בקצרה: בוורד אפשר לחתום בשלוש דרכים: להוסיף תמונה של החתימה שלכם, לצייר אותה בלשונית "ציור", או להוסיף שורת חתימה של Microsoft Office שחותמים עליה עם תעודה דיגיטלית. כשצריך שאדם אחר יחתום על מסמך Word – לקוח, עובד או ספק – פשוט יותר להעלות את הקובץ למערכת חתימה, לשלוח לו קישור ולקבל בחזרה מסמך חתום.
רוצים לשלוח מסמך לחתימה כבר היום?
פותחים חשבון easy2sign, מעלים את המסמך ושולחים לחותם בקישור.
שלוש דרכים לחתום על מסמך Word
לפני שבוחרים שיטה, כדאי להבין שלא כל "חתימה בוורד" שווה ערך. חלק מהשיטות רק מוסיפות צורה של חתימה לדף, ואחת מהן יוצרת חתימה דיגיטלית מאובטחת שמזהה את החותם ומגלה שינויים במסמך.
1. הוספת תמונה של החתימה
חותמים על דף לבן, מצלמים או סורקים, חותכים את התמונה ושומרים אותה במחשב. בוורד בוחרים הוספה ← תמונות, מכניסים את קובץ החתימה ומזיזים אותו למקום הנכון. זו הדרך המהירה ביותר לחתום על מכתב שאתם שולחים בעצמכם, אבל התמונה לא מעידה מי הוסיף אותה ומתי.
2. ציור החתימה בלשונית "ציור"
במחשב עם מסך מגע, או עם עכבר, פותחים את לשונית ציור, בוחרים עט וחותמים ישירות על המסמך. התוצאה דומה לחתימה בעט על נייר, ומבחינה משפטית היא שקולה לתמונה של חתימה – חתימה אלקטרונית פשוטה.
3. שורת חתימה עם תעודה דיגיטלית
בגרסת Word לשולחן העבודה בוחרים הוספה ← שורת חתימה ← שורת חתימה של Microsoft Office, ממלאים את שם החותם ותפקידו, ולוחצים פעמיים על השורה כדי לחתום. לחתימה כזו צריך תעודה דיגיטלית מותקנת במחשב. לפי הסבר התמיכה של Microsoft, אחרי החתימה המסמך הופך לקריאה בלבד, וכל עריכה בו מבטלת את החתימה – כך שקל לגלות אם מישהו שינה אותו.
מה ההבדל המשפטי בין השיטות
חוק חתימה אלקטרונית מבחין בין חתימה אלקטרונית רגילה, חתימה מאובטחת וחתימה מאושרת. תמונה או ציור של חתימה הם חתימה אלקטרונית רגילה, ובית משפט יבחן אותם לפי הנסיבות. חתימה עם תעודה של גורם מאשר מוכר נחשבת חתימה מאושרת. בהסבר המלא על חתימה דיגיטלית מאושרת פירטנו מתי צריך כל רמה, ובמדריך האם חתימה דיגיטלית חוקית – מה קובע את התוקף של חתימה על חוזה.
כשצריך שמישהו אחר יחתום על מסמך Word
רוב השאלות על חתימה בוורד מגיעות דווקא מבעלי עסקים שרוצים שהלקוח יחתום – על הצעת מחיר, הסכם או טופס. כאן השיטות של Word מסתבכות: צריך לשלוח את הקובץ, לבקש מהלקוח להוסיף חתימה, לשמור ולהחזיר, ולקוות שאף אחד לא שינה את הטקסט בדרך. ב-easy2sign התהליך נראה כך:
- שומרים את המסמך כ-PDF (בוורד: קובץ ← שמירה בשם ← PDF) ומעלים אותו למערכת.
- מסמנים איפה הלקוח צריך לחתום, ואם צריך – שדות למילוי כמו שם, תאריך או מספר עוסק.
- שולחים קישור במייל או בוואטסאפ. הלקוח חותם מהנייד או מהמחשב, בלי להתקין תוכנה.
- מקבלים בחזרה את המסמך החתום, עם תיעוד של מועד החתימה.
מסמך שחוזר על עצמו – למשל הסכם התקשרות – כדאי לשמור כתבנית ולהפוך לטופס חתימה דיגיטלית, כדי לא להעלות אותו מחדש בכל פעם. אם המסמך כבר נמצא בפורמט PDF, המדריך חתימה על PDF מסביר איך לחתום עליו ישירות.
איזו שיטה מתאימה לכם
- מכתב או אישור שאתם חותמים בעצמכם – תמונה של החתימה או ציור בלשונית "ציור" מספיקים ברוב המקרים.
- מסמך שצריך להוכיח שלא שונה אחרי החתימה – שורת חתימה עם תעודה דיגיטלית.
- מסמך שלקוח, עובד או ספק צריכים לחתום עליו – חתימה על מסמכים דרך קישור, עם תיעוד של החתימה.
מוכנים להתחיל לחתום בלי נייר?
שאלות על המערכת או על החבילות? דברו איתנו בוואטסאפ או פתחו חשבון חינם.