טפסים דיגיטליים הם הדבר הבא בעולם הדיגיטל כולו, ובפרט עבור עסקים גדולים כקטנים ואף אירגוני ענק. השימוש בטפסים דיגיטליים מתאפשר באמצעות חתימה מרחוק, לא משנה היכן יושב האדם החותם. באמצעות שימוש זה יכולים בעלי עסקים לייתר את הצורך בהגעה פיזית למקום החתימה, וכך מתאפשר ייעול מסיבי של כל הניהול השוטף בעסק. בצורה זו יכול כל לקוח לחתום מרחוק באמצעות טפסים דיגיטליים עבור כל אירגון כמו למשל בנקים, רשויות מקומיות, משרדים ממשלתיים ועוד ארגונים אשר מאופיינים בבירוקרטיה מאין זו.
השימוש בטפסים דיגיטליים הוא הפתרון המושלם עבור כל אירגון, עסק או פלטפורמה אשר דורשת חתימה פיזית על טפסיה. שכן כידוע כל הליך שכזה המצריך חתימה על מסמך, טופס או כל ניירת אחרת טרם שליחתה לנמען, הצריכה החתמתה באופן ידני. עקב כך, נדרשה התקיימותה של קונסטלציה שלמה על מנת להגיע לכדי עשייה לעניין זה. מה שיצר, הן בטווח הקרוב והן בטווח הרחוק, בזבוז של משאבים רבים כמו זמן רב, כסף, ומשאבים נוספים עבור בעל העסק. באמצעות השימוש בטפסים דיגיטליים ניתן לייעל משמעותית את עולם הניהול של אותם עסקים, ולהפוך אותה ליעילים הרבה יותר משמעותית. בנוסף לכך, באמצעות מערכת טפסים דיגיטליים, ניתן לבצע בנוסף לפעולת ההחתמות גם מיני פעולות נוספות כמו שליחת מסמכים חתומים הלאה באופן אוטומטי, שמירה של טפסים אלו במאגר נתונים בארכיון או בענן, ועוד.
השימוש בטפסים דיגיטליים מאפשר כאמור החתמה של מאן דה הוא מרחוק, מבלי הצורך להתייצב במקום ו/ או לסרוק, להדפיס או לפקסס. באמצעות השימוש בטכנולוגיה זו ניתן לתפוס שתי ציפורים במכה אחת. הראשונה, ארגון וניהול הבירוקרטיה הדיגיטלית בעבור בעלי העסקים וכן ייעול מיטבי של התהליכים השוטפים בעסק. והשני, מהפכה ירוקה ושדרוג העולם הפיזי לדיגיטל.
חשוב להבין, אותו הצורך בחתימה ידנית על מסמכים פיזיים מביאה לבזבוז משווע של זמן ומשאבים יקרים. את אלו ועוד יותר ניתן לחסוך בקלות כיום באמצעות הנחלת השימוש בטפסים דיגיטליים בעסק. בצורה זו נחסכים גם קריטריונים רבים נוספים אשר מעיבים על הוצאות המשרד כמו למשל הצורך בניירת, בירוקרטיה, השימוש בנייר על כל גווניו. וכמובן, שכתוצאה משימוש בטפסים דיגיטליים גם כדור הארץ נהנה משמעותית מהמהפכה הירוקה.
באמצעות השימוש בטפסים דיגיטליים מתבצע ייעול משמעותי של העסק על כל גווניו, כאמור. תחילה, באמצעות הייעול מול לקוח הקצה. תהליך החתימה מתבצע תחילה באמצעות שליחת קישור מאובטח לטלפון הנייד או לדואר האלקטרוני באמצעות הודעת SMS או וואטסאפ. בהודעה זו מצוי קישור למסמך החתימה הדיגיטלית. כך, הלקוח איננו צריך להגיע עד למשרדי העסק על מנת לחתום על טפסים, והתהליך מתייעל עבורו באופן משמעותי ויוצר חווית לקוח מצוינת. באשר לטפסים, אין דאגה, שכן מדובר בטפסים סטנדרטיים אשר מהווים מסמכים מקוריים של הגורם השולח. לעניין תהליך החתימה, הוא מתבצע על ידי הלקוח באמצעות העכבר במחשב האישי של החותם או באמצעות האצבע במכשיר הנייד. כך מאשר החותם והמסמך החתום נשלח מלא ומאושר וכולל את כל הפרטים הנדרשים.
שנית, השימוש בטפסים דיגיטליים מהווה יתרון משמעותי מנשוא בעבור בעל העסק. שכן, באמצעות השימוש בטפסים דיגיטליים יכול העסק לחסוך רבות בכל המתרסים. הן בגזרת האדמניסטרציה, ניירת, רכישה של ציוד משרד (נייר, מדפסות, פקסים וכדומה) וכמובן נחסך משמעותית השימוש בכוח אדם וכתוצאה מכך חיסכון משמעותית בשכר עובדים. בנוסף לכך, הטפסים הדיגיטליים מהווים מסמך מאושר לכל דבר ועניין. כיום, חתימה דיגיטלית תקפה ומאושרת לחלוטין והאמצעים הטכנולוגיים כיום מאפשרים אימות חתימה ומניעת זיופים ו/או התכחשות כלשהי כלפי המסמכים החתומים. הזמנים בהם חתימה ידנית גרידא משמעותה אישור תמו כלא היו. וכיום חתימה דיגיטלית נחשבת כמקור לכל דבר ועניין.
מעבר לכך, השימוש בטפסים דיגיטליים הוא בטוח הרבה יותר בעבור בעל עסק מאשר חתימה ידנית. שכן, נחסך הצורך להעביר מסמכים אלו באופן ידני ממקום למקום, והביטחון באירגון נשמר בין כתליו.
יתרונות נוספים הם למשל האפשרות למשלוח מסמך לחתימה לקבוצה של אנשי קשר גם יחד, שימוש בתבניות קבועות והוספה של אנשי קשר כנמענים לשליחת הטופס מקובץ קיים. בנוסף ישנה אפשרות לניהול סדר חתימות בקבוצות של חותמים וסבב חתימות בין אלו, שמירה של חתימת משתמש ספציפי לשימוש עתידי בטפסים דיגיטליים נוספים. ועוד, האפשרות למשלוח מסמכים לחתימת המשתמש אונליין באופן דיגיטלי.
מבחינת פתרונות אבטחה, מערכת טפסים דיגיטליים מהווה חומת אש מבחינה בטיחותית לכל דבר ועניין. המערכת כוללת פתרונות אבטחת מידע ברמה הגבוהה ביותר וכן פתרונות לכל בעייתיות בהתכחשות משתמש לחתימה. המערכת מאובטחת כראוי באמצעות SSL, וכן קיים קוד סודי להגנה מקסימלית הנשלח למשתמש למען אימות זהותו. אמצעי אבטחה נוסף הוא אימות זהות באמצעות צילום ת.ז, צילום וידאו ועוד.
מערכת טופס חתימה דיגיטלית מאפשרת עבור כל עסק או ארגון, הפיכתו של כמעט כל מסמך, לא משנה מהי מידת מורכבותו, לכדי טופס חתימה דיגיטלית. בצורה זו יכול כל בעל עסק לקבוע מה יהיו התניות המנויות בטופס, קביעת החוקים העסקיים, מהם יהיו שדות הרשות למילוי וכן שדות החובה, זאת על ידי שימוש בפתרונות האבטחה והפרטיות הגבוהים ביותר.
השימוש בטפסים דיגיטליים מאפשר לכל ארגון לנהל בצורה טובה ומטיבה הרבה יותר את עסקיו. החל מהעבודה השוטפת וניהולה באופן יום יומי, ועד ההתנהלות מול הלקוחות, הבירוקרטיה והטופסיאדה. השימוש בטפסים דיגיטלים מתבצע כל עסק לפי צרכיו האישיים, בכל מקום ובכל זמן בהם יחפוץ. וכךף ניתן להפוך כל תהליך, מייגע ככל שיהיה, לפשוט, יעיל ונוח ולחסוך משאבים רבים כמו זמן, כסף, ניירת או ציוד משרדי וכמובן לחסוך בכוח אדם, שכר עובדים וכדומה. דוגמאות לשימוש בטפסים דיגיטליים הם למשל החתמת לקוחות על חוזים והסכמים, טפסי 101 לעובדים, טפסים עבור הבנק, וכן העברה של הצעות מחיר, סגירת עסקאות, מסמכים סרוקים, קבלות, נספחים ועוד. מילוי הטפסים מתבצע אונליין, ובצורה מקצועית וראויה כלפי האירגון או בית העסק.
השימוש של כל הנתונים אשר נאספים בטפסים דיגיטליים נשמרים כגיבוי בענן, אשר חשוב במיוחד ובייחוד כיום, עבור כל עסק באשר הוא. בצורה זו, מתבצע גיבוי של כל הנתונים שנשמרו, חתימות שנחתמו, פרטי לקוחות וכדומה. בנוסף לכך ניתן לבצע גם חיבור של אלו לכל פלטפורמה בה תחפצו, כמו דואר אלקטרוני, טלפון, סמס, וואטסאפ ועוד.
ניהול מערכת טפסים דיגיטליים אשר מותקנת אצלך בעסק מתבצעת בצורה פשוטה ומהירה אשר מאפשרת פיתוח מסיבי ויעיל של העסק. בצורה זו ניתן להביא את העסק להצלחה גדולה ולהשאת רווחים משמעותית בטווח הקצר והארוך כאחד. זאת מתבצע לצד החזון החשוב והוא שמירה על כדור הארץ והנחלת מהפכה ירוקה כלפי עסקים קטנים כגדולים ואירגוני ענק.
התקנת השימוש בטפסים דיגיטליים בעסק שלך מתבצעת על ידינו באופן הפשוט והמהיר ביותר, אשר מאפשרת לך המשך העבודה השוטפת ללא הפרעה. בנוסף, שירות הלקוחות שלנו זמין לכל שאלה. על מנת לשמוע פרטים נוספים אודות השימוש במערכת טפסים דיגיטליים, צרו עימנו קשר ונשמח לסייע.
