העידן הטכנולוגי וההתפתחות הבלתי פוסקת מאפשרים לנו מגוון דברים חדשים. בין הדברים הללו, נכנסת האפשרות למלא באופן יעיל יותר טפסים, על ידי טפסים מקוונים. אפשרות נוספת היא ליצר חתימה אלקטרונית. מהי חתימה אלקטרונית, ממה היא מורכבת ומה היתרונות שלה? על כך נרחיב במאמר הבא.
מהן חתימות אלקטרוניות?
חתימות אלקטרוניות הן מעין תעודות בהן יש חתימה ייחודית לכל אדם. חתימות אלקטרוניות למעשה מהוות אישור לתיקוף זהותו של בעל התעודה והן מונפקות בתהליך זיהוי אישי על ידי צד שלישי מהימן שקיבלת אישור מהמדינה. הצד השלישי נקרא גורם מאשר.
הגורם המאשר הוא גוף שקיבל אישור ממשרד המשפטים להנפיק תעודות אלקטרוניות מאושרות עבור חתימות אלקטרוניות. הגורם המאשר למעשה מאשר את אמצעי אימות החתימה של אדם מסוים.
החתימה האלקטרונית שהונפקה על ידי גורם מאשר קבילה בבית משפט, אינה ניתנת לזיוף והיא בעלת רמת אבטחה ברמה הגבוהה ביותר. החתימות האלקטרוניות מאושרות דומה לרישיון נהיגה, תעודה עובד או רישיון עסק.
על מנת לזהות קובץ או הודעה שחתומים אלקטרונית יש לוודא כי מופיע סימן שמאשר כי מדובר בהודעה שחתומה אלקטרונית.
ממה מורכבות חתימות אלקטרוניות?
חתימות אלקטרוניות מבוססות על תיאוריית הצפנה של מפתח ציבורי. בשיטה זו, לכל גוף יש שני מפתחות משלימים- אחד ציבורי ואחד פרטי. במפתחות אלה ניתן להשתמש רק ביחד. המפתחות הציבוריים מופצים לקהל הרחב. לעומת זאת, המפתחות הפרטיים נשמרים באופן בטוח. רק בעלי המפתחות הפרטיים יכולים להשתמש בהם. כל נתון שנחתם באופן דיגיטלי ניתן לאמת בהצלחה עם מפתח פרטי אך ורק על ידי שימוש במפתח הציבורי המשלים שלו.
טכנולוגיית החתימה האלקטרונית מבוססת על תיאורית ההצפנה של מפתח ציבורי. בשיטת ההצפנה של מפתח ציבורי יש לכל גוף שני מפתחות משלימים – מפתח ציבורי ומפתח פרטי – אשר ניתן להשתמש בהם רק יחדיו. מפתחות ציבוריים מופצים לקהל הרחב, ואילו מפתחות פרטיים נשמרים באופן בטוח ורק בעליהם משתמשים בהם. ניתן לאמת בהצלחה כל נתון שנחתם באופן דיגיטלי באמצעות מפתח פרטי רק על ידי השימוש במפתח הציבורי המשלים שלו. דרך נוספת להסביר זאת היא שניתן לחתום על הנתונים אשר אומתו בהצלחה באמצעות המפתח הציבורי (אשר נשלח יחד עם החתימה האלקטרונית) רק על ידי שימוש במפתח הפרטי המתאים (ומשום כך הוא מאמת את הנתונים) אשר לא השתנה.
מדוע כדאי לעבוד עם חתימות אלקטרוניות?
השימוש בטכנולוגיה הולך וצובר תאוצה ככל שהשנים עוברות. יותר ויותר פעולות הופכות להיות שימושיות בצורה אלקטרוניות. עם זאת, העידן הטכנולוגי גם הביא הרבה קשיים שכן הרבה יותר קל לעקוץ אנשים, להתחזות לאנשים אחרים ולזייף מסמכים. כאשר לא יכולים לזהות אדם מסוים הדבר מונע מאנשים רבים ומגופים רבים לספק שירותים אלקטרוניים על מנת להימנע מעקיצה. גופים שכן מספקים שירותים אלקטרוניים צריכים לקחת בחשבון שיכולה להיות הימנעות מקבלת השירות. כלומר, עולם הטכנולוגיה הוביל לחידושים וליתרונות רבים, לצד פחד וחוסר אמון בין הצדדים השותפים.
כפי שהבנו חתימה אלקטרונית היא מעין תעודה בה יש חתימה ייחודית לכל אדם. עבודה עם חתימות אלקטרוניות הופכת את סביבת העבודה שלכם ליעילה ומתקדמת במיוחד. על ידי כך ניתן לקבל בקלות ובמהירות חתימה על טופס pdf מקוון ללא הצורך בהדפסת הטופס, בשליחתו ובקבלתו מחדש. החתימה האלקטרונית בצורתה הנוכחית נכנסה לתוקף בשנת 2001 בעקבות חוק שחוקקה הכנסת "חוק החתימה האלקטרונית".
מהו חוק חתימות אלקטרוניות?
חוק החתימה האלקטרונית, נכנס לתוקף בשנת 2001. החוק למעשה נתן תוקף חוקי לחתימה אלקטרונית. בזכות כך צומצמו הסכנות לשליחת טפסים באופן מקוון וקבעו סטנדרטים המעניקים ביטחון ואמינות בתהליך.
בחוק החתימה האלקטרונית נקבע כי החתימה האלקטרונית תהיה ייחודית לכל בן אדם. החתימה האלקטרונית תאפשר לזהות את בעל החתימה והיא תעניק לו שליטה בלעדית. כמו כן, החתימה האלקטרונית מאפשרת לזהות שינויים שבוצעו בטופס הדיגיטלי לאחר מועד החתימה.
חוק החתימה האלקטרונית מגדיר מהי חתימה מאובטחת וכיצד ניתן לזהות אותה על ידי תעודה שינפיק הגורם המאשר לאותה החתימה. בשיטה זו, מי שיקבל את החתימה האלקטרונית לא יצטרך להסתבך על מנת להבין האם מדובר בחתימה אמיתית או מזויפת. כלומר, מקבל החתימה יבחין מיד אם מדובר בחתימה מאובטחת.
חתימה אלקטרונית מאובטחת כוללת את המסמך המקורי ובנוסף אליו קובץ מוצפן. הקובץ המוצפן יצורך להודעה או למסמך המקורי. הקובץ המוצפן למעשה יאפשר לזהות את שולח ההודעה וכך יבטיח שהתוכן של ההודעה או של המסך לא השתנה לאחר שנחתם. במידה שהתוכן אכן שונה, קורא המסמך יקבל על כך התראה שאומרת כי המסמך לא זהה למסמך המקורי שנחתם. כלומר, בזכות החתימה האלקטרונית לא ניתן לבצע שינויים במסמכים מבלי שקורא המסמכים יידע על כך.
מה היתרונות של חתימות אלקטרוניות?
- ניירת- עבודה עם חתימה אלקטרונית מאפשרת לנו להפסיק להשתמש בניירת. כך לא צריך להתמודד עם ניירת שנערמת לה ללא הפסקה. כמו כן, לא צריך לדאוג לאחסון הניירת ולתיוק שלה באופן מסודר.
- אבטחה- העבודה עם חתימות אלקטרוניות מאפשרת לנו להנות ממגוון היתרונות של האינטרנט ושל הדיגיטל מבלי לחשוש מהסכנות המתלוות עליו. כמו כן, יש לקחת בחשבון כי כלל הטפסים הדיגיטליים הנשלחים באינטרנט נשלחים באופן מוצפן ונשמרים בענן עם אבטחה גבוהה מאוד. כך אין חשש שידלפו פרטים אישיים עליכם. למעשה, הטפסים הדיגיטליים והחתימות האלקטרוניות הם יותר בטוחים מאשר טפסים ידניים.
- יעילות- החתימות האלקטרוניות מאפשרות לייעל את ההתנהלות ומאפשרות חסכון משמעותי בזמן, משאבים וכסף. על ידי החתימות האלקטרוניות ניתן לשלוח טפסים באופן מקוון. לעומת טפסים ידניים המצריכים הדפסה, עריכה, תיוק ויכולים לבזבז זמן רב וכסף, הטפסים הדיגיטליים מאפשרים עבודה מהירה ומסודרת מאוד. על ידי כך תוכלו להתנהל בקלות מול לקוחות, או מול כלל העובדים שלכם.
- שליחה בכל זמן ובכל מקום- החתימות האלקטרוניות מאפשרות שליחה מקוונת בכל זמן ובכל מקום. כאשר אתם ממלאים טפסים ידניים מדובר בתהליך ארוך. אפשרות ראשונה העומדת לפניכם היא להיפגש עם העובדים או הלקוחות באופן פיזי. אפשרות נוספת היא לפקסס לנמען את הטפסים, לחכות שימלא אותם ושיפקסס בחזרה. לשם כך יש להיות ליד הפקס ולקבל את השליחה. כאשר מדובר בטפסים דיגיטליים ניתן לשלוח ולקבל את הטפסים בכל זמן ובכל מקום ללא בעיה.
- בירוקרטיה- כאשר משתמשים בחתימות אלקטרוניות מונעים את ההסתבכות בבירוקרטיה. יותר לא תצטרכו לעמוד בתור על מנת לחתום על מסמך אישי כלשהו. החתימות האלקטרוניות מאפשרות לחתום על טפסים של ביטוח לאומי, דו"חות של מס הכנסה, תיקי בית משפט ועוד, ולהיות בטוחים מהי זהות החותם.
- יתרון סביבתי- הטפסים הדיגיטליים עוזרים בשמירה על הסביבה. טפסים ידניים הם טפסים העשויים מנייר. בתהליך ייצור הנייר כורתים עצים רבים, מרסקים אותם וגורסים אותם לשבבים. העצים מייצרים עבורנו חמצן בתהליך הפוטוסינתזה והם משמעותיים עבור הנשימה של בני האדם. על ידי שימוש בטפסים דיגיטליים, השימוש בנייר פוחת באופן משמעותי וכך אנו שומרים גם על הסביבה.
לסיכום, חתימות אלקטרוניות הן חתימות מאובטחות, ששומרות על זהותו של החותם ולא ניתנות לזיוף. בזכות חתימות אלקטרוניות ניתן להנות ממגוון היתרונות של השימושים באינטרנט מבלי לחשוש מעקיצות או מהתחזות של אנשים.
