שליחת מסמכים הוא תהליך שכל עסק צריך לעבור כמעט כל יום, בין אם מדובר על העסקה של עובדים חדשים לעסקים, שליחת מסמכים לרשויות המיסים ומע"מ, שליחת טפסים לרואה חשבון, חוזה מול עסקים אחרים ומשקיעים וכן הלאה. עכשיו, כמה זמן למעשה לוקח לכם לשלוח מסמכים ולקבל אותם חתומים? סביר להניח שאם אתם עובדים בשיטה מיושנת יחסית (השיטה הידנית), ההמתנה יכולה להיות ארוכה ושמירה על מסמכים לאורך טווח מחייב ארגון נחוש תחת משאבי אנוש והנהלת העסק. כיום, יש לנו אלטרנטיבה שהיא הרבה יותר יעילה לעסק בכל הנוגע לשליחה של מסמכים לכל גורם אשר ציינו מקודם. ראוי לציין, עסק חייב לשמור על סדר מהודק גם כאשר מדובר על שימוש באלטרנטיבות למסמכים ידניים.
מה האפשרות השניה שלכם?
במקום להשתמש במסמכים ידניים, יש לכם אפשרויות אחרות כמו שליחת מסמכים באופן דיגיטלי. השימוש במסמכים דיגיטליים מוכח כיעיל לארגון העסק ואף ליעילות שלו. יש לכם היום לא מעט תוכנות אשר מציעות לכם שימוש במסמכים דיגיטליים, כל מסמך שעולה לכם בראש, החל מטופס 101 סטנדרטי ועד לחוזה לפני תבנית שאתם קבעתם. כל מסמך, לא משנה אם הוא דיגיטלי או לא אשר מטרתו היא שונה מממסכים סטנדרטיים מחייב אתכם לפעול לפי עורך דין. שליחת מסמכים דיגיטליים היא שליחה של מסמכים שאתם מכירים או שאתם בונים באמצעות מייל, וואטסאפ, הודעה רגילה וכן הלאה. המסמך מגיע אל הנמען והוא יכול לחתום עליו באמצעות מסך המגע ולשלוח אותו חזרה אליכם.
מסמך דיגיטלי כפי שציינו יכול להיות כל אחד מהמסמכים שאתם משתמשים בו בעסק שלכם. באמצעות חתימה דיגיטלית אתם תוכלו להפוך את המסמך שלכם לתקף מבחינה חוקית על פי חוק מסמכים ממוחשבים שיצא בשנת 2004. המסמכים נשלחים לנמען באופן מאובטח אשר מבטיח את הזיהוי שלכם ולאחר החתימה נשלח אליכם. בדרך הזאת אתם יכולים לייעל את תהליך חתימה על חוזים או כל תהליך אחר לקידום העסק שלכם. מוטב לציין, יש היום לא מעט חברות אשר מציעות לכם שירות של שליחת מסמכים ממוחשבים, באמצעות התוכנות של החברה תוכלו לנהל את כל המסמכים שלכם באופן דיגיטלי, כולל סדר וארגון של המסמכים. עם זאת, רבים עדיין לא נעזרים במסמכים ממוחשבים מחשש כזה או אחר, ריכזנו לפניכם את כל התשובות שיש לחששות שלכם.
מה לגבי אבטחה?
כאשר אתם מנפיקים מסמך ממוחשב אתם בוודאי חוששים שהמסמך שלכם יהיה קל לשינוי או לזיוף חתימה. החשש הזה הוא החשש שמונע מאנשים רבים לפעול באופן דיגיטלי, אך הוא לא מוצדק. למעשה, אם נשווה מסמך ידני על פני מסמך ממוחשב, נראה שהוא יותר קל לזייף מסמך ידני. כאשר אתם פועלים עם חברה מקצועית, אתם לא צריכים לחשוש לגבי זיוף חתימה או שינוי במסמך. חברה מקצועית עובדת בצורה מאובטחת ויסודית, יש שינוי שיחול במסמך יגרום לכך שהוא לא ייצא לפועל ולא יהיה תקף מבחינה משפטית. כמו כן, יש לכם בלעדיות על החתימה שלכם, לכן אף אדם לא יוכל לזייף את החתימה שלכם. כדי לחתום באמצעות החתימה שלכם על מסמך עליכם להירשם תחילה מול החברה ולאחר מכן, על פי פרטי הזיהוי שציינתם תוכלו רק אתם לחתום על מסמכים, אתם ואנשים אשר אתם ממנים בעסק.
טכנולוגיה זה לא בשבילי
אתם חוששים שאולי מסמכים דיגיטליים יוכלו לסבך אתכם? כדי להבטיח שכל אחד יוכל להיעזר במסמכים דיגיטליים, החברות בנו ממשק שנוח לכל משתמש. ממש כמו שאתם מכירים את המסמכים, ככה הם יופיעו לכם בתוכנה. תוכלו להוציא חשבוניות ולרשום שם את הספקים הקבועים שלכם ככה שכל האינפורמציה לגביהם תעלה לכם כאשר אתם מזינים את השם שלהם (חשבון בנק להעברה, מספר עסקה, חשבונית מס וכן הלאה). כל המסמכים אשר הנפקתם ונחתמו יחזרו אליכם חזרה למאגר שיש לכם בתוכנה. תוכלו למצוא את אותם מסמכים באמצעות סריקה פשוטה, ציון תאריך, שם ספק או כל גורם מזהה אחר שיוכל להוביל אתכם למסמך. המסמכים שלכם נשמרים עד ל-7 שנים בדרך כלל, כמו שכתוב בחוק.
מה החוק אומר?
האם חתימה דיגיטלית שוות ערך לחתימה ידנית? החשש הנוסף הוא שלמעשה החוזים שלנו לא יספקו את הסחורה מבחינת בית המשפט. שמבקרה בו תצוץ בעיה ונצטרך להגיע לבית המשפט, החוזים הדיגיטליים אותם הפקנו לא יהיו מוכרים על ידי הרשויות. עם זאת, על פי חוק שנוסד בשנת 2004, חתימה דיגיטלית שוות ערך לחתימה ידנית מבחינה משפטית ולכן, החשש שלכם הוא לא מוצדק. כמובן, צריך לדעת שאנחנו עובדים מול חברה מוכרת ומקצועית, רוב החברות אשר תפגשו בשוק אם לא כולן עובדות באופן חוקי המוכר על ידי הרשויות. הבחירה שלכם בין החברות צריכה להיות בהתאם לחברה שמציעה לכם את הדיל הטוב ביותר וגם המאובטח ביותר.
כמה זה עולה?
השירות של שליחת מסמכים דיגיטליים יכול להיות חינמי במקרים מסוימים, אך לרוב כאשר מדובר על ארגון גדול המחיר יהיה בהתאם לסוג החבילה שאתם בוחרים. לרוב, עבור עסק המחיר ינוע בין 40 ש"ח לחודש ועד 55 ש"ח לחודש. כמו כן, יש דילים מצומצמים יותר אשר מציעים לכם לשלם 400 ש"ח לשנתיים עבור השירות הכולל אבטחה. המחיר משתנה, אם אתם צריכים חתימה דיגיטלית בלבד, כמעט ברוב המקרים אתם לא תצטרכו לשלם שום סכום. אך ברגע בו אנחנו נחשב את ההוצאות שיש לכם בעסק רק על ניירת, נוכל לראות שעבור עסק סטנדרטי, המחיר אותו אתם תשלמו ינוע בין כמה מאות שקלים בשנה עד אלפי שקלים בשנה. בהשוואה למסמכים דיגיטליים, אתם משלמים הרבה פחות וגם מנצלים את הזמן שלכם בצורה חכמה יותר.
מה עם הנמען לא עובד בצורה דיגיטלית?
הנמען אליו אתם שולחים את המסמכים שלכם לא חייב לעבוד באופן דיגיטלי, הוא יכול לחתום עדיין על הטפסים שאתם שולחים. למעשה, אפשר היום לראות את החברות הגדולות ביותר, את הרשויות עצמן עובדות באופן דיגיטלי עבור לקוחות פרטיים. כל מה שהם עושים זה לשלוח את הטופס לנמען, הוא חותם על הטופס בין אם זה עם עכבר המחשב או עם האצבע על מסך המגע ושולחים חזרה את המסמך אליכם. הנמען לא חייב לעבוד עם מסמכים דיגיטליים, כל עוד אתם עובדים בצורה הזאת זה תקף בבית המשפט.
הפכו את הזמן שלכם ליעיל יותר
כאשר יש לנו עסק, במיוחד בארץ התחרות היא גדולה מכל מקום אחר. אנחנו ארץ קטנה עם הרבה יזמים שרוצים להצליח בשוק ולכן, המטרה שלכם היא להפוך את הזמן שלכם ליעיל יותר. כמה זמן אתם מבזבזים על בירוקרטיה סביב שליחת מסמכים? סביר להניח שאתם מבזבזים לא מעט זמן על שליחת המסמכים, המתנה להגעת המסמכים, ניהול וארגון של כל המסמכים וכן הלאה. כל הזמן הזה יכול להיות פחות ב-80% כאשר אתם עובדים עם שליחת מסמכים דיגיטליים. אין לכם מה לדאוג לגבי ארגון המסמכים, הם ישר ישלחו לתוכנה שלכם. אין לכם מה להמתין עד להגעת המסמך, הנמען יכול לשלוח את המסמך מכל מקום ובכל שעה. כל מה שאתם צריכים לעשות הוא ללחוץ על הכפתור הנכון והמסמכים יכולים להגיע ברשימת תפוצה לכל מי שאליו המסמך מיועד.
יש לי עסק קטן, האם זה יעיל עבורי?
האם שליחת מסמכים דיגיטליים נכונה עבור כל עסק? זאת שאלה שבאמת יכולה להיות קריטית וכאן החשש מוצדק. כאשר אתם מוציאים חשבונית בלבד אחת לחודש, סביר להניח שאתם לא צריכים להיעזר בשירות של שליחת מסמכים ממוחשבים. עם זאת, שימו לב מה המחיר אותו אתם משלמים עבור פנקס קבלות לעומת הנפקת מסמכים באופן דיגיטלי. רוב הספקים שלכם ייתכן ועובדים עם מסמכים דיגיטליים. בדרך כלל, כאשר מדובר על שליחת חשבוניות בלבד, המחיר אותו תשלמו לא יהיה גבוה לפי חודש. יש מקומות מסוימים אשר יכולים להציע לכם דילים ממש משתלמים, לעיתים מדובר על 15 ש"ח בחודש ולעיתים, אפשר למצוא מקומות חינמיים לחלוטין.
השיקול שלכם צריך להיות נטו סדר וארגון, המחיר אותו אתם משלמים יהיה לפי שנה לא יותר מ-200 ש"ח עבור שליחת חשבוניות בלבד. היתרון הוא שכל המסמכים נמצאים אצלכם במחשב, אתם לא צריכים לעבוד באופן ידני ולשמור כל קבלה בקלסר ולאחר מכן, לחשב בסוף השנה את הסכום הכללי לצורך שליחת דו"ח שנתי. ניתן להפיק דו"ח שנתי על ייד מיון כל החשבוניות מאותה שנה.
