יצירת טופס מקוון

הטפסים המקוונים שיפרו את ההתנהלות של מגוון עסקים ברחבי העולם. הם מאפשרים עבודה קלה יותר, מסודרת יותר, יעילה יותר, זולה יותר ואפילו שמירה על איכות הסביבה. במאמר הבא נרחיב מהו טופס מקוון, כיצד ניצור טופס כזה, מה היתרונות שלו ולמי הוא מתאים.

יצירת טופס מקוון- מהו טופס מקוון?

אז אתם רוצים לעבור להשתמש עם טופס מקוון. אך מהו טופס מקוון?טופס מקוון הוא למעשה כל מסמך שהועבר לפורמט מקוון, כלומר דיגיטלי, וניתן לשלוח אותו למילוי ולחתימה על ידי מי שנבחר טופס מקוון הוא למעשה כל מסמך שהועבר לפורמט מקוון, כלומר דיגיטלי, וניתן לשלוח אותו למילוי ולחתימה על ידי מי שנבחר כמו לקוחות, עובדים, שותפים, מנהלים ועוד.

למעשה ניתן להפוך כל מסמך Word או מסמכי PDF לטופס מקוון. כך ניתן לשלוח את הטופס הדיגיטלי בקלות על ידי הודעת SMS, וואטסאפ או באימייל. בצורה זו הנמען יוכל למלא את הפרטים שלו בקלות, לחתום על הטופס ולשלוח לכם אותו בקלות מבלי להצטרך להגיע למקום ספציפי או להיפגש איתכם פנים אל פנים על מנת למסור את הטפסים.

בטופס מקוון ניתן לעשות שימושים רבים כמו חישוב שכר עובד, חישוב והעברת מידע למס הכנסה, העברה לעורך דין, העברה לרואה חשבון ועוד.

כיצד נבצע יצירת טופס מקוון?

בשנים האחרונות יותר ויותר אנשים בוחרים להעביר את ההתנהלותבשנים האחרונות יותר ויותר אנשים בוחרים להעביר את ההתנהלות  שלהם ולעבוד עם טפסים מקוונים, ביניהם גם רשויות המדינה שלהם ולעבוד עם טפסים מקוונים, ביניהם גם רשויות המדינה. הסיבה לכך היא שהטפסים המקוונים מאפשרים לייעל את ההתקשרות ואת העבודה מול אנשים רבים והם מעניקים מגוון יתרונות נוספים כמו חיסכון בזמן, חיסכון בכסף ואפילו שמירה על איכות הסביבה. אך כיצד נבצע יצירת טופס מקוון?

קיימות מגוון מערכות שונות המאפשרות ליצור או לשנות טפסים מקוונים, אשר חלקן אפילו חינמיות. על ידי מערכות אלה, תוכלו לבנות טפסים מקוונים חדשים בקלות, או לשנות טופס קודם, במקרה הצורך. מערכות אלה  מאפשרות לכם להוסיף מקום לחתימה מקוונת, שדה חדש בטופס, הוספת כפתורים נוספים ועוד מגוון אפשרויות שונות. בצורה זו גם הנמען נהנה מחיים קלים יותר. הוא לא צריך לסרוק או להדפיס את הטופס על מנת למלא אותו ולשלוח אותו מחדש, הוא יכול למלא את הטופס המקוון בקלות מבלי לבצע שגיאות ואם נעשו שגיאות ניתן לתקן אותן בקלות.

שימו לב שאם אתם חברה, עסק, או ארגון ואתם לא עובדים עם אחת מהמערכות הללו, כדאי לכם מאוד לעשות את המעבר לכך. יש לקחת בחשבון כי תהליך ההטמעה מצריך תמיכה בבניה הראשונית של הטפסים המקוונים. כמו כן יש לבצע התאמה מלאה לכלל הצרכים של החברה, העסק או הארגון שלכם.

מה זה אומר? שאתם צריכים להתאים את הטפסים המקוונים לצרכי החברה, לאופי הפעילות בה, לבעלי התפקידים שצריכים להשתמש בטפסים הללו, העובדים שצריכים להשתמש בטפסים ועוד. למעשה כל מי שצריך להשתמש בטפסים הללו צריך לדעת כיצד לעבוד איתם ועוד. באופן כללי מדובר בפעולות יחסית פשוטות שניתן ללמוד על ידי ליווי פשוט והן ישדרגו את התנהלות החברה שלכם, יעזרו לכם לייעל זמנים ולהתנהל בקלות מול כל אנשי ההתקשרות של החברה.

מה היתרונות של יצירת טופס מקוון?מדוע כדאי ליצור טופס מקוון? כאשר עובדים עם הטפסים המקוונים יכולים לחסוך באופן משמעותי את זמן העבודה.

לטפסים המקוונים יש יתרונות רבים. ריכזנו לכם את המרכזיים באים.

  • חיסכון בזמן- כאשר עובדים עם הטפסים המקוונים יכולים לחסוך באופן משמעותי את זמן העבודה. ניקח לדוגמא את טופס 101. כבעלי עסק, להעביר לכל העובדים שלכם כל שנה את טופס 101, לחכות שימלאו אותו ויחתמו עליו ואז לשלוח אותו, יכול לקחת לא מעט זמן והתעסקות. במיוחד במידה שיש טפסים שלא מולאו כראוי ואז יש צורך להחזיר את הטופס לעובד ולהמתין שוב למילוי שלו. פעמים רבות המעסיק רודף אחר העובד על מנת שימלא את הטופס ויחזיר אותו בזמן. כאשר עושים זאת על ידי טופס מקוון, ניתן לשלוח לכולם את הטופס במייל ואז להעביר אותו הלאה במייל, מה שמקצר את זמן העבודה משמעותית.
  • התייעלות בהתנהלות- כאשר עובדים עם טפסים מקוונים ההתנהלות הופכת ליעילה יותר, הן מול הלקוחות והן מול העובדים. כפי שציינו, במילוי טופס 101 לדוגמא, ההתנהלות מול העובדים הופכת ליעילה יותר וקלה יותר. כך גם כאשר צריכים לקבל חתימות מלקוחות. חתימה של לקוח על טופס כלשהו יכולה לקחת לא מעט זמן. לעומת זאת, חתימה על טופס מקוון נשלחת ישירות למייל או אפילו בהודעת SMS או בהודעת וואטסאפ. כך אתם יכולים לייעל את ההתנהלות שלכם מול הגורמים הרלוונטיים.
  • חסכון בכסף- כאשר אתם משתמשים בטפסים מקוונים אתם לא משתמשים בנייר. כך אתם יכולים לחסוך אלפי שקלים על נייר, על דיו של מדפסת ועל כל מה שכרוך בכך. ההתנהלות המקוונת לא מצריכה מכם שום דבר מלבד חיבור לחשמל וחיבור לאינטרנט, שנחשבים לזולים יותר משמעותית מהזמנה קבועה של נייר, דיו וכדומה.
  • סדר ואחסון- יתרון נוסף שיש לטפסים המקוונים הוא שאתם יכולים להגיד שלום ולא להתראות למדפי האחסון הרבים. יותר לא תצטרכו לטפל בניירת שנערמת בלי סוף. כך תוכלו להתנהל עם הרבה יותר סדר. כמו כן, הטפסים המקוונים עוזרים לכם לעקוב באופן יעיל ופשוט אחר הטפסים השונים ולקבל את המידע באופן מסודר הרבה יותר וברור הרבה יותר.
  • שמירה על איכות הסביבה- המודעות לזיהום הסביבתי ולצורך בשמירה על איכות הסביבה הולכת וגוברת עם השנים. יותר ויותר אנשים מנסים לחשוב על דרכים בהן יוכלו לשמור על איכות הסביבה מבלי לשנות את שגרת החיים שלהם. כאשר אתם משתמשים בטופס מקוון אתם מפסיקים את השימוש בנייר. כך במקום להשתמש בנייר אתם עוברים לטפסים מקוונים, שאין צורך להדפיס בשביל לשלוח ממקום למקום. ההתנהלות שלכם היא מקוונת לגמרי מה שהופך אותה לירוקה ולידידותית לסביבה. שימו לב ששמירה על איכות הסביבה מביאה יתרון נוסף, שכן לקוחות רבים יכולים לבחור בעסק שלכם על פני עסקים אחרים בזכות העובדה שאתם תורמים למאבק הסביבתי.

למי מתאימה יצירת טופס מקוון?

לכולם. המעבר לטפסים מקוונים הפך לנפוץ מאוד וכיום הוא רלוונטי לכל עסק, לכל חברה ולכל ארגון. בין אם מדובר במגזר הפרטי ובין אם מדובר במגזר הציבורי. כלל העסקים והחברות מחפשים דרכים לייעל ולשפר את ההתנהלות שלהם ואת ניצול הזמן שלהם וכך לחסוך בזמן ובכסף.

כמובן שהדבר רלוונטי יותר עבור ארגונים או עסקים גדולים בהם השימוש בטפסים הוא שימוש יומיומי ושגרתי. עבור עסקים אלה, המעבר לטפסים מקוונים הוא חשוב ומשמעותי אף יותר. אם יש לכם עסק בו ההתנהלות עם טפסים היא דבר קבוע לדוגמא אם יש לכם לקוחות שנדרשים לחתום על טפסים שאתם שולחים להם, כדאי לכם לעבור לטפסים מקוונים על מנת להנות מהיתרונות שציינו מעל.

לסיכום

כפי שהבנו, המעבר לטופס מקוון מעניק מגוון יתרונות שונים ורבים מאוד. כל ארגון שעושה מעבר לטפסים מקוונים יכול להתנהל בצורה טובה הרבה יותר. מדובר בפתרון קל, נוח, יעיל וזול שעוזר לכם, בעלי העסקים, לחסוך בזמן ובכסף ולהתנהל נכון יותר, הן מול העובדים והן מול הלקוחות. כמו כן, מלבד להתייעלות של העסק שלכם, אתם משדרגים את חוויית השירות של הלקוחות, מה שיכול להוביל לא מעט לקוחות לבחור בכם בזכות התנהלות נוחה ופשוטה יותר.

אז מה היה לנו בכתבה:

טכנאי מחשבים

טכנאי מחשבים

בעזרת easy2sign תוכלו לחתום דיגיטלית על כל מסמך. אנחנו מגבים את כל החומרים שלכם בצורה מסודרת בשרתים שלנו, בגוגל, דרופבוקס ועוד. החברה קיימת מעל עשור ומספקת מגוון תוכנות ופתרונות 360 מעלות לעסקים.
לסיכום, אם אתם מחפשים שירות מקצועי, אמין עם ניסיון רב, אתם מוזמנים להשאיר את הפרטים שלכם מטה וליצור איתנו קשר. נשלח לכם הצעת מחיר המותאמת בדיוק לעסק שלכם, לצרכים שלכם ולאסטרטגיה העסקית שלכם. מחכים לכם.