טופס חתימה דיגיטלית מאפשר חתימה מרחוק, לא משנה היכן אתם נמצאים, ומייתר את הצורך להגיע פיזית את המקום הדורש התצייבותכם וחתימתכם. כך, ניתן לחתום מכל מקום על טפסי בנק, רשויות מקומיות, משרדים ממשלתיים ועוד ארגונים אשר מאופיינים בבירוקרטיה על כל גווניה. מדובר ללא ספק בפתרון המושלם לכל פלטפורמה שדורשת כיום חתימה מרחוק. כידוע, בעבר כל חתימה על מסמך, טופס או כל ניירת אחרת טרם שליחתה לנמען, הצריכה החתמתה באופן ידני מה שדרש התקיימות של קונסטלציה שלמה בשל כך. מה שבעקבות זאת דרש בזבוז של משאבים רבים כמו זמן רב, כסף, ומשאבים נוספים. טופס חתימה דיגיטלית הגיח אל העולם ושינה זאת מן הקצה אל הקצה, באפשרו חתימה דיגיטלית באופן שונה לחלוטין. כך ניתן לבצע שיגור המסמכים החתומים מרחוק לנמען הרצוי, וייעול משמעותי של כל תהליך בירוקרטי באשר הוא.
המהפכה הירוקה של טפסי הדיגיטל
באמצעות טופס חתימה דיגיטלית קל הרבה יותר לחתום מרחוק מבלי הצורך להתייצב במקום ו/ או לסרוק, להדפיס או לפקסס. השימוש הפקס, אם חלקכם מכירים אותו עדיין, הולך ונעלם, ואיתו מגיעה הקידמה של המאה. באמצעות זאת אנו תופסים שתי ציפורים במכה אחת. הראשונה, ייעול הטופסיאדה הדיגטלית וסיוע משמעותי בעבור מאן דה הוא בצרכים בירוקרטיים. והשני, מהפכה ירוקה ושדרוג העולם הפיזי לדיגיטל. הצורך בחתימה ידנית על מסמכים פיזיים מביאה לבזבוז משווע של זמן ומשאבים יקרים. את אלו ניתן לחסוך בקלות יעילה, באמצעות השימוש בטופס חתימה דיגיטלית. עקב השימוש במערכת זו, נחסך השימוש בנייר על כל גווניו, וכדור הארץ מודה על המהפכה הירוקה שהפציעה אל חיינו.
ואם עלה בידכם החשש כי חתימה ידנית על מסמך איננה אותנטית או תקיפה מספיק או חלילה איננה מספקת, תשמחו לשמוע כי אין כך הדבר. כיום, חתימה דיגיטלית תקפה ומאושרת לחלוטין והאמצעים הטכנולוגיים כיום מאפשרים אימות חתימה ומניעת זיופים ו/או התכחשות כלשהי כלפי המסמכים החתומים. תמו הזמנים בהם חתימה ידנית משמעותה אישור ואילו חתימה דיגיטלית איננה נחשבת כמקור, ואילו אף להפך. כיום, חתימה דיגיטלית מאושרת, תקפה ובייחוד- בטוחה הרבה יותר.
כיצד מתבצעת חתימה על טופס חתימה דיגיטלית?
תהליך החתימה מתבצע תחילה באמצעות שליחת קישור מאובטח לטלפון הנייד או לדואר האלקטרוני באמצעות הודעת SMS או וואטסאפ. בהודעה זו מצוי קישור למסמך החתימה הדיגיטלית. הטפסים הם טפסים סטנדרטיים מקוריים של הגורם השולח, והחתימה על גביהם מתבצעת באמצעות העכבר במחשב האישי של החותם או באמצעות האצבע במכשיר הנייד. כך מאשר החותם והמסמך החתום נשלח מלא ובאופן מאושר כולל כלל הפרטים הנדרשים. את טופס החתימה הדיגיטלית ניתן לבצע מכל מכשיר המאפשר חיבור לאינטרנט.
מערכת טופס חתימה דיגיטלית כוללת מספר רב של יתרונות אשר משרתים משמעותית את בית העסק הבוחר להשתמש בהם. כך למשל משלוח מסמך לחתימה לקבוצה של אנשי קשר גם יחד, שימוש בתבניות קבועות, הוספה של אנשי קשר כנמענים לשליחת הטופס מקובץ קיים. בנוסף ישנה אפשרות לניהול סדר חתימות בקבוצות של חותמים וסבב חתימות בין אלו, שמירה של חתימת משתמש ספציפי לשימוש עתידי בטפסים דיגיטליים נוספים. וכן גם אפשרות למשלוח מסמכים לחתימת המשתמש אונליין באופן דיגיטלי, ואף פתרונות אבטחת מידע מדהימים ופתרונות לבעייתיות בהתכחשות משתמש לחתימה. המערכת מאובטחת כראוי באמצעות SSL, וכן קיים קוד סודי להגנה מקסימלית הנשלח למשתמש למען אימות זהותו. אמצעי אבטחה נוסף הוא אימות זהות באמצעות צילום ת.ז, צילום וידאו ועוד.
יתרונות טופס חתימה דיגיטלית
מערכת טופס חתימה דיגיטלית מאפשרת הפיכתו של כמעט כל מסמך, לא משנה מהי מידת מורכבותו, לכדי טופס חתימה דיגיטלית. בעקבות זאת, יכול כל בעל עסק לקבוע מה יהיו התניות המנויות בטופס, קביעת החוקים העסקיים, מהם יהיו שדות הרשות למילוי וכן שדות החובה כמובן. וכמובן, כל זאת באבטחה מלאה ופרטיות נאותה של הטופס הדיגיטלי.
השימוש בטכנולוגיית טופס חתימה דיגיטלית מאפשרת לכל ארגון לנהל בצורה טובה ומטיבה הרבה יותר את עסקיו. בין אם מדובר במערכות המכירה או מערכות השיווק, מערכות ההתנהלות מול הלקוחות וכן הבירוקרטיה והטופסיאדה הנדרשות בכל ארגון באשר הוא. כך, יכול הארגון ליעל את עצמו ואת זמנו בכל מקום ובכל זמן, באמצעות אותו טופס חתימה דיגיטלית זמין תמיד, לפי הצרכים האישיים של כל עסק ועסק ובכל זמן. באמצעות זאת, ניתן להפוך כל תהליך, מייגע ככל שיהיה, לפשוט, יעיל ונוח ולחסוך משאבים רבים כמו זמן, כסף, ניירת או ציוד משרדי וכמובן לחסוך בשכר עובדים, בכוח אדם ועוד.
בין היתר, לדוגמה, לצורך העניין, טופס חתימה דיגיטלית איננו עניינו אך ורק בטפסים טכניים, אלא גם חוזים והסכמים, הצעות מחיר, סגירת עסקאות, טפסי 101 לעובדים, טפסים עבור הבנק, מסמכים סרוקים, קבלות, נספחים ועוד. מילוי הטפסים מתבצע אונליין, ובצורה מקצועית ומעודכנת כלפי בית העסק, כך שזה האחרון יוכל לשמור על נראותו ומקצעיותו בפני לקוח הקצה.
בין היתר ניתן לעשות שימוש במערכת להפקת חשבוניות דיגיטליות. טופס חתימה דיגיטלית מסוג זה כולל את האפשרות לביצוע סבבי אישורים וחיתום אוטומטי. ולאחר מכן, מתאפשרת שליחת חשבוניות ללקוחות החברה באופן אוטומטי ע"י המערכת. כמובן שאבטחת המידע מאובטחת לחלוטין, וכן נכללת יכולת התממשקות מהירה לארכיון ולכלל מערכות הניהול. פירוט נוסף הוא למשל לעניין שליחת הצעות המחיר. מערכת טופס חתימה דיגיטלית מאפשרת תהליך אוטומטי של שליחת טפסים אלו, בין כל הגורמים הנעזרים בארגון ועד חתימתו של לקוח הקצה. בתום התהליך נשמרת כראוי הצעת המחיר במערכת באופן מאובטח לחלוטין.
לעניין שרתי החתימות, המערכת מהווה קרקע פוריה לשמירה ראויה של כל קבצי החתימות. מדובר בתשתית חזקה ואמינה אשר מרכזת את כל החתימות כראוי בשרת, וכך מתאפשר ניהול יעיל ומהיר. לעניין אופי אבטחת המידע, ומעבר לכל הנאמר לעיל, חשוב לציין כי אבטחת המידע של טפסים דיגיטליים אלו משמעותית ביותר ומן הגבוהות ביותר שקיימות. בצורה זו, כל הטפסים החתומים וכלל הנתונים במערכת נשמרים באופן מוצפן ברמה הגבוהה ביותר ובסטנדרטי הבטיחות המחמירים ביותר שקיימים.
מבחינת ניהול המערכת וניהול התהליכים, ההתנהלות מתבצעת בצורה המאפשרת לכל ארגון ועסק את הניהול המהיר והפשוט ביותר. כך מתבצעת בעסק תכנית פיתוח מסיבית אשר מייעלת משמעותית את התנהלות העסק הכוללנית והספציפית כאחד. וכמובן, מתבצע ייעול בכלל המערכות והמחלקות שבעסק, כמו למשל אסמניסטרציה, כוח אדם, מנהלים ועובדים כאחד.
ולסיום, כל הנתונים נשמרים בטכנולוגיית ענן אשר מאפשרת שמירה של כל הנתונים בצורה מיטבית וכמובן ככזו שמעניקה גיבוי מלא לכלל הנתונים המצויים במערכת. כך שלא משנה מה קורה, הנתונים שלכם בטוחים. באמצעות זאת ניתן גם לבצע חיבור לכל פלטפורמה בה תחפצו, כמו למשל דואר אלקטרוני, טלפון, סמס, וואטסאפ ועוד.
מעבר לכל היתרונות המדהימים של טופס חתימה דיגיטלית, עומד גם החזון שמאחורי כל אלו: ייעול מסיבי של העסק שלכם ובצורה ירוקה אשר שומרת ותשמור על כדור הארץ. בצורה זו, אנו גם מייעלים משמעותית את העסק שלנו, מצליחים יותר ומביאים להשאת רווחים גבוהה יותר. ובנוסף, מבצעים זאת בצורה ירוקה ומטיבה עם כדור הארץ, וגם יוצרים יחסי ציבור מדהימים עבור העסק שלנו גם במישור זה כעסק ירוק.
על מנת לשמוע פרטים נוספים אודות השימוש במערכת טופס חתימה דיגיטלית והנחלתה בעסק הפרטי שלכם, צרו עימנו קשר ונשמח לסייע.
