עבור עורכי דין, עובדי משרדים ממשלתיים או כל מי שיש לו הצורך בתוכנה חתימה דיגיטלית, יעיד כי זהו הפתרון המושלם לכל פלטפורמה שדורשת כיום חתימה מרחוק. אם בעבר הרחוק, היה צורך לחתום על חוזה, טופס או כל קובץ אחר טרם העברתו (אם בכלל היה ניתן להעבירו דרך רשת האינטרנט), כיום הדבר שונה לחלוטין. העולם החדש השתדרג משמעותית ואיתו גם מערכת החתימה. כיום, ישנה פלטפורמה מפוארת המאפשרת העברה או שליחה של מסמכים אלו, כשהם חתומים, ובלא שנדרש צורך כלשהו לחתום עליהם פיזית. החתימה מתבצעת באופן דיגיטלי על ידי תוכנה חתימת דיגיטלית. ובזה הרגע, אנו נותנים פוש משמעותי לעולם הבא בדיגיטל.
דרך החתימה בתוכנה חתימה דיגיטלית
תוכנה חתימה דיגיטלית היא תוכנה המותקנת על מחשבו האישי של מאן דה הוא, ויושבת על שולחן העבודה שלו. תוכנה חתימה דיגיטלית מרחיבה כאמור את השימוש בחתימה אלקטרונית, אשר מאושרת כמובן על ידי הגורמים המקבלים את המסמך לכדי מסמכי מקור חתומים. תוכנה חתימה דיגיטלית מייעלת את הזמן ואת דרך הגשת המסמכים, ומחליפה את החתימה הידנית הישנה נושנה בחותמת עסק דיגיטלית, תקינה ומתקדמת. כך למשל, ניתן להחתים ולשלוח באופן דיגיטלי מגוון רחב של מסמכים כמו הצעות מחיר או הצעות רכש, הסכמים וחוזים, חשבוניות, טפסי 101 לעובדים, טפסים עבור הבנק, מסמכים סרוקים, קבלות, נספחים או כל מסמך אחר, למעשה.
לאחר שביצענו התקנה של התוכנה, אשר מתבצעת כאמור באופן פשוט למדי, ניתן לגשת למלאכת ההחתימה. תוכנה חתימה דיגיטלית מאפשרת החתמה דיגיטלית על מגוון רחב של סוגי קבצים ובהן למשל PDF, Word, Excel, Tiff. בשלב זה כל שיש לעשות הוא להיכנס לתוכנה חתימה דיגיטלית יחד עם שם המשתמש והסיסמה שלכם, להכניס את הקובץ לתיבה ולהחתימו. יש לציין, כי לעיתים יהיה צורך גם בנט- סטיק אשר נראה כמו דיסק און קי, אשר מתחבר למחשב על מנת לזהותכם כאדם החותם שמאחורי המחשב ומאחורי התוכנה.
אפשרות חשובה לא פחות היא האפשרות להחתים ספריות גדולות של קבצים באופן מרוכז. ואכן, בלחיצת כפתור, ניתן להחתים ספריות שלמות של קבצים ולחסוך כמות עבודה משמעותית, בירוקרטיה רבה והמון בלאגן.
וגולת הכותרת היא שאין צורך לטרוח בפעולת שליחה הנדרשת לאחר מכן. לאחר חתימת הקבצים שבחרתם, ניתן לבצע משלוח אוטומטי של הקבצים החתומים בדואר אלקטרוני באמצעות התוכנה לחתימה דיגיטלית.
אישור על פי חוק
חשוב לציין, שכיום כל המשרדים הממשלתיים, כולל מערכת נט המשפט לעורכי דין, רואי חשבון וכדומה רשאים להשתמש באופן חוקי, מאושר ותקין לחלוטין בתוכנה חתימה דיגיטלית. למעשה, ישנה אף העדפה לתוכנה חתימה דיגיטלית באופן דיגיטלי מאשר הסחבת, הבירוקרטיה וכל מה שאלו טומנים בחובם. זאת מתוך הצורך המירבי לייעל את המערכת, ולחסוך במשאבים יקרים כמו זמן וכסף. הן עבור הגורמים המקבלים את המסמך, וכמובן הן עבור הגורמים המוסרים את המסמך. שכן בעבורם העברה של כל מסמך, בייחוד כשישנה ערימה של מסמכים (אצל עורכי דין למשל) היא משמעותית ביותר.
תוכנת חתימה דיגיטלית מאושרת בחוק חתימה אלקטורנית התשס"א- 2001, ועונה לכל דרישותיו על מנת להיחשב כגושפנקה מאושרת לכל דבר ועיקר. חשוב לציין, כי מסמכים אשר אתם חותמים בתוכנה חתימה דיגיטלית אינם ניתנים לזיוף, או שינוי, נחשבים מסמכי מקור, ומשמשים ראיה קבילה לחלוטין בכל מערכות המשפט ובתי המשפט. ישנן גם תוכנות לחתימה דיגיטלית אשר אישורן מחמיר והן אף קבילות כראיה בכל מדינות אירופה, לבדיקה שאלו את הספק שלכם.
תוכנה חתימה דיגיטלית ומאפייניה
תוכנה חתימה דיגיטלית אשר תתקינו במחשבכם האישי מלאה ביתרונות, ויש להכיר את מאפייניה טרם תחילת השימוש בה. כך למשל, תוכנה חתימה דיגיטלית אפשרית לחתימה על רוב ככל מסמך או קובץ, התוכנה איננה מצריכה שימוש בנייר או מדפסת. את החתימה שאנו מוסיפים ניתן להוסיף באמצעות חתימה גראפית, תוכנה חתימה דיגיטלית מאפשרת רישום של מגוון הערות על המסמך. בנוסף, באמצעות תוכנה חתימה דיגיטלית ניתן להוציא דוחות מערכת של כלל המסמכים החתומים או שנחתמו בתקופה מסוימת וכן אפשרות לחיפוש קל ונוח של כל מסמך שנחתם אי פעם בתוכנה. ישנה גם שליטה ובקרה על כל המסמכים שנחתמו בתוכנה וכן ניהול המערך. כך למשל ניתן לבצע חותמת זמן על כל מסמך שכזה, וזאת מהווה אישור משפטי לעניין המועד המדויק שבו נחתם ונשלח המסמך. מבחינת אבטחת מידע, כמובן שישנה אבטחה כבדה ומשמעותית בכל הקשור להגנת הפרטיות שלכם. למעשה, השימוש בתוכנה חתימה דיגיטלית מגבירה משמעותית את האבטחה ושימור הפרטיות בעסק שלכם, ומהווה חומת אש מטאפורית לכל אפשרות פריצה שכזו. שאלו את הספק שלכם לכל שאלה נוספת.
תוכנה חתימה דיגיטלית מתאימה לכל עסק, מהקטן ביותר המונה אדם עצמאי אחד ועד הגדול ביותר, המונה ארגון בן עשרות ואף מאות עובדים וכן אירגוני ענק. תוכנה חתימה דיגיטלית היא פתרון נהדר בעבור מי מאלו, כל אחד בהתאמה לצרכיו האישיים והמשתנים ובהתאמה לצרכים הספציפיים של כל עסק. כמובן שישנו מגוון רחב של יתרונות שמאחד את כולם, כמו למשל חיסכון משמעותי באדמניסטרציה (דואר, ניירת, תהליכי חתימה ועוד) וכן בזמן ומשאבים נוספים (משכורות עובדים, זמן עבודה וכדומה).
למעשה, באמצעות תוכנה חתימה דיגיטלית ניתן לתרגל תהליך של אוטומציה באירגון באמצעות סדר מופתי בהתנהלות עם מסמכים וחתימות, וכך לבצע ייעול נוסף למערכת הקיימת. וכן, לנהל את אותה מערכת באמצעות שליטה ובקרה מלאה על תהליכי החתימה, תהליכי שליחת המסמכים ומעקב מופתי אחרי הנעשה.
עוד יש לציין את חווית לקוח הקצה, אשר מתעצמת עוד יותר עם השימוש בתוכנה חתימה דיגיטלית. כך נחסך זמן מיותר רב, פגישות יכולות להתבצע באופן דיגיטלי, וחווית הלקוח משתדרגת משמעותית.
כיום, אירגונים רבים גילו ומגלים את יתרונותיה הרבים של תוכנה חתימה דיגיטלית. ביניהם למשל אירגונים בכל הגדלים, חברות במיני סקטורים. וכן משרדי ממשלה ושילטון מקומי, חברות ממשלתיות, גופים ביטחוניים, שירותי בריאות, עורכי דין, רואי חשבון, מערכות משפטיות, שירותים פיננסים ובנקאיים, גופי תקשורת, חברות הייטק, חברות תעופה ורכב, ענף המלונאות, ועוד.
מדוע לרכוש תוכנה חתימה דיגיטלית?
אם נשים בצד את העובדה שמרבית הארגונים המקבלים תוכנה חתימה דיגיטלית מעדיפים או דורשים את השימוש בה, נשים פעמינו גם לחזון העומד מאחורי התוכנה. כך למשל, ישנה משמעות רבה לחיסכון בזמן ובמשאבים עבור כל הצדדים, התייעלות המערכות, וכמובן- שמירה על כדור הארץ. שכן, השימוש בתוכנה חתימה דיגיטלית מייתרת את הצורך המשמעותי בנייר על כל גווניו. בצורה זו, ניתן לחסוך משמעותית בעלויות, לחסוך משמעותית בזמן וכמובן לבצע התייעלות עסקית משמעותית בעבור כל עסק באשר הוא. בשלב השני ניתן, באמצעות התייעלות עסקית זו, לנהל שליטה ובקרה בצורה משמעותית ביותר לגבי כל עסק ולקדם תהליכים דיגיטליים אשר ישמרו את העסק וישדרגו אותו פלאים.
אם וכאשר אתם תוהים האם נכון לבצע שימוש בתוכנה חתימה דיגיטלית בעסק שלכם, או כיצד כדאי לעשות זאת, אין טוב מבעל ניסיון. אתם מוזמנים ליצור עימנו קשר בכל שאלה ונשמח לסייע ולהתאים עבורכם תוכנה חתימה דיגיטלית.
תחום החתימות הדיגיטליות על מסמכים, הולך ותופס תאוצה נרחבת בשנים האחרונות אצלי בעלי עסקים קטנים כגדולים. האפשרות למנוע את הסרבול, הבירוקרטיה, בזבוז הכספים והמשאבים מביא עסקים רבים לנטוש את הניירות ולעבור למסמכים דיגיטליים עליהם חותמים בחתימה דיגיטלית מאובטחת.
פעולה זו, נעשית באמצעות תוכנה לחתימה דיגיטלית, כזו המאפשרת לחתום על מסמכים דיגיטליים ובכך לאשר את אמינותם של קבצים דיגיטליים אלו ולתת להם תוקף ברמה המשפטית. כדי לאשר את אמיתות המסמך ולא פחות את אמיתות החתימה, תוכנה לחתימה דיגיטלית מציגה מפתח מוצפן ברמה גבוהה, המוצמד למסמך אותו ניתן ליצור. חתימה זו היא כמו קוד זיהוי ייחודי ומעידה כי מי שחתם עליה הוא אותו האחד שמחזיק מפתח הקוד. יתרה מכך, מעבר לאשרור וזיהוי החתימה, תוכנה לחתימה דיגיטלית מבצעת משהו חשוב בהרבה. היא למעשה חותמת או נועלת את המסמך לאחר החתימה, כך שלא ניתן יהיה לשנות בו מאום לאחר החתימה. דבר זה מונע בהכרח זיופים, שנפוצים מאוד בניירות (הזיוף הפשוט והמוכר ביותר, הוספת אפסים למספר שעל הצ'ק). אם המסמך עובר שינוי ולו הקטן ביותר, התוכנה מסירה את החתימה הדיגיטלית ובכך מסמנת כי המסמך עבר שינוי שלא מרצון.
הנחיצות של תוכנה לחתימה דיגיטלית
החתימה הדיגיטלית מכילה פרטים אודות בעל החתימה, למשלח שמו, שם חברה, כתובתה, מספר העוסק וכד'. ניתן ליצור סגנונות שונות של חתימות דיגיטליות באמצעות תוכנה לחתימה אלקטרונית וכן לעצב בעצמכם את הטפסים עליהם תחתמו. האימות של החתימות מתאפשר אודות לתוכנה ולהיותה מאובטחת כך שמבחינת הרשויות השונות במדינה (למשל נקים, רשויות המס, רשויות ממשלתיות וכד') – החתימה תהיה אותנטית והמסמך עצמו יהיה קביל משפטית. במערכת יכול לחתום רק בעל זכות החתימה או כמה, במקרה שיש כמה מורשים. זוהי אחת מהיתרונות הגדולים של תוכנה לחתימה דיגיטלית. במקום להריץ מסמך פיזי לחתימות של כמה מורשים, חלקם יושבים במקומות שונים על כדור הארץ, הכל יכול להיעשות במהירות אונליין.
בנוסף, תוכנה לחתימה דיגיטלית מאפשרת לזהות את כל אחד ממורשי החתימה, כאשר לכל אחד חתימה ייחודית משלו וכן כאמור, היא מונעת ביצוע שינויים על המסמך בזמן כלשהו לאחר החתימה. כל אלו מלמדים על רמת האבטחה של התוכנה. אך למעשה, תוכנה לחתימה דיגיטלית נחוצה משום שהיא מסייעת באספקטים נוספים:
היא מאפשרת חיסכון עצום בהוצאות על נייר, דפוס, קטלוג ושימור הניירות. היא חוסכת כספים רבים על כל נושא המשלוח הפיזי וביחוד את כל זמן המשלוח והחרדה שמא הוא לא יגיע ליעדו. היא מאפשרת מיידיות גדולה יותר בכל הקשור לחיוב וקבלת כספים מלקוחות, היא מאפשרת שליטה טובה יותר על העסק, מכל מקום ובכל זמן ופלטפורמה והיא מאפשרת לנהל את העסק בצורה יעילה וגמישה יותר.
על מה בעצם חותמים?
תוכנה לחתימה דיגיטלית מאפשרת למעשה לבצע חתימה על כל מסמך של העסק הדורש חתימה. המקרים המפורסמים וכאלו שאנו נחשפים אליהם מידי יום הם החשבוניות והקבלות, שעה שאנו מקבלים אותם חתומים דיגיטלית, כאשר אנו רוכשים דברים. לצידם ניתן למצוא חתימות על הזמנות רכש, תעודות משלוח, הצעות מחיר, הוראות לפעילות במערכת הבנקאית וכדו' לצד דברים פחות יומיומיים כמו הסכמים, חוזים, טפסי ייפוי כוח, הסכמי עבודה, הצעות מכרזים ועוד. בפועל, כל מסמך כמעט, בעידן המודרני, יכול להיות חתום דיגיטלי. תוכנה לחתימה דיגיטלית מאפשרת גם ליצור מסמכי אונליין שונים.
פעולותיה של תוכנה לחתימה דיגיטלית
אז כפי שציינו המערכת מאפשרת ליצור מסמכים דיגיטליים, לחתום עליהם באמצעות חתימה מאובטחת ובכך להשיג 2 מטרות: וידוא אמינות וקבילות החתימה ואי יכולת לזייף את המסמך. כדאי לדעת, שלאחר מכן, תוכנה לחתימה דיגיטלית מאפשרת לשלוח את המסמך (לאחר שסרקה וגיבתה אותו במערכת מאובטחת גם כן) בכל פלטפורמה דיגיטלית שנרצה. כך שניתן לשגר את המסמך לכל מקום בעולם, גם למשל באמצעות הטלפון הנייד. ניתן כמובן גם לעקוב אחרי קצב ההתקדמות של השליחה והקבלה של המסמך ולקבל התראה כאשר יש תגובה או אירוע חריג.
העובדה שהכל נשמר באופן דיגיטלי, מאפשרת לכם לאתר לכשתרצו, כל מסמך שנחתם דיגיטלית. אין צורך לנבור בקלסרים עמוסי נייר כדי להגיע למסמך שנחתם לפני שנה. באמצעות כמה פקודות פשוטות, המסמך המגובה יהיה אצלכם.
העתיד כבר כאן
כאמור, תוכנה לחתימה דיגיטלית על מסמכים הפכה כבר לנפוצה מאוד. המחשבה הראשונית היא שמי שצריך להיעזר בה אלו ארגונים גדולים מאוד המנפיקים אלפי מסמכים ביום. האמת היא שאין זה בהכרח נכון. דווקא עסק קטן, יכול להשתמש בכלים הדיגיטליים המתקדמים כדי לגשר על הפערים וייעל את תהליכי העבודה שלו כך שיוכל להמשיך ולהתפתח. חשוב מכך, תוכנה לחתימה דיגיטלית מאפשרת לצמצם עלויות כבדות של הדפסות, נייר, ציוד משרדי, תיוק ומשלוחי דואר ודבר זה חשוב שבעתיים לעסק קטן. בנוסף, לעסק קטן אין את המשאבים להשקיע בפתרונות אבטחה מתקדמים ודווקא תוכנת החתימות הדיגיטליות מאפשרת לו להבטיח כי המסמכים החתומים שלו יהיו בעלי אבטחה גבוהה ביותר.
