתמש ועל כן, חשוב מאוד להגדיר בדיוק את מטרת הטופס ואת כל פרטי המידע שיש לאסוף מן המשתמש. לאחר מכן, חשוב גם לבחון האם ישנם אלמנטים נוספים שתרצו לאסוף מן המשתמש, למשל צילום של תעודת זהות, קובץ של אישור כלשהו וכן הלאה. במקרים בהם נדרש התהליך של יצירת טופס מקוון עם חתימה, מדובר בדרך כלל בטפסים מורכבים ובהם לרוב אכן נדרשים כל האלמנטים הללו, שלשילובם בהחלט נדרש ידע מקצועי וייעוץ מקצועי.

מה זה טופס מקוון?

על מה חשוב להקפיד בתהליך של בניית טופס מקוון?

על מה חשוב להקפיד מבחינה משפטית?

בנייה מקצועית על פי סטנדרטים מודרניים

אם יש לכם עסק או שירות שאתם מעניקים וכעת אתם מעוניינים להעלות אותם אונליין ולאפשר ללקוחות שלכם להתחבר אליכם דרך האינטרנט, יהיה עליכם ללא שום צל של ספק לבנות עבורם טופס מקוון. כעת אתם יכולים לשאול מה הביג דיל לבנות טופס דיגיטלי באינטרנט והתשובה היא שאין יותר פשוט מזה. אלא שמה שאתם רוצים לבנות זה לא טופס דיגיטלי באינטרנט אלא טופס דיגיטלי שגם ימלאו אותו ושגם יסייע לכם לעלות על מסלול ההצלחה. אתם אולי לא יודעים זאת, אבל טופס דיגיטלי הוא אחד המכשולים הגדולים ביותר שעומדים בפני חנויות אונליין ובשורות הבאות נספר לכם מדוע ואיך עושים בונים טופס מקוון בצורה נכונה, שלפחות בכל הקשור אליו, תוכלו למצות את מקסימום הפוטנציאל של המהלך המקוון שלכם.

טופס מקוון – למה הוא נועד?

טופס דיגיטלי הוא כלי אינטראקטיבי, המיועד לאיסוף פרטים מן המשתמש על ידי אתר האינטרנט. איסוף פרטים זה נועד בדרך כלל לצרכי זיהוי לצורך הרשמה לשירות עבור משתמש חדש או התחברות לשירות עבור משתמש קיים. טופס דיגיטלי יכול לשמש למטרות נוספות כמו מילוי שאלונים, מחקר מקוון ואפילו ניווט באינטרנט. ככלל, טופס הוא כל דף אינטרנט שדרכו קולט האתר מידע מן המשתמש. הטופס יכול להיות בנוי משדה קלט אחד, למשל של כתובת דוא"ל והוא יכול להיות בנוי מעשרות ומאות שדות קלט, למשל בטפסים להצטרפות לשירות ממשלתי או לרכישת מוצר פיננסי, בהם נדרש המשתמש לעבור תהליך הרשמה ארוך ומפורט. לצורך העניין, הדף של גוגל בו אתם מזינים את ביטוי המפתח לחיפוש מידע באינטרנט הוא טופס לכל דבר ועניין, על אף שהוא בנוי משדה טקסט אחד (השדה בו מזינים את ביטוי החיפוש) ומכפתור אחד (הכפתור עליו לוחצים כדי לבצע את החיפוש) בלבד.

האם אתם צריכים טופס מקוון?

אחד הדברים החשובים ביותר שאתם צריכים לדעת על טפסים מקוונים הוא, שלו היינו יכולים היה עדיף שלא נשתמש בהם כלל. הכיצד? ובכן, כאשר אדם נכנס לאתר בכדי לצרוך שירות מסוים, הוא מחפש מקסימום נוחות ומקסימום מהירות. כל לחיצה שמפרידה בינו ובין מה שהוא רוצה, מעלה את הסיכון לכך שהלקוח יוותר על העסקה כולה ופשוט ינטוש את האתר. אתרי מסחר אלקטרוני נלחמים באופן מתמיד בסוגיית הטפסים המקוונים ועוברים תהליך קבוע של שכלול טופס מקוון קיים, כדי להבטיח מינימום נטישה של לקוחות בתהליך הרכישה. את הדברים הללו אנחנו אומרים מכיוון שלא תמיד צריך טופס מקוון כדי לספק את השירות וכדי ליהנות מהתמורה בעדו. מצד שני, ישנם מקרים, למעשה רוב המקרים, בהם פשוט אין ברירה אחרת. ליתר דיוק, בכל מקרה בו עליכם להבחין בין משתמש למשתמש, כלומר בכל מקרה בו עליכם לזהות את המשתמש הספציפי, עליכם לעשות שימוש בטופס מקוון. זיהוי המשתמש יכול כמובן להיות קשור לזהות האמיתית שלו בעולם האמיתי, אבל הוא יכול להסתכם גם בכתובת דוא"ל בלבד או אפילו בשם משתמש לבחירתו. זה לא ממש משנה מהו הזיהוי, אלא שכדי שניתן יהיה לבנות עבורו את הזהות המקוונת שלו באתר, יש צורך בקליטת מידע כלשהו ממנו ואת זה יש לבצע באמצעות טופס מקוון. אם אתם מתעניינים בנושא של בניית טופס דיגיטלי לאתר, סביר להניח כי כבר הגעתם למסקנה שנדרש לכם התהליך הזה של זיהוי המשתמש וזה בסדר גמור – כעת גם נלמד איך בונים נכון את הטופס כדי להבטיח שהוא לא יהווה מכשול או חסם בפניכם.

איך בונים טופס מקוון?

ובכן, הכלל החשוב ביותר בבניית טפסים מקוונים הוא לבנות אותם כמה שיותר קצרים, קלים ומהירים למילוי. חשוב מאוד להבין שכל לחיצה או הקלדה נוספת שנדרש המשתמש לבצע בכדי להשתמש בשירות שלכם, מעלה את הסיכון לנטישה שלו את האתר ולכן חשוב מאוד לקצר את הטופס עד כמה שניתן. בנוסף לכך, המשתמש המודרני יודע היטב מהם הפרטים הראויים לכל שירות וכל בקשה של פרט מיותר, עלול לגרום לו להרגיש שמישהו מנסה לפלוש לפרטיות שלו ומשם הדרך לנטישת האתר היא קצרה מאוד. על כן, כמה שיותר קצר ותמציתי, כך יותר טוב.

כדי לדעת מה זה קצר ותמציתי מבחינתכם, עליכם להבחין בין פרטים שאותם אתם חייבים לקבל מהמשתמש כדי להציע לו את השירות ובין פרטים שהייתם שמחים לקבל ואולי היו אפילו משפרים את רמת השירות, אבל הם אינם הכרחיים בשלב הזה. בבניית טופס מקוון אתם רוצים להכניס אך ורק את הפרטים ההכרחיים ביותר לצורך יציאה לדרך עם השירות. פרטים נוספים תוכלו לאסוף בהמשך הדרך, אחרי שהלקוח כבר חווה את השירות, אחרי שהוא נותן בכם אמון ואחרי שהוא חש שביעות רצון מהעבודה איתכם. או אז יהיה לו קל יותר וברור יותר להשלים פרטים נוספים מתוך הבנה שזה יכול גם לשפר את רמת השירות שהוא מקבל מכם. אבל בשלב הראשון של התחברות ראשונית ובניית זהות משתמש באתר, אתם רוצים לקצר את המידע כמה שיותר.

כך למשל, האם באמת חשוב לכם שם המשפחה של המשתמש? אם לא, אז אין צורך. האם חשובה לכם הכתובת המדויקת שלו? אם כן, בקשו אותה, אבל אם לא, אז לא. דוא"ל הוא פרט הכרחי בכל טופס כמעט וביותר ויותר שירותים גם מספר הטלפון הנייד, אבל גם במקרה הזה, אם לא לגמרי הכרחי הטלפון הנייד, אז אפשר לוותר. כל פרט שלא תקבלו מהלקוח כעת, תוכלו להשלים בהמשך הדרך ואת זה חשוב לזכור.

ומה לגבי סיסמה?

אחת הדילמות המרכזיות של בעלי אתרים ברישום משתמשים לאתר באמצעות טופס מקוון היא הדילמה של קביעת סיסמה – האם זה באמת נחוץ? ובכן, כל עוד מדובר במידע פרטי של המשתמש, אתם בהחלט רוצים להציע לו דרך לשמור על פרטיותו באמצעות סיסמה. יחד עם זאת, אם לכם עצמכם אין שום אינטרס בזיהוי באמצעות סיסמה, אתם יכולים לאפשר את אופציית הסיסמה כאפשרות ולא כחובה. כמו כן, באתרי קניות למשל לא בהכרח יש צורך בסיסמה. מדוע? מכיוון שמספר כרטיס האשראי הוא הסיסמה עצמה. אדם המחזיק במספר כרטיס האשראי הוא האדם שאמור לבצע את הרכישה מבחינתכם ודי בכך. בשורות אלה לא ניכנס לאופן בו תוכלו לזהות משתמש גם ללא סיסמה, אבל ישנם אמצעים כאלה ובראשם קוקיז המוטמעים בתוך הדפדפן של המשתמש.

איך בונים את הטופס בפועל?

אחרי שהגדרתם את המטרה שלשמה אתם רוצים לבנות טופס מקוון ואחרי שהגדרתם את הפרטים ההכרחיים שצריכים להופיע בטופס הזה, הגיעה העת לבנות אותו בפועל. את בניית הטופס ניתן לבצע באמצעות קוד HTML בצורה קלאסית ואפשר גם לבצע באמצעות פלטפורמות ייעודיות לבניית טפסים. ישנן לא מעט פלטפורמות חינמיות לחלוטין ואם אתם מנהלים את האתר על גבי פלטפורמה ידידותית, הפלטפורמה עצמה תציע לכם פונקציה של הוספת טפסים לבחירתכם. פלטפורמות אלה הן עדיפות על פני קידוד HTML משתי סיבות מרכזיות: א' הן כוללות את כל הפיצ'רים העדכניים ביותר בעולם הטפסים (Forms) ומציעות שלל עיצובים ואפשרויות שלא פשוט לתכנת אותם ב-HTML ובכלל. ב' הן כוללות פיצ'רים קריטיים שאתם אולי כלל לא מכירים או לא חושבים עליהם. כך למשל, אם המשתמש שלכם מזין את הפרטים לטופס דרך הטלפון הנייד והוא מגיע לשדה הזנת מספר הטלפון, אתם רוצים שתיפתח לו מקלדת הספרות הייעודית כדי להקל על הקלדת המספר עד כמה שניתן. אותו כנ"ל בשדה הזנת דוא"ל, אז אתם רוצים שהמקלדת בנייד תכלול את לחצן השטרודל. לשם כך נדרש תכנות ספציפי והפלטפורמות המסודרות מציעות את כל אלה כברירת מחדל מבלי שאתם בכלל צריכים לחשוב על כך.

סוגים של שדות טופס מקוון

בבניית טופס מקוון, ישנם מספר סוגים של שדות קלט בהם תוכלו להשתמש ובראשם:

שדה טקסט	שדה לקליטת טקסט סטנדרטי בתוכו יכול המשתמש להקליד טקסט בסוג זה של שדה נכללים שדות דוא"ל, סיסמה, כתובת וכן הלאה כשלכל אחד מהם יש את ההתאמות הנדרשות במקלדת בנייד ובבדיקות של תקינות הקלט אותו הזין המשתמש.
כפתור	כפתור לביצוע פעולה כמו פתיחת טבלה, בחירת אפשרות מבין כמה אפשרויות וכמובן משלוח של הטופס בסיום מילויו.
כפתור רדיו	בחירה באפשרות אחת מבין מספר אפשרויות, כאשר ניתן לבחור אך ורק באפשרות אחת מתוכן
צ'קבוקס	בחירה באפשרות מבין כמה אפשרויות כאשר ישנה אפשרות לבחירה מרובה מצד המשתמש

בפלטפורמות המקצועיות לבניית טופס מקוון תוכלו למצוא עוד סוגים רבים של שדות קלט וכדאי בהחלט לבחון את סוגי השדות הרלוונטיים כדי לבדוק מהם השדות שיהפכו את הטופס שלכם לקל ביותר למילוי. שימו לב, גם פה צריך להיזהר. ישנם המון סוגי שדות קלט שכאשר תיתקלו בהם, תוכלו לחשוב לעצמכם שהם באמת הכרחיים וחשובים, אבל לא בהכרח. שימו לב שאתם לא מוסיפים שדות קלט מיותרים, שרק עלולים להכביד את תהליך מילוי הטופס ולסכן את המשך האינטראקציה עם המשתמש/ הלקוח הפוטנציאלי.

עיצוב טופס – יש כללים

כמו הכללים בבניית הטופס מבחינה מבנית, ישנם גם כללים חשובים בהיבט של עיצוב טופס מקוון. כללים אלה נכונים לכל אלמנט באתר האינטרנט שלכם והם נכונים גם לגבי הטופס. העיצוב של הטופס אמור כמובן לעלות בקנה אחד עם העיצוב הכולל של האתר ולהתכתב עם עיקרי העיצוב השיווקי שלכם (צבעי לוגו וכדומה). בנוסף לכך, חשוב לוודא שהטופס מותאם לכל סוג של מסך, החל ממסך מחשב סטנדרטי, דרך מסך של טלוויזיה חכמה וכלה במסך של טלפון נייד וטאבלט. כאמור, פלטפורמות מקצועיות לבניית טופס מקוון בונות את קוד התכנות של הטופס בצורה כזאת שתתאים את הטופס למסך בו הוא מוצג באופן אוטומטי.

טופס מקוון עם חתימה – מי צריך את זה?

איך יכול המשתמש לחתום אונליין?

איך משלבים חתימה גרפית בטופס מקוון?

האם חתימה דיגיטלית בכלל תקפה מבחינה משפטית?

יצירת טופס מקוון עם חתימה – מה אתם צריכים לעשות עכשיו?

מה זה טופס מקוון?

על מה חשוב להקפיד בתהליך של בניית טופס מקוון?

על מה חשוב להקפיד מבחינה משפטית?

בנייה מקצועית על פי סטנדרטים מודרניים

easy2sign

בעזרת easy2sign תוכלו לחתום דיגיטלית על כל מסמך. אנחנו מגבים את כל החומרים שלכם בצורה מסודרת בשרתים שלנו, בגוגל, דרופבוקס ועוד. החברה קיימת מעל עשור ומספקת מגוון תוכנות ופתרונות 360 מעלות לעסקים.
לסיכום, אם אתם מחפשים שירות מקצועי, אמין עם ניסיון רב, אתם מוזמנים להשאיר את הפרטים שלכם מטה וליצור איתנו קשר. נשלח לכם הצעת מחיר המותאמת בדיוק לעסק שלכם, לצרכים שלכם ולאסטרטגיה העסקית שלכם. מחכים לכם.