בקצרה: טופס הכרת לקוח (KYC) הוא טופס שנותן שירות עסקי – למשל עורך דין או רואה חשבון בעסקאות מסוימות – חייב למלא עם הלקוח לפני שהוא נותן לו שירות, לפי חוק איסור הלבנת הון. אפשר לשלוח ללקוח את הטופס הרשמי כטופס דיגיטלי, לקבל אותו מלא וחתום מהנייד ולשמור אותו בתיק הלקוח.
רוצים לשלוח מסמך לחתימה כבר היום?
פותחים חשבון easy2sign, מעלים את המסמך ושולחים לחותם בקישור.
מה זה טופס הכרת לקוח ומי חייב בו
טופס הכרת לקוח הוא חלק מהליך "זיהוי והכרת לקוח" שנקבע בחוק איסור הלבנת הון, תש"ס-2000, ובצו שהותקן מכוחו בשנת 2014. החובה חלה על "נותני שירות עסקי" – בעיקר עורכי דין ורואי חשבון – כשהם מטפלים בפעולות שמוגדרות בצו, כמו עסקאות במקרקעין, ניהול כספים של לקוח או הקמת תאגיד.
המטרה היא לדעת מי הלקוח, מי הנהנה מהפעולה ומה מקור הכספים, לפני שמתחילים לעבוד. את הנוסח הרשמי מפרסם האגף לאסדרת מקצועות במשרד המשפטים בעמוד טפסי זיהוי והכרת לקוח, בכמה שפות.
מה כולל הטופס
- פרטי זיהוי של יחיד – שם, מספר זהות או דרכון וארץ ההנפקה, תאריך לידה ומען.
- פרטי תאגיד – כשהלקוח הוא חברה: שם התאגיד, מספר רישום, מען ופרטי בעלי השליטה ומורשי החתימה.
- אופי הפעולה ומקור הכספים – איזה שירות הלקוח מבקש ומאיפה מגיע הכסף.
- שאלה על זיקה לאיש ציבור – האם הלקוח או קרובו ממלאים תפקיד ציבורי בכיר.
- הצהרה וחתימה – הלקוח מצהיר שהפרטים נכונים וחותם.
מתי ממלאים טופס הכר את הלקוח
לפי הנחיות האגף לאסדרת מקצועות, את הזיהוי ואת הטופס משלימים לפני שנותנים את השירות, ולא אחריו. כשהלקוח חוזר לשירות נוסף, בודקים אם הפרטים השתנו ומעדכנים. לעסקאות מקרקעין שעושים יחידים פורסם ביולי 2024 טופס ייעודי עם הערות הסבר, שנועד להקל על הלקוח ועל עורך הדין בזמן המילוי.
איך שולחים טופס הכרת לקוח דיגיטלי ב-easy2sign
- מורידים את הנוסח הרשמי מאתר משרד המשפטים (Word או PDF) ומעלים אותו ל-easy2sign.
- מסמנים על הטופס שדות מילוי – שם, מספר זהות, פרטי התאגיד, מקור הכספים – ושדה חתימה בסוף ההצהרה.
- שומרים אותו כתבנית, כדי שלא תצטרכו לבנות אותו מחדש לכל לקוח.
- שולחים ללקוח קישור במייל או בוואטסאפ. הלקוח ממלא וחותם מהנייד, ואתם מקבלים טופס מלא וחתום עם תיעוד של מועד החתימה.
חשוב לזכור: הטופס הדיגיטלי מחליף את הנייר, אבל לא את הליך הזיהוי עצמו. את אופן זיהוי הלקוח – פנים אל פנים או מרחוק – קובעות ההנחיות של משרד המשפטים, ובהן כדאי לעיין לפני שמשנים את התהליך במשרד. מידע נוסף על השימוש בחתימה דיגיטלית במשרד עורכי דין תמצאו במדריך חתימה דיגיטלית לעורכי דין, ועל התוקף המשפטי של החתימה – במדריך האם חתימה דיגיטלית חוקית.
למה כדאי להעביר את הטופס לדיגיטל
טופס הכרת לקוח ממולא בכל תיק חדש, וכשהוא על נייר הוא נוטה להגיע חסר, לא חתום או בכתב יד לא קריא. כטופס חתימה דיגיטלית, אפשר להגדיר שדות חובה כך שהלקוח לא יוכל לשלוח טופס חלקי, והעותק החתום נשמר במקום אחד יחד עם שאר המסמכים של הלקוח.
מוכנים להתחיל לחתום בלי נייר?
שאלות על המערכת או על החבילות? דברו איתנו בוואטסאפ או פתחו חשבון חינם.