בקצרה: חתימה דיגיטלית לעסקים מחליפה את מחזור ההדפסה, הפגישה והסריקה בכל מקום שבו העסק צריך חתימה: הסכמים עם לקוחות, הצעות מחיר, טפסי עובדים והסכמים עם ספקים. העסק שולח מסמך בקישור, הצד השני חותם מהנייד, והמסמך החתום נשמר בחשבון העסקי.
רוצים לשלוח מסמך לחתימה כבר היום?
פותחים חשבון easy2sign, מעלים את המסמך ושולחים לחותם בקישור.
באילו תהליכים בעסק משתמשים בחתימה דיגיטלית?
כמעט בכל תהליך שבו יש מסמך שמישהו צריך לאשר:
- קליטת לקוחות – טופס פרטים, הסכם שירות ואישור תקנון כבר ביום הראשון.
- מכירות – הצעות מחיר ואישורי הזמנה שהלקוח חותם עליהם.
- משאבי אנוש – טפסי קליטת עובד, נהלים ואישורי קריאה.
- ספקים ושותפים – הסכמי התקשרות ואישורים שנחתמים מרחוק.
מה העסק מרוויח מהמעבר לחתימה דיגיטלית?
הרווח הראשון הוא זמן: אין המתנה לפגישה או לסריקה, והלקוח יכול לחתום ברגע שהוא מקבל את הקישור. הרווח השני הוא סדר – כל המסמכים החתומים נשמרים במקום אחד ואפשר לאתר אותם לפי לקוח. הרווח השלישי הוא חוויית לקוח: לקוח שמסיים את ההצטרפות מהטלפון בכמה דקות מתחיל את העבודה איתכם ברגל ימין.
שני תהליכים שמתאימים במיוחד לשליחה בקישור הם קליטת עובדים עם טופס 101 דיגיטלי, ואיסוף הצהרות בריאות מלקוחות בעסקים כמו מכוני כושר וקליניקות.
איך מטמיעים חתימה דיגיטלית בעסק קטן?
- מתחילים מהמסמך שחוזר הכי הרבה – למשל הסכם שירות או טופס הצטרפות.
- הופכים אותו לתבנית עם שדות למילוי ושדה חתימה.
- מגדירים מי שולח – בעל העסק או עובדים כתתי משתמשים.
- שולחים ללקוחות בקישור, במייל או בוואטסאפ.
- מרחיבים בהדרגה למסמכים נוספים: הצעות מחיר, טפסי עובדים והסכמי ספקים.
תהליכים בעסק – לפני ואחרי חתימה דיגיטלית
| תהליך | בנייר | בחתימה דיגיטלית |
|---|---|---|
| הצטרפות לקוח | פגישה או טופס שנשלח בדואר | טופס בקישור שנחתם מהנייד |
| אישור הצעת מחיר | "מאשר" במייל או בטלפון | הצעה חתומה עם תאריך |
| קליטת עובד | חבילת טפסים מודפסת | טפסים דיגיטליים לחתימה |
| הסכם עם ספק | החלפת קבצים סרוקים | סבב חתימות בין הצדדים |
מה לבדוק כשבוחרים מערכת חתימה לעסק?
- כמה מסמכים אפשר לשלוח בחודש, ומה קורה כשהעסק גדל.
- האם התבניות ואנשי הקשר מוגבלים.
- האם אפשר לשלוח לחתימה בוואטסאפ.
- אילו אמצעי זיהוי יש לנמען – קוד סודי, צילום תעודת זהות.
- האם אפשר להוסיף עובדים כתתי משתמשים.
ב-easy2sign כל המסלולים כוללים תבניות ואנשי קשר ללא הגבלה, שליחה בוואטסאפ, קוד סודי, סבב חתימות ואימות זהות לנמען; ההבדלים בכמות המסמכים ובתתי המשתמשים מפורטים במחירון.
האם חתימה דיגיטלית מתאימה לכל סוג מסמך בעסק?
לרוב המסמכים העסקיים מול לקוחות, עובדים וספקים מספיקה חתימה אלקטרונית עם תיעוד של תהליך החתימה. מסמכים שמוגשים לרשויות או לבתי משפט דורשים לעיתים חתימה אלקטרונית מאושרת, המכונה חתימה ירוקה. כדאי למפות מראש אילו מסמכים בעסק שייכים לכל קבוצה.
כשמשווים פתרונות, כדאי לקרוא גם מה כוללת מערכת חתימה דיגיטלית.
שאלות על הגדרת תתי משתמשים, תבניות ואנשי קשר מרוכזות במרכז התמיכה של easy2sign.
שאלות נפוצות
כמה עולה חתימה דיגיטלית לעסק?
ב-easy2sign המסלולים הם 29, 49 ו-125 ₪ לחודש לפני מע"מ, לפי כמות המסמכים (25, 100 או 250 בחודש) ומספר תתי המשתמשים.
האם העובדים יכולים לשלוח מסמכים מאותו חשבון?
כן. במסלול מקצועי אפשר להוסיף תת משתמש אחד ובמסלול עסקים עד 3 תתי משתמשים.
הלקוחות צריכים להתקין משהו?
לא. הלקוח מקבל קישור וחותם בדפדפן של הטלפון או המחשב.
אפשר לבקש מהלקוח מסמכים נוספים בזמן החתימה?
כן. אפשר לדרוש מהנמען מסמכים, כמו צילום תעודה, כחלק מאותו תהליך.
מוכנים להתחיל לחתום בלי נייר?
שאלות על המערכת או על החבילות? דברו איתנו בוואטסאפ או פתחו חשבון חינם.