חתימה דיגיטלית חינם הוא שירות אשר ניתן לעסקים, ארגונים ואף עצמאיים. רבים יכולים לשאול את עצמם, למה אנחנו בכלל צריכים חתימה דיגיטלית חינם או בתשלום? חתימה דיגיטלית יכולה להקל על העסק שלכם ולמעשה, הרשויות אף מעודדות שימוש בחתימה דיגיטלית בשל סיבות שונות עליהן נדון בקרוב. כאשר אתם בוחרים שירות של חתימה דיגיטלית, חשוב מאוד לוודא מי עומד מאחורי השירות הזה והאם נכון לכם להיעזר בו. הנה כל מה שאתם צריכים לדעת על חתימה דיגיטלית חינם.
מהי חתימה דיגיטלית?
כבר בתור התחלה מוטב להדגיש, חתימה דיגיטלית שכן עונה על הדרישות היא תהיה חוקית גם מבחינת אימות מול בית משפט. חתימה דיגיטלית היא מעין תעודה אשר מתאימה במיוחד עבור עסק או ארגון כלשהו בתהליך של זיהוי אישי. יש חתימות דיגיטליות שמגיעות בתור כרטיס חכם, יש שמגיעות בתור לינק עם תוכנה לחתימה דיגיטלית ולעיתים, מדובר על תוכנה מותקנת במכשירים המאפשרים חתימה אוטומטית ודיגיטלית על מסמכים.
לחתימה דיגיטלית יש מספר תפקידים משמעותיים בכל ארגון. בתור התחלה, חתימה דיגיטלית מאשרת לנו להעניק ייחודיות לכל אישיות. התוכנה מכילה מאפיינים של הצפנת מידע ואבטחה מידע ובדרך הזאת, היא משמשת אותנו לשמירה על זהות תקינה של בעליה. ניתן לראות במקומות רבים, בעיקר משרדי הייטק ומקומות ממשלתיים שם הגישה למידע מאובטחת, יש הרבה גופים אשר נעזרים בחתימה דיגיטלית לצורך הזדהות. מצד שני, יש גם את המטרה שבגללה הרשויות תומכות בתהליך הזה – שמירה על איכות הסביבה. חתימה דיגיטלית אונליין יכולה לבוא לידי ביטוי במסמכים שאתם כבר מכירים בחיי היום יום, החל מחשבוניות ועד לחוזים אחרים. ברגע בו אנחנו חותמים באופן ידני על החוזים, זה אוטומטית פוגע באיכות הסביבה. התפקיד הנוסף של חתימה דיגיטלית הוא ליצור עבור סדר על גבי המחשב, לא צריך ארונות ומגירות, אחסון מסמכים בכל מקום – כל מה שצריך הוא מחשב ורצוי גם גיבוי.
חתימה דיגיטלית מאושרת
כאשר אנחנו מחפשים חתימה דיגיטלית חינם, יש לוודא היטב שמדובר על חתימה אשר הונפקה על ידי גורם מאושר, אחרת לא תהיה לה קבילות בבית משפט. חתימה דיגיטלית מאושרת הינה חתימה אשר לא מאפשרת זיוף או הכחשה של המסמכים החתומים. כמו כן, על המסמכים החתומים והגישה אליהם להיות מאובטחת בצורה הטובה ביותר. לכן, גם אם מציעים לכם חתימה דיגיטלית חינם, יש לוודא שאכן מדובר על חתימה דיגיטלית מאושרת ומאובטחת. חתימה דיגיטלית היא פיתוח חדשני אשר חייב לענות על החוק, בהתאם לרשויות המס ובית המשפט. ניתן לשלוח חתימה דיגיטלית מאושרת דרך המייל, לאמת את זהות השולח וכמובן, התחייבות על המסמך. חתימה דיגיטלית מאושרת היא בעלת מעמד חוקי זהה לחתימה רגילה החל משנת 2001.
דגשים על בחירת חתימה דיגיטלית חינם
יש מספר חברות בולטות בתחום אשר מציעות שירותים של חתימה דיגיטלית חינם. חלק מהמקומות יציעו לכם תקופת ניסיון חינם וחלק מהמקומות יציעו לכם חתימה דיגיטלית חינם ללא הגבלה (לעיתים עם מוגבלות של סוגי מסמכים). כאשר אתם בוחרים חתימה דיגיטלית חינם זה לא אומר שאתם מקבלים תמורה פחות טובה, אבל עדיין בכל המקרים חשוב לבדוק את הדגשים הבאים:
- אמינות – חובה לוודא שמדובר על חברה מורשית שיכולה להעניק לכם הוכחה חד משמעית לזהות המשתמש. במקרה בו החברה לא מעניקה את הסמכות הזאת, כל מי שיעבוד אתכם יחשוש ואף תוכלו לאבד לקוחות רבים. חברה מקצועית יוצרת אמון מוחלט של התקשרות בין הגופים השונים ופעולות עסקיות.
- חיובים – שימו לב, כאשר אתם משתמשים בחתימה דיגיטלית, יש לוודא שהיא חתומה באופן מורשה ובכלל. ברגע שמגיע מסמך עם פרטי הזהות שלכם לגורם כלשהו ולא מדובר על חתימה דיגיטלית מקצועית, הוא יכול לעשות כרצונו בחתימה שלכם. כמו כן, חתימות לא מאושרות לא יתאימו לניכוי הוצאות מס וקיזוז מע"מ.
- תמיכה – שירות הלקוחות הוא דגש מאוד חשוב בבחירת החברה מולה אתם עובדים. במיוחד כאשר מדובר על העסק שלכם ובמיוחד על הכסף שלכם, אתם רוצים תמיכה ערנית, קרובה ומקצועית. במקומות מקצועיים יעבדו רואי חשבון מנוסים אשר יהיו לרשותכם לצורך ניהול חשבון וחתימות דיגיטליות ללא עלות נוספת.
- תקנות מס – יש לציין, בהתאם לתקנות המס יהיה עליכם לשמור את החשבונית במשך 7 שנים! לכן, עליכם לוודא שאכן מדובר על חברה עמידה אשר יכולה לשמור את כל הטפסים שלכם תחת התוכנה. רוב החברות המקצועיות מעניקות לכם מאגר של כל הטפסים שחתמתם עליהם – בין היתר עבור דוחות לרשות המיסים.
- דרישות – כאשר אתם עובדים עם מסמכים ממוחשבים, על החברה יהיה לציין זאת בדואר רשום לפקיד שומה היכן שמתנהל תיק המס שלה. חשוב לזכור, עליכם יהיה לקבל הסכמה של הלקוח אשר מועבר אליו המסמך הדיגיטלי.
האם חתימה דיגיטלית בטוחה יותר?
בעבר, עסק אשר היה עובד ללא חתימות דיגיטליות היה צריך למצוא מקום לאגור את כל המסמכים שלו. לעיתים רשות המיסים או רשויות אחרות יכולות להגיע אלינו לביקורת ולבקש לראות מסמכים שהונפקו לפני שנתיים. במקרה בו אתם לא עבדתם עם מסמכים דיגיטליים, סביר להניח שיהיה לכם הרבה יותר קשה למצוא את המסמך הרלוונטי לרשות. מצד שני, החשש הגדול הוא לאבד את המסמכים. חתימה דיגיטלית היא חתימה מאובטחת, כל המסמכים שלכם נמצאים במרחק של קליק אחד וזה למעשה מבטיח לכם ביטחון הרבה יותר גדול. החברה אחראית על ניהול בקרה ושליטה בכל תהליכי החתימה בהתאם למחלקות השונות: רכש, משאבי אנוש, משכורות עובדים, טפסי 101, הזמנת רכש, אספקה, חשבונות ועוד. לכן, חתימה דיגיטלית היא הרבה פחות נגישה למי שרוצה להגיע למסמכים שלכם ללא אישור. זאת הסיבה בדיוק לכך שחתימה דיגיטלית היא בטוחה יותר מאשר חתימה ידנית. בכל מקרה של זיוף חתימה אלקטרונית, דבר שיכול גם לקרות בחתימה ידנית, יהיה עליכם להתייעץ עם עורך דין דיני רשת אשר מתמצא בחוזים אלו.
כמו כן, בתור בעלי עסק אתם אמורים להתאים את עצמכם למצב הנוכחי. במיוחד לאחר תקופת הקורונה נוכחנו לראות שמפגשים פנים מול פנים הם הרבה יותר מורכבים ממה שחשבנו. כאשר אתם יכולים לחתום על מסמכים באופן דיגיטלי מאשר ידני, אתם מייעלים את העסק שלכם. חתימה דיגיטלית חינם מפשטת תהליכי מכירות ואיסוף נתונים. יש לא מעט ספקים שמעניקים היום אפשרות של חתימה דיגיטלית חינם, כל מה שאתם צריכים לעשות הוא למצוא את המקום הנכון כפי שציינו. חברה מקצועית חייבת לעמוד בכל דרישות האבטחה התובעניות, בארץ ניתן למצוא חברות שעובדות לפי התקן של אירופה eIDAS המציג את כלל האימות.
איך עובד תהליך ההרשמה?
השאלה מאוד תלויה בסוג החברה ובמסמכים שאתם צריכים לחתום עליהם. כאשר מדובר על עוסק פטור לדוגמא אשר צריך בעיקר להוציא קבלות ללקוחות, אופן ההרשמה הוא הרבה יותר פשוט. אתם לא נדרשים למלא טפסים שקשורים לחשבון הבנק שלכם, אלא למלא רק את המידע הנדרש לצורך מילוי חשבונית. תוכלו באופן פשוט גם להטמיע את המידע אודות הספקים שלכם בכדי לזרז את התהליך ולא להזין אותו כל פעם מחדש. תוכלו למצוא לשונית של קבלות אשר ניתן לסכם אותה לפי תאריך ובכך, להנפיק דוח שנתי עבור רואה החשבון שלכם.
כאשר מדובר על ארגונים ועסקים גדולים יותר, אופן ההרשמה מתבצע באופן די זהה. לא מדובר על תהליך הרשמה ארוך מדי כאשר מדובר על חברה מקצועית. זכרו, אתם אמורים לקבל מסמך המעיד על כך שהחברה יצרה קשר עם פקיד השומה שלה. מדובר על תהליך זיהוי אשר לפיו תוכלו להיכנס למערכת בכל פעם, יש חברות אשר מגבילות את מה שתוכלו להשתמש בו מבחינת טפסים. כמו כן, יש להזין את האינפורמציה הרלוונטית לסוג הארגון, כאשר מדובר על טפסי 101, משכורות עובדים וכן הלאה. בפשטות, במקום לאגור מסמכים וקלסרים, יש לכם הכל באתר אחד פשוט עם אבטחת מידע ברורה.
איך זה בחינם?
רוב החברות יכולות להנפיק לכם טפסים בחינם עם חתימה דיגיטלית חינם מבחינת אידיאולוגיה לשמירה על איכות הסביבה. עם זאת, בכל חברה יש את התנאים שם תצטרכו כן להוציא כסף עבור ארגון המסמכים שלכם. גם כאשר מדובר על חברה שכן גובה תשלום, המחיר אינו יהיה גבוה ולא צריך לעמוד על כמה עשרות עד מאות שקלים עבור גישה מלאה לכל הטפסים, אבטחת מידע ושירות לקוחות זמין בכל עת.
אחרי שני עשורים שבהם נכנס האינטרנט כמעט לכל תחום בחיינו, רבים מאיתנו תהו לא מעט זמן גם מתי נוכל לחתום על מסמכים בצורה דיגיטלית דרך האינטרנט. אופציה כזאת, די ברור לנו, תחסוך לנו הרבה מאוד טרחה בהתנהלות שלנו מול הרשויות, מול גופים שונים, מול לקוחות ומול העולם בכלל. אז הנה היא הגיעה סופסוף, הבשורה של חתימה דיגיטלית על מסמכים. מה זה בדיוק אומר? מדוע זה מתרחש כבר עכשיו והאם כל חתימה בפורמט דיגיטלי קבילה מבחינה משפטית? על כל הנושא של חתימה דיגיטלית על מסמכים, תוכלו לקרוא ממש כאן בשורות הבאות.
למה נדרשת האופציה של חתימה דיגיטלית?
מתישהו בגיל ההתבגרות או קצת אחרי כן, כולנו כבר מגבשים לעצמם את החתימה האישית שלנו. זוהי החתימה שאיתה נחתום במשרד הפנים כדי לקבל את תעודת הזהות הראשונה שלנו, כדי לפתוח את חשבון הבנק שלנו, כדי לקבל את רישיון הנהיגה שלנו ולאחר מכן לאורך כל חיינו, כדי לחתום על כל מסמך, כל שיק, כל טופס וכל הסכם. עד כה, חתימה זו הייתה חייבת להיחתם בצורה ידנית על גבי מסמך נייר פיזי על מנת שתהיה קבילה מבחינה משפטית. זאת אומרת, שאם אנחנו כעצמאים, צריכים להגיש דו"ח שנתי לרשות המס, יהיה עלינו לנסוע אל רואה החשבון שלנו, שאולי ממוקם בעיר אחרת בכלל, רק כדי לחתום את החתימה שלנו ולשוב הביתה. היום, באמצעות האופציה של חתימה דיגיטלית על מסמכים, אפשר לחסוך לחלוטין את הטרחה הזאת ולבצע את החתימה באמצעות מדיה דיגיטלית אותה ניתן להעביר בקלות דרך האינטרנט, מה שמאפשר לנו לבצע חתימה מרחוק.
באילו סוגים של מסמכים ניתן לחתום חתימה דיגיטלית?
בשנים האחרונות אימצו יותר ויותר גופים, בעיקר עסקיים, את האופציה של חתימה דיגיטלית, בעיקר בכדי להחתים לקוחות לפני ביצוע עסקה. כך למשל, כאשר רצינו להצטרף לקופת גמל להשקעה באחד מבתי ההשקעות בישראל, יכולנו לעשות זאת דרך האינטרנט. לשם כך נדרשנו למלא טופס הרשמה עם כל הפרטים שלנו, לצרף צילום של תעודת הזהות, לאשר את הדוא"ל שסיפקנו ולאשר גם בסמס את מספר הטלפון שלנו. לאחר שאישרנו את כל זה, בית ההשקעות יכול היה לדעת ברמה גבוהה של ודאות שאלו הם אכן אנחנו ואז גם יכול היה להחתים אותנו על טופס דיגיטלי. חתימה זו בוצעה בדרך כלל בשלוש צורות שונות: סימון וי בצ'קבוקס על כך שאנו מסכימים לתוכן הסכם ההצטרפות, לחיצה על כפתור ההצטרפות שמהווה הסכמה לתנאי ההסכם ולבסוף גם חתימה גרפית שאותה חתמנו באמצעות עכבר המחשב וצורפה באופן דיגיטלי לטופס הווירטואלי שלנו.
במקרה הזה שהבאנו כדוגמא, מדובר בהחלטה של בית ההשקעות עצמו לקבל חתימה דיגיטלית על מסמכים בכדי לצרף לקוחות חדשים. כל סיכון שנבע מכך שהלקוח החותם אינו האדם שהוא מציג את עצמו ככזה, הוא סיכון שלקח על עצמו בית ההשקעות ורבים מהם עשו זאת בצורה מספיק מקיפה ויסודית בכדי להפחית את הסיכון הזה למינימום. אבל מה קורה עם משרדי ממשלה שלא רוצים לקחת את הסיכון הזה? מה קורה כששני צדדים רוצים לחתום על הסכם שכירות למשל ואף אחד לא מוכן לקחת את הסיכון של תרמית? במקרים אלה עדיין נדרשנו לחתימה פיזית על גבי מסמך נייר. כיום, כבר אפשר ליישם את האופציה של חתימה דיגיטלית על מסמכים לכל סוג של מסמך ולכל סוג של הסכם וכעת גם נסביר איך זה בדיוק קורה.
חתימה דיגיטלית על מסמכים – העידן החדש
כפי שאמרנו קודם לכן, אם עד כה חתימה דיגיטלית הייתה אופציה שיכלו גופים מסוימים לאמץ לעצמם על דעת עצמם, הרי שהיום מדובר בהליך חוקי ומוכר לחלוטין ויש לכך סיבה טובה. בשנת 2001 נחקק בישראל חוק חתימה אלקטרונית שמפרט את התנאים בהם ניתן להשתמש בחתימה אלקטרונית על גבי מסמכים. החוק המקורי לא נתן מענה מלא לצרכים המשפטיים הכרוכים באימות חתימה על גבי מסמך ולכן הוא תוקן בשנת 2018 והותאם לרוח הזמן. כעת, החוק כבר מאפשר ליישם חתימה דיגיטלית על גבי כל סוגי המסמכים לרבות מסמכים מול רשויות ממשלתיות.
על פי חוק חתימה אלקטרונית קיימים שני סוגים של חתימות דיגיטליות: חתימה מאובטחת וחתימה מאושרת. החתימה המאובטחת היא חתימה שבה ניתן לוודא את זהותו של החותם והחותם יכול לוודא שתוכן המסמך עליו הוא חתם, לא שונה לאחר ביצוע החתימה – שני מרכיבי מפתח הכרחיים לקבלת חתימה דיגיטלית כחתימה קבילה מבחינה משפטית. החתימה המאושרת היא בדיוק כמו החתימה המאובטחת, רק שבמקרה הזה ישנו גם צד שלישי שמתווך את החתימה בין הצדדים ומאשר את כל הנדרש: זהות כל אחד מהצדדים והאותנטיות של תוכן המסמך עליו הם חתמו ללא יכולת שינוי של תוכנו לאחר החתימה. צד שלישי זה הוא המפתח ליכולת שלנו היום לבצע חתימה דיגיטלית על מסמכים בכל סוג של מסמך ובכל סיטואציה.
ומיהו אותו צד שלישי? ובכן, מדובר בספקי שירות חתימה דיגיטלית על מסמכים, ממש כמו שיש ספקי שירות של חשבוניות דיגיטליות. ספקים אלה, לאחר שהוסמכו והורשו לכך על ידי המדינה, בונים פלטפורמה ייעודית דרכה מבוצע כל הליך החתימה על המסמך. פלטפורמה זו מיועדת לזהות באופן מלא כל אחד מהצדדים ולאחר מכן לצרף את חתימתם לקובץ המסמך באופן שלא מאפשר לשנות את תוכנו ומבטיח לכל אחד מן הצדדים כי המסמך עליו הם חתמו הוא המסמך היחיד שיופיע עם חתימתם. כדי לזהות את הצדדים משתמשים אותם ספקי שירות במספר אמצעי אימות ובהם אישור הודעה בדוא"ל האישי, אישור סמס בטלפון הסלולרי, צילום תעודת זהות וכמובן טופס פרטים אישיים. על פי הצורך ובהתאם לדרישות הצדדים, ניתן להשתמש בדרכי זיהוי נוספות. לאחר שזוהו הצדדים, כל אחד מהם מבצע חתימה דיגיטלית באמצעות לחיצה על לחצן המאשר את הסכמתם לתוכן המסמך עליו הם חותמים, סימון צ'קבוקס ייעודי בסימן וי ולרוב גם צירוף חתימה גרפית אותה חותמים באמצעות עכבר המחשב.
לאחר השלמת תהליך החתימה, מצורפים קבצי החתימה אל קובץ המסמך עצמו וננעלים באופן סופי. כעת מפיק ספק השירות תעודה המאשרת את הליך החתימה לכל אחד מהצדדים ותעודה זו מהווה ראיה משפטית קבילה לעצם ביצוע החתימה כך שאף צד לא יוכל להתכחש לחתימתו ואף צד גם לא יוכל לבצע שינויים במסמך לאחר חתימתו.
ומה קורה אם צד אחד אכן מתכחש לחתימתו?
בביצוע חתימה דיגיטלית על מסמכים ישנה בהחלט אפשרות שאחד מהצדדים יתכחש לחתימה שלו ויטען כי לא הוא חתם על המסמך כנטען. יחד עם זאת, אפשרות זאת קיימת גם בחתימה ידנית על גבי מסמך נייר פיזי. גם בפורמט הפיזי, יכול אדם לטעון כי זה לא היה הוא שהגיע למפגש החתימה ומישהו התחזה אליו, או שהוא חתם תחת איומים או כשלא היה צלול. תמיד ישנן דרכים בהן יכול אדם להתכחש לחתימתו אם יבחר בכך, אבל מה שחשוב הוא שמרגע שמודל החתימה אושר על פי חוק כמודל קביל משפטית, הרי שנטל ההוכחה נופל על האדם המתכחש לחתימתו. גם במקרה של חתימה דיגיטלית על מסמכים, יהיה על האדם הטוען כי חתימתו על המסמך הדיגיטלית היא למעשה לא החתימה שלו, להוכיח בעצמו כי זהו אכן המצב.
במובנים רבים, עצם נוכחותו של צד שלישי שמפקח ומתווך את כל הליך החתימה הופך את ההליך לבטוח הרבה יותר מאשר הליך חתימה פיזית על גבי מסמך, כשהיא מבוצעת במעמד שני הצדדים בלבד וללא נוכחות של אף גורם שלישי. עצם נוכחותו של הגורם השלישי הופכת את החתימה לבטוחה יותר, בדומה לנוכחות עורך דין בחתימה על הסכם, עורך דין שיכול לאשר את זהות, נוכחות וחתימת הצדדים על המסמך.
אז מה עושים עכשיו כדי להיעזר בשירות החדש?
ובכן, אם אתם אמורים לחתום על טפסים או מסמכים מטעם רשות ממשלתית או גוף עסקי או ציבורי כלשהו, הרי שאותם גופים או רשויות, אמורים לספק לכם את הקישור שדרכו תוכלו לעבור את תהליך החתימה על המסמכים של אותם גופים. במידה ואתם רוצים לחתום על הסכם כלשהו מול צד שני כלשהו, הרי שאתם עצמכם צריכים ליזום את הליך החתימה ולנהל אותו דרך אותו צד שלישי. את זה תוכלו לעשות באמצעות ייזום הליך חתימה דיגיטלית על מסמכים אצל כל אחד מספקי השירות המספקים את השירות הזה ובכל יום מצטרפים עוד ועוד גופים המציעים את השירות אונליין.
מן הסתם, בשלב הזה יהיו הרבה אנשים שלא לגמרי יסמכו על הפלטפורמה החדשה ויעדיפו לחתום בצורה ידנית על גבי מסמך פיזי. במקרה כזה, אין לכם ברירה אלא להסכים אם אתם אכן רוצים לחתום על ההסכם, שתלוי באותה מידה בשני הצדדים. עם הזמן, סביר להניח שמודל החתימה הדיגיטלית יהפוך למודל נפוץ וסטנדרטי, אז גם ניתן יהיה לבצע אותו בקלות רבה יותר ובהסכמה של כל הצדדים. אבל באשר לצעדים שעליכם לעשות כדי להשלים תהליך של חתימה דיגיטלית על מסמכים, הרי שכל מה שאתם צריכים לעשות הוא להיכנס לאתר האינטרנט של אחד מספקי השירות ולהתחיל את התהליך על פי ההוראות הניתנות לכם באתר.
בהיבט זה כדאי להדגיש שאת התהליך אתם רוצים לעבור אך ורק אצל ספק שירות גדול ומוכר, שאתם יכולים לסמוך עליו באופן מוחלט. ככלל, אותו ספק שירות צריך להיות מוסמך ומורשה על ידי משרד המשפטים וזה אומר שהוא אמור להציג באתר שלו את הרישיון שלו לספק את השירות של חתימה דיגיטלית על מסמכים. מעבר לזה, אם אתם רוצים להיות בטוחים עוד יותר, מומלץ גם להיכנס לאתר האינטרנט של משרד המשפטים ולבחון האם שמו של אותו ספק מופיע במאגר הספקים המורשים של השירות. רק במקרה שהוא אכן מופיע, תוכלו להיות בטוחים שהוא מוסמך לבצע את ההליך ושההליך יבוצע בצורה תקנית על פי חוק.
וכמה זה עולה?
שירות חתימה דיגיטלית על מסמכים הוא שירות זול מאוד ולבטח יעלה לכם פחות מהדלק להגיע למקום מפגש לצורך ביצוע חתימה ידנית על גבי מסמך פיזי. גופים עסקיים המעוניינים להטמיע את הנושא של חתימה דיגיטלית על בסיס קבוע כחלק מפעילותם העסקית, יכולים לחתום על הסכם שירות ארוך טווח וליהנות ממחיר מיוחד ומוזל. עבור אדם פשטי המעוניין לקבל את השירות באופן חד פעמי, אפשרות זו פתוחה לכל ועל אף שהיא פחות זולה, עדיין מדובר על שירות זול מאוד שאין כל ספק בערך הגבוה שהוא מספק אל מול העלות השולית שבה הוא כרוך. חתימה דיגיטלית על מסמכים – זה כבר כאן.