יצירת טופס דיגיטלי חינם

כל עסק, חברה או ארגון, בין אם הוא במגזר הפרטי ובין אם הוא במגזר הציבורי צריך לעבור להתנהל עם טפסים דיגיטליים. הטפסים הדיגיטליים מעניקים מגוון יתרונות ומשפרים את ההתנהלות שלכם כבעלי העסקים, הן מול העובדים והן מול הלקוחות. אך מהו טופס דיגיטלי, כיצד יוצרים אותו ומה היתרונות שלו? המאמר הבא הוא בשבילכם.

יצירת טופס דיגיטלי חינם- מהו טופס דיגיטלי?

קודם כל חשוב מאוד להבין מהו בכלל טופס דיגיטלי. טופס דיגיטלי הוא למעשה כל מסמך שהועבר לפורמט דיגיטלי וניתן לשלוח אותו למילוי ולחתימה על ידי מי שנבחר כמו לקוחות, עובדים, שותפים, מנהלים ועוד.

למעשה ניתן להפוך כל מסמך Word או PDF לטופס דיגיטלי. כך ניתן לשלוח את הטופס הדיגיטלי בקלות על ידי אימייל או אפילו הודעת SMS או וואטסאפ. כך הנמען יוכל למלא את הפרטים שלו בקלות, לחתום על הטופס ולשלוח לכם אותו בקלות מבלי להצטרך להגיע למקום ספציפי או להיפגש איתכם פנים אל פנים על מנת למסור את הטפסים.

בטופס דיגיטלי ניתן לעשות שימושים רבים כמו חישוב שכר עובד, חישוב והעברת מידע למס הכנסה, העברה לעורך דין, העברה לרואה חשבון ועוד.

הטפסים הדיגיטליים מאפשרים לייעל את ההתקשרות ואת העבודה מול אנשים רבים ויש לה יתרונות נוספים

יצירת טופס דיגיטלי חינם- למי זה מתאים?

התשובה היא לכולם. המעבר לטפסים דיגיטליים הפך לנפוץ מאוד וכיום הוא רלוונטי עבור כל עסק, כל חברה וכל ארגון באשר הם. בין אם אתם עובדים במגזר הפרטי ובין אם במגזר הציבורי, הטפסים הדיגיטליים ישפרו את איכות חייכם. כלל העסקים והחברות מחפשים דרכים לייעל ולשפר את ההתנהלות שלהם ואת ניצול הזמן שלהם וכך לחסוך בזמן ובכסף ובוחרות לעבור לטפסים דיגיטליים.

כמובן שהדבר רלוונטי יותר עבור ארגונים או עסקים גדולים בהם השימוש בטפסים הוא שימוש יומיומי ושגרתי. עבור עסקים אלה, המעבר לטפסים דיגיטליים הוא חשוב ומשמעותי אף יותר. אם יש לכם עסק בו ההתנהלות עם טפסים היא דבר קבוע לדוגמא אם יש לכם לקוחות שנדרשים לחתום על טפסים שאתם שולחים להם, כדאי לכם לעבור לטפסים דיגיטליים על מנת להנות ממגוון יתרונות אותם נפרט בהמשך.

יצירת טופס דיגיטלי חינם- האם זה אפשרי?

בשנים האחרונות יותר ויותר אנשים עובדים עם טפסים דיגיטליים,המעבר לטפסים דיגיטליים הפך לנפוץ מאוד וכיום הוא רלוונטי עבור כל עסק, כל חברה וכל ארגון באשר הם. בין אם אתם עובדים במגזר הפרטי ובין אם במגזר הציבורי ביניהם גם רשויות המדינה. הסיבה לכך היא שהטפסים הדיגיטליים מאפשרים לייעל את ההתקשרות ואת העבודה מול אנשים). אך איך יוצרים טופס דיגיטלי והאם זה אפשרי בחינם?

קיימות מגוון מערכות שונות המאפשרות ליצור או לשנות טפסים דיגיטליים. חלק מהמערכות הללו הן מערכות חינמיות שמאפשרות לכם לעבוד בקלות. כך, ניתן לבנות טפסים דיגיטליים חדשים בקלות, או לשנות טופס קודם, במקרה הצורך. מערכות אלה  מאפשרות לכם מגוון שירותים שונים ביניהם הוספת מקום לחתימה דיגיטלית, שדה חדש בטופס, הוספת כפתורים נוספים ועוד מגוון אפשרויות שונות. גם עבור הנמען מדובר בחיים קלים יותר. הוא לא צריך לסרוק או להדפיס את הטופס על מנת למלא אותו ולשלוח אותו מחדש, הוא יכול למלא את הטופס הדיגיטלי בקלות מבלי לבצע שגיאות ואם נעשו שגיאות ניתן לתקן אותן בקלות.

שימו לב שאם אתם חברה, עסק, או ארגון ואתם לא עובדים עם אחת מהמערכות הללו, כדאי לכם מאוד לעשות את המעבר לכך. יש לקחת בחשבון כי תהליך ההטמעה מצריך תמיכה בבניה הראשונית של הטפסים הדיגיטליים. כמו כן יש לבצע התאמה מלאה לכלל הצרכים של החברה, העסק או הארגון שלכם.

מה זה אומר? שאתם צריכים להתאים את הטפסים הדיגיטליים לצרכי החברה, לאופי הפעילות בה, לבעלי התפקידים שצריכים להשתמש בטפסים הללו, העובדים שצריכים להשתמש בטפסים ועוד. למעשה כל מי שצריך להשתמש בטפסים הללו צריך לדעת כיצד לעבוד איתם ועוד. באופן כללי מדובר בפעולות יחסית פשוטות שניתן ללמוד על ידי ליווי פשוט והן ישדרגו את התנהלות החברה שלכם, יעזרו לכם לייעל זמנים ולהתנהל בקלות מול כל אנשי ההתקשרות של החברה. לכן אנחנו ממליצים כן להיעזר, לפחות בהתחלה, בליווי חיצוני שיעלה מעט כסף אבל יאפשר לכם להתנהל נכון יותר ולטווח הרחוק ישתלם יותר.

מה היתרונות של יצירת טופס דיגיטלי חינם?

לטפסים הדיגיטליים יש יתרונות רבים. ריכזנו לכם את המרכזיים באים.

  • חיסכון בזמן- כאשר עובדים עם הטפסים הדיגיטליים יכולים לחסוך באופן משמעותי את זמן העבודה. ניקח לדוגמא את טופס 101. כבעלי עסק, להעביר לכל העובדים שלכם כל שנה את טופס 101, לחכות שימלאו אותו ויחתמו עליו ואז לשלוח אותו, יכול לקחת לא מעט זמן והתעסקות. במיוחד במידה שיש טפסים שלא מולאו כראוי ואז יש צורך להחזיר את הטופס לעובד ולהמתין שוב למילוי שלו. פעמים רבות המעסיק רודף אחר העובד על מנת שימלא את הטופס ויחזיר אותו בזמן. כאשר עושים זאת על ידי טופס דיגיטלי, יכולים לשלוח לכולם את הטופס במייל ואז להעביר אותו הלאה במייל, מה שמקצר את זמן העבודה משמעותית.
  • התייעלות בהתנהלות- כאשר עובדים עם טפסים דיגיטליים ההתנהלות הופכת ליעילה יותר, הן מול הלקוחות והן מול העובדים. כפי שציינו, במילוי טופס 101 לדוגמא, ההתנהלות מול העובדים הופכת ליעילה יותר וקלה יותר. כך גם כאשר צריכים לקבל חתימות מלקוחות. חתימה של לקוח על טופס כלשהו יכולה לקחת לא מעט זמן. לעומת זאת, חתימה על טופס דיגיטלי נשלחת ישירות למייל או אפילו בהודעת SMS או בהודעת וואטסאפ. כך אתם יכולים לייעל את ההתנהלות שלכם מול הגורמים הרלוונטיים.
  • חסכון בכסף- כאשר אתם משתמשים בטפסים דיגיטליים אתם לא משתמשים בנייר. כך אתם יכולים לחסוך אלפי שקלים על נייר, על דיו של מדפסת ועל כל מה שכרוך בכך. ההתנהלות הדיגיטלית לא מצריכה מכם שום דבר מלבד חיבור לחשמל וחיבור לאינטרנט, שנחשבים לזולים יותר משמעותית מהזמנה קבועה של נייר, דיו וכדומה.
  • סדר ואחסון- יתרון נוסף שיש לטפסים הדיגיטליים הוא שאתם יכולים להגיד שלום ולא להתראות למדפי האחסון הרבים. יותר לא תצטרכו לטפל בניירת שנערמת בלי סוף. כך תוכלו להתנהל עם הרבה יותר סדר. כמו כן, הטפסים הדיגיטליים עוזרים לכם לעקוב באופן יעיל ופשוט אחר הטפסים השונים ולקבל את המידע באופן מסודר הרבה יותר וברור הרבה יותר.
  • שמירה על איכות הסביבה- המודעות לזיהום הסביבתי ולצורך בשמירה על איכות הסביבה הולכת וגוברת עם השנים. יותר ויותר אנשים מנסים לחשוב על דרכים בהן יוכלו לשמור על איכות הסביבה מבלי לשנות את שגרת החיים שלהם. כאשר אתם משתמשים בטופס דיגיטלי אתם מפסיקים את השימוש בנייר. כך במקום להשתמש בנייר אתם עוברים לטפסים דיגיטליים, מקוונים, שאין צורך להדפיס בשביל לשלוח ממקום למקום. ההתנהלות שלכם היא דיגיטלית לגמרי מה שהופך אותה לירוקה ולידידותית לסביבה. שימו לב ששמירה על איכות הסביבה מביאה יתרון נוסף, שכן לקוחות רבים יכולים לבחור בעסק שלכם על פני עסקים אחרים בזכות העובדה שאתם תורמים למאבק הסביבתי.

בשורה התחתונה

המעבר לטפסים דיגיטליים מספק לכם מגוון יתרונות בולטים מאוד. כמו כן יש לזכור כי מלבד להתייעלות של העסק שלכם, אתם משדרגים את חוויית השירות של הלקוחות, מה שיכול להוביל לא מעט לקוחות לבחור בכם בזכות התנהלות נוחה ופשוטה יותר.

אז מה היה לנו בכתבה:

טכנאי מחשבים

טכנאי מחשבים

בעזרת easy2sign תוכלו לחתום דיגיטלית על כל מסמך. אנחנו מגבים את כל החומרים שלכם בצורה מסודרת בשרתים שלנו, בגוגל, דרופבוקס ועוד. החברה קיימת מעל עשור ומספקת מגוון תוכנות ופתרונות 360 מעלות לעסקים.
לסיכום, אם אתם מחפשים שירות מקצועי, אמין עם ניסיון רב, אתם מוזמנים להשאיר את הפרטים שלכם מטה וליצור איתנו קשר. נשלח לכם הצעת מחיר המותאמת בדיוק לעסק שלכם, לצרכים שלכם ולאסטרטגיה העסקית שלכם. מחכים לכם.