יצירת טופס דיגיטלי חינם

חתימה על מסמכים אונליין היא הדבר הבא בעולם הדיגיטל, וייחוד משמעותית עבור עסקים ובעלי עסקים, קטנים וגדולים כאחד. זאת מאחר שעבור אלו האחרונים טפסים דיגיטליים כלי משמעותי ונחוץ אשר השימוש בו יכול לייעל משמעותית את תהליכי העבודה בהם. חתימה באמצעות טפסים דיגיטליים היא למעשה חתימה על מסמכים מרחוק, לא משנה היכן יושב האדם החותם ובלא הצורך להגיע באופן פיזי למקום החתימה. השימוש בטפסים דיגיטליים אלו נחשב כמסמכי מקור לכל דבר ועיקר, מאובטח ברמות הגבוהות ביותר ומייעל משמעותית את תהליכי הבירוקרטיה והאדמנסטרציה בחברה. יצירת טופס דיגיטלי חינם אפשרית אונליין, וכל שצריך לדעת הוא היכן וכיצד ניתן לבצע זאת.

טפסים דיגיטליים היא הפתרון המושלם עבור כל עסק וארגון, במקום החתימה הפיזית שנדרשה עד היום. בצורה זו, הייעול בעסק בא לידי ביטוי על ידי חיסכון בפרוצדורות משמעותיות, וכן חיסכון משמעותי בבזבוז משאבים כמו זמן, כסף, ומשאבים נוספים כמו כוח אדם ושכר עובדים.

חתימה על מסמכים אונליין אפשרית כיום עבור כל אירגון כמו למשל בנקים, רשויות מקומיות, משרדים ממשלתיים ועוד ארגונים אשר מאופיינים בבירוקרטיה דומה. כמובן, שעבור אירגונים גדולים ההמלצה היא לרכוש שירות של טפסים דיגיטליים ולא להסתפק בברירת המחדל החינמית, אך מדובר בהמלצה ככלל. כמובן שניתן גם לבצע יצירת טופס דיגיטלי חינם עבור כל עסק וכל ארגון כאחד.

מעבר לשימוש במערכת הטפסים הדיגיטליים לשם חתימה על מסמכים אונליין, ישנם יתרונות רבים נוספים בשימוש במערכת. כך למשל מערכת טפסים דיגיטליים מאפשרת בנוסף לפעולת ההחתמות מרחוק פעולות נוספות כמו העברת המסמכים החתומים באופן אוטומטי, שמירה של טפסים אלו במאגר נתונים בענן ובארכיון, ועוד.

יצירת טופס דיגיטלי חינם וכניסה אל עולם הדיגיטל החדש

השימוש בטפסים דיגיטליים וחתימה על מסמכים אונליין מאפשר כאמור החתמה מרחוק של כל לקוח או אדם אשר נקרא בדרכו של העסק שלך ונדרש לכך. האפשרות הזו מדהימה שכן היא מייתרת כל צורך להתייצב במקום או לסרוק, להדפיס או לפקסס את המסמכים בחזרה לבית העסק. בצורה זו נחסך משמעותית זמן רב אשר שווה כסף עבור העסק, וכן תהליכי בירוקרטיה רבים ומייגעים. כך שבסופו של תהליך, תוכלו לבצע שליטה ובקרה בעסק שלכם מצד אחד וגם להצטרף למהפכה הירוקה בעסקים מצד שני.

בעת הזו אשר נכנסה לחיינו, בייחוד בשנים האחרונות, ומשאירה אבק לעולם הבירוקרטיה שלא מתנהלת דרך הדיגיטל, אין ספק כי אנו עומדים בפתחו של עולם חדש. כך תוכלו בצורה פשוטה, מהירה ובטוחה לייעל תהליכים רבים ומשמעותיים בעסק, ובסופו של דבר בטווח הארוך לתרום משמעותית להצלחתו ולהשוואת רווחיו באופן משמעותי. השאת הרווחים באה לידי ביטוי הן בצד החיסכון, שכן נחסכות הוצאות רבות נוספות אשר מוצאות לשווא, כמו למשל ניירת רבה ובירוקרטיה, שימוש בנייר על כל גווניו, כלי משרד כמו פקס, נייר ומדפסת ועוד. ומצד שני, מאחר שהשקעת האנרגיה בעסק הולכת לדברים החשובים באמת שדורשים השקעת אנרגיה זו.

יצירת טופס דיגיטלי חינם אפשרית עבור כל עסק, ומתבצעת בקלות וביעילות בלחיצת כפתור ממש. על מנת לבצע זאת, עליכם ליצור קשר עם הספק שלכם, ולהתקדם בתהליך. ברבות המקרים, יצירת טופס דיגיטלי חינם אפשרית לתקופה מסוימת וקצובה, כאשר בתומה יהיה צורך בתשלום סמלי באופן חודשי. במקרים אחרים, ישנם ספקים רבים אונליין אשר יאפשרו את קבלת השירות באופן חינמי לזמן ארוך ואף לעיתים לאלתר.

בכל מקרה, טרם ההרשמה אצל ספק מסוים, ההמלצה היא לבצע בדק בית לעניין השירותים שניתנים על ידי כל ספק, וכך לבחור את הספק הרצוי והמתאים לכם. כמובן, שמאחר שישנן אפשרויות רבות ביצירת טפסים דיגיטליים, לא כל ספק יתאים לכל בית עסק, ולא כל אפשרות חינמית תתאים בהכרח גם לכם. בכל מקרה, ההמלצה היא לבדוק את הדברים ואז לקבל החלטה.

טפסים דיגיטליים, יצירתם ויתרונותיהם

באמצעות השימוש בטפסים דיגיטליים ניתן כאמור לבצע ייעול משמעותי ביותר בעסק ובניהולו. היתרונות הללו באים לידי ביטוי הן עבור העסק והן עבור הלקוח. כך לדוגמה, חתימה על מסמכים אונליין מתבצעת באמצעות שליחת קישור מאובטח לטלפון הנייד או לדואר האלקטרוני באמצעות הודעת SMS או וואטסאפ. מאחר שבצורה זו אין הלקוח צריך להגיע אל בית העסק, נוצרת חווית לקוחה מדהימה. מצדו של העסק, כאמור מתצע חיסכון רב בשירותים כמו אדמניסטרציה, ניירת, רכישה של ציוד משרד (נייר, מדפסות, פקסים וכדומה) וכמובן נחסך משמעותית השימוש בכוח אדם ושכר עובדים. כאשר יוצרים עם קשר עם ספק מסוים על מנת ליצור טופס דיגיטלי עבור העסק, יש לתת את הדעת לכל הקריטריונים החשובים, כל בית עסק לדידו. חשוב לציין, שיצירת טופס דיגיטלי חינם מאפשרת אפשרויות טפסים מסוגים מסוימים, ועל כן יש לבדוק אפשרויות אלו מול הספק שלכם.

 

כיום, ועם התפתחותו המשמעותית של עולם הדיגיטל, חתימה על מסמכים אונליין בטפסים הדיגיטליים של בית העסק נחשבים כיום למסמכי מקור לכל דבר ועניין. מערכות אלו כוללות, ברוב המקרים, את האמצעים הטכנולוגיים הנדרשים לשם אימות חתימה באופן יסודי וכן מניעת זיופים ו/או התכחשות כלשהי כלפי המסמכים החתומים. בכל מקרה, טרם יצירת טופס דיגיטלי חינם, בידקו מול הספק שלכם שאכן אותו טופס דיגיטלי חינמי מכוסה תחת רמות פרטיות גבוהות מאין אלו. החשיבות הגבוהה היא בבדיקת קיומה של מערכת פתרונות לכל בעייתיות בהתכחשות משתמש לחתימה ואימות הזהות (למשל זיהוי באמצעות צילום ת.ז, צילום וידאו ועוד), אבטחה באמצעות SSL, וכן קיומו של קוד סודי להגנה מקסימלית הנשלח למשתמש למען אימות זהותו.

חשיבות נוספת היא לעניין שמירת המידע הנשמר בטפסים הדיגיטליים בתוך קובץ מחשב, בארכיון ובענן, כך שישנו גם גיבוי לכל הנתונים. זאת מאחר שייעול העסק שלכם יתפתח משמעותית עם קיומה של אפשרות זו שכן תתאפשר שליפת נתונים בצורה קלה ויעילה. הגיבוי שמתבצע שומר את כל הנתונים שנשמרו, חתימות שנחתמו, פרטי לקוחות וכדומה. את הנתונים הללו ניתן לשלוף ולשלוח לכל פלטפורמה בה תחפצו, כמו דואר אלקטרוני, טלפון, סמס, וואטסאפ ועוד.

חתימה על מסמכים אונליין מתאפשרת כאמור כמעט עבור כל טופס או מסמך שיבחר בעל העסק. כאמור, הכל בהתאמה לאפשרויות הניתנות על ידי הספק, הן בברירות המחדל החינמיות והן בעבור המוצר בתשלום. ברוב המקרים תהיה אפשרות להנפקת טופס דיגיטלי עבור מרבית המסמכים. כך למשל עבור החתמת לקוחות על חוזים והסכמים, טפסי 101 לעובדים, טפסים עבור הבנק, וכן העברה של הצעות מחיר, סגירת עסקאות, מסמכים סרוקים, קבלות, נספחים ועוד.

את השירות המדהים הזה ניתן לבצע באופן עצמאי על ידי יצירת טופס דיגיטלי חינם או באמצעות הנפקת מערכת טפסים דיגיטליים מובנית ומותאמת אישית עבור כל עסק.

שימוש במערכת טפסים דיגיטליים מתבצעת בצורה פשוטה ומהירה ותאפשר באופן מיידי ניהול, שליטה ובקרה טובים יותר בעסק שלך ואת פיתוחו. בצורה זו ניתן להביא את העסק להצלחה גדולה ולהשאת רווחים משמעותית בעתיד. את השירות המדהים הזה ניתן לבצע באופן עצמאי על ידי יצירת טופס דיגיטלי חינם או באמצעות הנפקת מערכת טפסים דיגיטליים מובנית ומותאמת אישית עבור כל עסק. בכל מקרה, ההמלצה היא לנהל שיחת ייעוץ עם הספק שלכם לפרטים מדויקים. על מנת לשמוע פרטים נוספים אודות השימוש במערכת טפסים דיגיטליים, צרו עימנו קשר ונשמח לסייע.

בעולם של היום, הטכנולוגיה, המחשבים והאינטרנט הם כלי העבודה המרכזי של אנשים רבים. יש סיכויים גדולים מאוד, שגם אתם שמעתם את המונח טופס דיגיטלי. אך מה הוא אומר וכיצד ניתן ליצור טופס כזה? על יצירת טופס דיגיטלי ועל היתרונות שלו נרחיב במאמר הבא.

יצירת טופס דיגיטלי- מה זה טופס דיגיטלי?

לפני שנבין כיצד ליצור טופס דיגיטלי, מומלץ להבין מהו בכלל טופס דיגיטלי. טופס דיגיטלי הוא למעשה כל מסמך שהועבר לפורמט דיגיטלי וניתן לשלוח אותו למילוי ולחתימה על ידי מי שנבחר כמו לקוחות, עובדים, שותפים, מנהלים ועוד.

למעשה ניתן להפוך כל מסמך Word או מסמכי PDF לטופס דיגיטלי. כך תוכלו לשלוח את הטופס הדיגיטלי בקלות על ידי הודעת SMS, וואטסאפ או באימייל. כך הנמען יוכל למלא את הפרטים שלו בקלות, לחתום על הטופס ולשלוח לכם אותו בקלות מבלי להצטרך להגיע למקום ספציפי או להיפגש איתכם פנים אל פנים על מנת למסור את הטפסים.

בטופס דיגיטלי ניתן לעשות שימושים רבים כמו חישוב שכר עובד, חישוב והעברת מידע למס הכנסה, העברה לעורך דין, העברה לרואה חשבון ועוד.

יצירת טופס דיגיטלי- כיצד?

בשנים האחרונות יותר ויותר אנשים עובדים עם טפסים דיגיטליים,יתרון של יצירת טופס דיגיטלי הוא חיסכון בזמן - כאשר עובדים עם הטפסים הדיגיטליים יכולים לחסוך באופן משמעותי את זמן העבודה. ביניהם גם רשויות המדינה. הסיבה לכך היא שהטפסים הדיגיטליים מאפשרים לייעל את ההתקשרות ואת העבודה מול אנשים רבים ויש לה יתרונות נוספים (שנפרט בהמשך). אך איך יוצרים טופס דיגיטלי?

קיימות מגוון מערכות שונות המאפשרות ליצור או לשנות טפסים דיגיטליים. על ידי מערכות אלה, תוכלו לבנות טפסים דיגיטליים חדשים בקלות, או לשנות טופס קודם, במקרה הצורך. מערכות אלה  מאפשרות לכם להוסיף מקום לחתימה דיגיטלית, שדה חדש בטופס, הוספת כפתורים נוספים ועוד מגוון אפשרויות שונות. עבור הנמען מדובר בחיים קלים יותר. הוא לא צריך לסרוק או להדפיס את הטופס על מנת למלא אותו ולשלוח אותו מחדש, הוא יכול למלא את הטופס הדיגיטלי בקלות מבלי לבצע שגיאות ואם נעשו שגיאות ניתן לתקן אותן בקלות.

שימו לב שאם אתם חברה, עסק, או ארגון ואתם לא עובדים עם אחת מהמערכות הללו, כדאי לכם מאוד לעשות את המעבר לכך. יש לקחת בחשבון כי תהליך ההטמעה מצריך תמיכה בבניה הראשונית של הטפסים הדיגיטליים. כמו כן יש לבצע התאמה מלאה לכלל הצרכים של החברה, העסק או הארגון שלכם.

מה זה אומר? שאתם צריכים להתאים את הטפסים הדיגיטליים לצרכי החברה, לאופי הפעילות בה, לבעלי התפקידים שצריכים להשתמש בטפסים הללו, העובדים שצריכים להשתמש בטפסים ועוד. למעשה כל מי שצריך להשתמש בטפסים הללו צריך לדעת כיצד לעבוד איתם ועוד. באופן כללי מדובר בפעולות יחסית פשוטות שניתן ללמוד על ידי ליווי פשוט והן ישדרגו את התנהלות החברה שלכם, יעזרו לכם לייעל זמנים ולהתנהל בקלות מול כל אנשי ההתקשרות של החברה.

 

מה היתרונות של יצירת טופס דיגיטלי?

לטפסים הדיגיטליים יש יתרונות רבים. ריכזנו לכם את המרכזיים באים.

  • חיסכון בזמן- כאשר עובדים עם הטפסים הדיגיטליים יכולים לחסוך באופן משמעותי את זמן העבודה. ניקח לדוגמא את טופס 101. כבעלי עסק, להעביר לכל העובדים שלכם כל שנה את טופס 101, לחכות שימלאו אותו ויחתמו עליו ואז לשלוח אותו, יכול לקחת לא מעט זמן והתעסקות. במיוחד במידה שיש טפסים שלא מולאו כראוי ואז יש צורך להחזיר את הטופס לעובד ולהמתין שוב למילוי שלו. פעמים רבות המעסיק רודף אחר העובד על מנת שימלא את הטופס ויחזיר אותו בזמן. כאשר עושים זאת על ידי טופס דיגיטלי, יכולים לשלוח לכולם את הטופס במייל ואז להעביר אותו הלאה במייל, מה שמקצר את זמן העבודה משמעותית.
  • התייעלות בהתנהלות- כאשר עובדים עם טפסים דיגיטליים ההתנהלות הופכת ליעילה יותר, הן מול הלקוחות והן מול העובדים. כפי שציינו, במילוי טופס 101 לדוגמא, ההתנהלות מול העובדים הופכת ליעילה יותר וקלה יותר. כך גם כאשר צריכים לקבל חתימות מלקוחות. חתימה של לקוח על טופס כלשהו יכולה לקחת לא מעט זמן. לעומת זאת, חתימה על טופס דיגיטלי נשלחת ישירות למייל או אפילו בהודעת SMS או בהודעת וואטסאפ. כך אתם יכולים לייעל את ההתנהלות שלכם מול הגורמים הרלוונטיים.
  • חסכון בכסף- כאשר אתם משתמשים בטפסים מקוונים אתם לא משתמשים בנייר. כך אתם יכולים לחסוך אלפי שקלים על נייר, על דיו של מדפסת ועל כל מה שכרוך בכך. ההתנהלות הדיגיטלית לא מצריכה מכם שום דבר מלבד חיבור לחשמל וחיבור לאינטרנט, שנחשבים לזולים יותר משמעותית מהזמנה קבועה של נייר, דיו וכדומה.
  • סדר ואחסון- יתרון נוסף שיש לטפסים הדיגיטליים הוא שאתם יכולים להגיד שלום ולא להתראות למדפי האחסון הרבים. יותר לא תצטרכו לטפל בניירת שנערמת בלי סוף. כך תוכלו להתנהל עם הרבה יותר סדר. כמו כן, הטפסים הדיגיטליים עוזרים לכם לעקוב באופן יעיל ופשוט אחר הטפסים השונים ולקבל את המידע באופן מסודר הרבה יותר וברור הרבה יותר.
  • שמירה על איכות הסביבה- המודעות לזיהום הסביבתי ולצורך בשמירה על איכות הסביבה הולכת וגוברת עם השנים. יותר ויותר אנשים מנסים לחשוב על דרכים בהן יוכלו לשמור על איכות הסביבה מבלי לשנות את שגרת החיים שלהם. כאשר אתם משתמשים בטופס דיגיטלי אתם מפסיקים את השימוש בנייר. כך במקום להשתמש בנייר אתם עוברים לטפסים דיגיטליים, מקוונים, שאין צורך להדפיס בשביל לשלוח ממקום למקום. ההתנהלות שלכם היא דיגיטלית לגמרי מה שהופך אותה לירוקה ולידידותית לסביבה. שימו לב ששמירה על איכות הסביבה מביאה יתרון נוסף, שכן לקוחות רבים יכולים לבחור בעסק שלכם על פני עסקים אחרים בזכות העובדה שאתם תורמים למאבק הסביבתי.

יצירת טופס דיגיטלי- למי זה מתאים?

לכולם. המעבר לטפסים דיגיטליים הפך לנפוץ מאוד וכיום הוא רלוונטי לכל עסק, לכל חברה ולכל ארגון. בין אם מדובר במגזר הפרטי ובין אם מדובר במגזר הציבורי. כלל העסקים והחברות מחפשים דרכים לייעל ולשפר את ההתנהלות שלהם ואת ניצול הזמן שלהם וכך לחסוך בזמן ובכסף.

כמובן שהדבר רלוונטי יותר עבור ארגונים או עסקים גדולים בהם השימוש בטפסים הוא שימוש יומיומי ושגרתי. עבור עסקים אלה, המעבר לטפסים דיגיטליים הוא חשוב ומשמעותי אף יותר. אם יש לכם עסק בו ההתנהלות עם טפסים היא דבר קבוע לדוגמא אם יש לכם לקוחות שנדרשים לחתום על טפסים שאתם שולחים להם, כדאי לכם לעבור לטפסים דיגיטליים על מנת להנות מהיתרונות שציינו מעל.

כמעט אף שירות אונליין אינו מסופק היום בצורה אנונימית לחלוטין. בכל שירות שאנו צורכים היום אונליין, נדרשת מאיתנו הזדהות, בין שהיא מבוססת על הזהות האמיתית שלנו בעולם הפיזי ובין שעל זהות מקוונת מבוססת כתובת דוא"ל בלבד. הדרך בה אוספים אתרי אינטרנט את הפרטים הנדרשים לבניית זהותו של המשתמש, היא טפסים דיגיטליים. ובכל זאת, אתרים רבים נכשלים בתהליך של יצירת טופס דיגיטלי וכתוצאה מכך גורמים לפגיעה משמעותית בהיקף הפעילות שלהם אונליין. מדוע חשוב כל כך לבנות נכון את הטופס, איך עושים את זה נכון ומהן האפשרויות הקיימות? על כך תוכלו לקרוא ממש כאן בשורות הבאות.

טופס דיגיטלי – כלי עבודה, לא כלי שיווק

אחד הדברים החשובים ביותר שצריך לזכור לפני שנכנסים לתהליך של יצירת טופס דיגיטלי הוא, שמדובר בכורח המציאות ולא בבחירה. לו היינו יכולים לקבל את כל הפרטים הנדרשים לנו מהמשתמש מבלי שהוא היה צריך להזיז אצבע, זה היה המודל הטוב ביותר שכולנו היינו בוחרים בו ובראש, המשתמשים עצמם. אלא שבפועל, בכדי לקבל פרטים מן המשתמש, הוא חייב למלא את הפרטים הללו ולשלוח אותם לאתר. אז נכון שבאמצעות טופס דיגיטלי הרבה יותר קל לעשות זאת, אבל עדיין מדובר בתהליך שנחשב לאיטי מאוד ומסורבל בחוויית האונליין הכוללת. בעלי אתרים ובעלי עסקים רבים, נכנסים לתהליך של יצירת טופס דיגיטלי עם התלהבות רבה לאור ההבנה שלהם כיצד יוכל הטופס הזה לקדם את עסקיהם ולהגביר את האינטראקציה שלהם הם לקוחות פוטנציאליים, אלא שבפועל החשיבה צריכה להיות בדיוק הפוכה. הטופס הוא כורח המציאות והמטרה היא אמנם לממש אותו, אבל לצמצם את השפעתו עד כמה שניתן.

 

יצירת טופס דיגיטלי בדרך הנכונה

בהתאם למה שאמרנו קודם לכן, בכל תהליך של יצירת טופס דיגיטלי, אנחנו רוצים תמיד לצמצם את השפעתו על חוויית השימוש של המשתמש – לקצר את הטופס, לקצר את זמן המילוי שלו, להקל על תהליך המילוי שלו ולעשות כל דבר שיכול למנוע את הסיכון לנטישת המשתמש את הטופס באמצעות התהליך. לכל טופס דיגיטלי יש מטרה שאותה הוא אמור למלא והמטרה הזאת צריכה לשבת בכל עת מול עינינו. בתהליך יצירת הטופס, אנחנו רוצים תמיד לבחון מהם הפרטים ההכרחיים שדרושים לנו בכדי שהטופס יוכל למלא את מטרתו ומהם הרכיבים שגם אם היה נחמד לו היינו יכולים לשלב אותם בטופס, הרי שהם אינם הכרחיים. בהמשך לכך, בתהליך של יצירת טופס דיגיטלי אנחנו רוצים לשלב אך ורק את הרכיבים ההכרחיים. את הרכיבים האופציונליים נוכל לאסוף במועד מאוחר יותר ובהזדמנות אחרת, לאחר שכבר בנינו מערכת יחסים מול הלקוח. שום דבר לא בורח ולכן חשוב מאוד לתזמן את הדברים בצורה נכונה.

 

אפשרויות ליצירת הטופס

טפסים הוא אלמנט מקוון מפותח מאוד ונחשב לאלמנט האינטראקטיבי השני בשכיחותו באינטרנט לאחר קישורים. בתהליך יצירת הטופס אנו עושים שימוש בסוגים שונים של שדות כמו שדות טקסט, שדות מספר, שדות דוא"ל, כפתורים, לחצני רדיו לבחירה, צ'קבוקס לסימון, שדות להעלאת קבצים וכן הלאה. גם בהיבט הזה, לאורך התהליך של יצירת טופס דיגיטלי, אנחנו רוצים להשתמש באלמנטים שיאפשרו למשתמש להשלים את משימת מילוי הטופס בצורה המהירה ביותר ועם כמה שפחות פעולות עכבר ומקלדת. יחד עם זאת, ישנם אלמנטים עליהם אי אפשר לוותר, במיוחד כאשר מדובר בטפסים המשמשים לרישום לשירות בעל היבטים משפטיים משמעותיים.

כך למשל, כאשר אתם רוצים לבנות טופס דיגיטלי לצירוף לקוחות לשירותים פיננסיים, עליכם לבנות טופס שיודע לקלוט את כל הפרטים האישיים של המשתמש, לוודא את זהותו ללא ספק, לקבל את הסכמתו וחתימתו לתנאי השירות ברמה המשפטית ולעשות את כל זה בדרך הקצרה ביותר והקלה ביותר שניתן. לשם כך, ישנם היום כלים שמסייעים לכם לבנות טפסים בצורה כמעט אוטומטית, לרבות שימוש בתבניות שתוכננו מראש לסוגים שונים של טפסים ושירותים. תבניות אלה מאפשרות לכם לקבל תמונה לגבי השדות ההכרחיים הדרושים לכם והן כמובן מאפשרות לכם להשלים את התהליך של יצירת טופס דיגיטלי במהירות רבה, בקלות ותוך עמידה בסטנדרטים העדכניים ביותר של עיצוב וחוויית משתמש.

היבטים משפטיים של טפסים דיגיטליים

לצורך העניין, דף החיפוש של גוגל הוא טופס – יש בו שדה טקסט להזמנת ביטוי החיפוש וכפתור לביצוע החיפוש בפועל. אלא שטופס זה, כמו מרבית הטפסים המקוונים, אינו מגלם בתוכו היבטים משפטיים מורכבים וניתן להשתמש בו גם בצורה אנונימית לחלוטין ואפילו נסתרת. לעומת זאת, ישנם טפסים דיגיטליים שמיועדים להסדרת שירותים בעלי היבטים משפטיים ושוב נחזור לצורך העניין לדוגמא של הרשמה לשירות פיננסי כמו הצטרפות לקרן השתלמות או לקופת גמל. במקרה כזה, יש משמעות רבה לזיהוי ודאי של האדם מאחורי המחשב, לקבלת הסכמתו לתנאי השירות תוך וידוא שההסכמה הזאת היא בעלת תוקף משפטי ולהשלמת התהליך בצורה כזאת שתאפשר לספק את השירות ולקבל את התמורה בעדו בצורה בטוחה.

 

במקרים אלה, זה כבר לא מספיק שמצאתם אתר שבו ניתן לבנות טפסים אונליין בקלות ובמהירות. במקרים אלה, נדרש לכם טופס שכל תהליך המילוי שלו עובר על גבי פלטפורמה מוסמכת ומורשה, שיודעת לתת מענה לכל הצרכים המשפטיים הנדרשים, לרבות זיהוי ודאי של המשתמש וקבלת חתימתו על תנאי השירות במודל בעל תוקף משפטי. בעקבות שינויים שהוכנסו לחוק חתימה אלקטרונית בשנת 2018, הוקמו חברות שונות המתמחות בדיוק בנושא הזה ואם הטופס הדרוש לכם הוא טופס שמזכיר את הטופס עליו אנו מדברים כאן, בדגש על ההיבטים המשפטיים שלו, חשוב מאוד שאת תהליך בניית הטופס כמו גם את כל ניהול המילוי שלו על ידי המשתמשים השונים, תבצעו דרך פלטפורמה מוסמכת ומורשה שהוכרה לשם כך על ידי הרשויות.

 

ואם אתם שואלים את עצמכם לגבי תוקף חתימה מקוונת, אז התשובה היא שלחתימה כזאת, כל עוד היא מבוצעת דרך פלטפורמה מורשה ומוסמכת, יש תוקף משפטי זהה לתוקף של חתימה ידנית על גבי דף נייר. גם האפשרות הזאת קיימת היום בזכות שינויי החוק שהוכנסו לחוק חתימה אלקטרונית בשנת 2018 וכיום, לא קיים למעשה שום טופס שלא ניתן למלא בצורה מקוונת ועדיין לשמר את התוקף המשפטי שלו בצורה מלאה. למעשה, גם הסכם שכירות או כל הסכם אחר בין צדדים שונים, ניתן היום למילוי וחתימה דרך האינטרנט ואולי גם סביב אלה תוכלו להיעזר בתהליך של יצירת טופס דיגיטלי לטיפול בהיבטים שונים של השירות אותו אתם מציעים.

בכל מקרה, את כל התהליך של יצירת טופס דיגיטלי חשוב לעבור בליווי גורם מקצועי, שיספק לכם את התמיכה הנדרשת גם בהיבט הטכנולוגי של קידוד הטופס, גם בהיבט העיצובי וגם בהיבט המשפטי. כאמור, ישנן פלטפורמות רבות מאוד שתסייענה לכם בהיבט הטכנולוגי והעיצובי, אבל אם הטופס שלכם דורש גם אלמנטים שחייבים להיות בעלי תוקף משפטי, יהיה עליכם להשתמש בפלטפורמות המתאימות, שהשימוש בהן הוא במודל של הסכם ארוך טווח, ממש כמו שירות הפקת חשבוניות דיגיטליות לעסק ומאפשר לכם לנהל אינטראקציה שלמה עם לקוחותיכם הפוטנציאליים דרך האינטרנט, תוך שמירה על תוקף משפטי מלא.

לסיכום

כפי שהבנו, המעבר לטופס דיגיטלי מעניק יתרונות רבים מאוד. כל ארגון שעושה מעבר לטפסים דיגיטליים יכול להתנהל בצורה טובה הרבה יותר. מדובר בפתרון קל, נוח, יעיל וזול שעוזר לכם, בעלי העסקים, לחסוך בזמן ובכסף ולהתנהל נכון יותר, הן מול העובדים והן מול הלקוחות. כך לא יהיו עיכובים בהזמנות ובתהליכי עבודה שונים. תוכלו לבחור במגוון מערכות שונות ליצירת טופס דיגיטלי, אשר חלקן אפילו מערכות חינמיות שיאפשרו לכם להנות מהיתרונות הבולטים ולהתאים אותם לצרכים שלכם. מלבד להתייעלות של העסק שלכם, אתם משדרגים את חוויית השירות של הלקוחות, מה שיכול להוביל לא מעט לקוחות לבחור בכם בזכות התנהלות נוחה ופשוטה יותר.

אז מה היה לנו בכתבה:
easy2sign
easy2sign

בעזרת easy2sign תוכלו לחתום דיגיטלית על כל מסמך. אנחנו מגבים את כל החומרים שלכם בצורה מסודרת בשרתים שלנו, בגוגל, דרופבוקס ועוד. החברה קיימת מעל עשור ומספקת מגוון תוכנות ופתרונות 360 מעלות לעסקים.
לסיכום, אם אתם מחפשים שירות מקצועי, אמין עם ניסיון רב, אתם מוזמנים להשאיר את הפרטים שלכם מטה וליצור איתנו קשר. נשלח לכם הצעת מחיר המותאמת בדיוק לעסק שלכם, לצרכים שלכם ולאסטרטגיה העסקית שלכם. מחכים לכם.

התקשרו עכשיו!
בואו להתנסות במערכת המהירה והיעילה!
שבועיים בחינם ללא התחייבות ובלי להכניס פרטי אשראי
מעוניינים שנחזור אליכם? השאירו פרטים!