הצעת מחיר דיגיטלית עם חתימה: לשלוח, לקבל אישור ולהתחיל לעבוד

למה לשלוח הצעת מחיר לחתימה ולא רק במייל?

הצעת מחיר שנשלחת כקובץ מצורף במייל נשארת לעיתים קרובות בלי מענה: הלקוח קורא, מתכוון לחזור אליכם, ושוכח. גם כשהוא מאשר, האישור הוא בדרך כלל "מאשר" בהודעה, בלי מסמך שמפרט על מה בדיוק הוסכם. הצעה שנשלחת לחתימה הופכת את ההחלטה לפעולה אחת ברורה: הלקוח פותח, קורא וחותם. מבחינתכם יש מסמך חתום שמפרט את השירותים, המחיר והתנאים.

מה חייב להופיע בהצעת מחיר?

• פרטי העסק ופרטי הלקוח – שם, מספר עוסק או ח.פ., טלפון וכתובת.
• תיאור השירותים או המוצרים – כמויות, שלבים ולוחות זמנים.
• מחיר – כולל ציון אם המחיר כולל מע"מ.
• תנאי תשלום – מקדמה, אבני דרך ומועדי תשלום.
• תוקף ההצעה – עד מתי המחיר בתוקף.
• שדה חתימה ותאריך – המקום שבו הלקוח מאשר.

איך בונים תבנית הצעת מחיר שחוזרת על עצמה?

רוב העסקים שולחים הצעות דומות שוב ושוב, עם שינויים בפרטי הלקוח ובמחיר. במקום להכין קובץ חדש בכל פעם, בונים תבנית אחת עם השדות הקבועים – פרטי העסק, תנאי התשלום וסעיפי האחריות – ומשאירים שדות למילוי עבור שם הלקוח, הפריטים והסכום. ב-easy2sign מספר התבניות אינו מוגבל, כך שאפשר להחזיק תבנית נפרדת לכל סוג שירות. על בניית שדות וטפסים ראו יצירת טופס דיגיטלי.

אם ההצעה שלכם נכתבת ב-Word, שומרים אותה כ-PDF ושולחים לחתימה; האפשרויות לחתום ישירות בקובץ מוסברות במדריך לחתימה בוורד.

איך הלקוח מאשר את ההצעה?

הלקוח מקבל קישור במייל או בוואטסאפ, פותח את ההצעה בדפדפן, עובר על הסעיפים וחותם באצבע או בעכבר. אין צורך להתקין אפליקציה או ליצור חשבון. אם ההצעה דורשת אישור של יותר מאדם אחד – למשל שני שותפים בעסק של הלקוח – מגדירים סבב חתימות, וכל אחד חותם בתורו. ההצעה החתומה חוזרת לחשבון שלכם יחד עם מועד החתימה.

הצעת מחיר בקובץ מצורף מול הצעה לחתימה דיגיטלית

מה עושים אחרי שההצעה נחתמה?

הצעה חתומה היא נקודת ההתחלה של העבודה. אפשר לצרף אליה הסכם שירות מלא, לבקש מהלקוח מסמכים נוספים כחלק מאותו תהליך – למשל צילום תעודה או אישור ניהול ספרים – ולשמור את כל המסמכים של הלקוח במקום אחד. לחתימה על חוזים מלאים ראו גם חוזה דיגיטלי.

הצעות מחיר הן רק אחד התהליכים שאפשר להעביר לחתימה – ראו חתימה דיגיטלית לעסקים.

שאלות נפוצות