את מערכת החתימה הדיגיטלית לבטח יצא לכם להכיר. מדובר במערכת אשר מאפשרת חתימה דיגיטלית ומייתרת את הצורך בשימוש בחתימה פיזית, הגעה פיזית ובירוקרטיה לעניין חתימת מסמכים והגשתם לרשויות. עבור עורכי דין, עובדי משרדים ממשלתיים או כל מי שיש לו הצורך בתוכנה חתימה דיגיטלית, מדובר בפתרון המושלם לכל פלטפורמה שדורשת כיום חתימה מרחוק. כידוע, בעבר כל חתימה על מסמך, טופס או כל ניירת אחרת טרם שליחתה לנמען, הצריכה החתמתה באופן ידני מה שדרש התקיימות של קונסטלציה שלמה בשל כך. הדבר היה מבזבז זמן רב, כסף, ומשאבים נוספים. ואילו כיום, מערכת חתימה דיגיטלית מאפשרת לעשות כל זאת ועוד בדרך שונה לחלוטין ועל ידי ייעול משמעותי. מערכת זו מאפשרת החתמתה מרחוק, שיגור המסמכים החתומים לנמען הרצוי וכן שליתם באופן אוטומטי בדואר אלקטרוני. העולם החדש בדיגיטל הגיע והוא פה כדי להישאר.
החתמת מסמכים במערכת חתימה דיגיטלית
מערכת חתימה דיגיטלית היא מערכת אשר מותקנת על מחשבכם האישי, ומופיעה כאייקון רגיל לכל דבר. לאחר התקנתה של התוכנה אשר עצם התקנתה פשוט למדי, ניתן להתחיל ולהשתמש במערכת. תחילה יש להתחבר למערכת יחד עם שם המשתמש והסיסמה האישית שלכם, ברוב המקרים תידרש הכניסה יחד עם כרטיס חכם בצורה של דיסק און קי שישלח אליכם כשתחפצו בחיבור למערכת. תוכנה חתימה דיגיטלית מאפשרת החתמה דיגיטלית על מגוון רחב של סוגי קבצים ובהן למשל PDF, Word, Excel, Tiff. כל קובץ שכזה ניתן בשלב זה להכניס לתיבת המסמכים במערכת חתימה דיגיטלית, בשלב זה כל שיש לעשות הוא להיכנס לתוכנה חתימה דיגיטלית יחד עם שם המשתמש והסיסמה שלכם, להכניס את הקובץ לתיבה ולהחתימו. בסוף הפעולה תתקבל הודעת אישור, והקובץ יחכה מוכן לחתימה בתיקייה שהוגדרה מראש.
את הקבצים שנחתמו במערכת חתימה דיגיטלית תוכלו לשלוח באופן מקוון לכל גורם שדורש זאת. המסמכים החתומים במערכת חתימה דיגיטלית נחשבים כגושפנקה מאושרת לכל דבר ועיקר, ומהווים מסמך מקור. במערכת חתימה דיגיטלית תוכלו להחתים כל מסמך שרק תחפצו. כמו למשל הצעות מחיר או הצעות רכש, הסכמים וחוזים, חשבוניות, טפסי 101 לעובדים, טפסים עבור הבנק, מסמכים סרוקים, קבלות, נספחים ועוד.
מערכת חתימה דיגיטלית מאפשרת עבורכם את חיסכון ההחתמה הידנית מרחוק, חוסכת בירוקרטיה וניירת, ומחליפה אותו במערכת מתקדמת מצוינת. כך למשל, ישנן אפשרויות רחבות רבות פרט להחתמה הדיגיטלית, כמו למשל שליחה באופן דיגיטלי של מסמכים, החתמה של ספריות גדולות של קבצים. ואף אפשרות למשלוח אוטומטי של הקבצים החתומים בדואר אלקטרוני לנמען.
יתרונות מערכת חתימה דיגיטלית
מערכת חתימה דיגיטלית רוויה ביתרונות אשר יעניקו לכם שקט נפשי במגוון רחב האפשרויות שלה. מרבית מאפייניה של המערכת מאפשרים מגוון רחב של יתרונות כמו החתמה מרחוק על כל מסמך, חיסכון בצורך בשימוש במדפסת משרדית או רכישה של חבילות נייר. לאחר ההחתמה ישנן אפשרויות של רישום הערות על גבי המסמך החתום, וכן הנפקה של דוחות מערכת שיסייעו לכם לעשות המון סדר בעניינים המשרדיים. כמו למשל דוחות מערכת של כלל המסמכים החתומים או שנחתמו בתקופה מסוימת וכן אפשרות לחיפוש קל ונוח של כל מסמך שנחתם אי פעם בתוכנה. או למשל ניתן לבצע על גבי המסמכים החתומים הטבעת זמן- חותמת זמן שכזו מהווה אישור משפטי לעניין המועד המדויק שבו נחתם ונשלח המסמך. בנוסף לכך, מערכת חתימה דיגיטלית חכמה דיה ויכולה לאפשר שליטה ובקרה על כל המסמכים שנחתמו בתוכנה וכן ניהול המערכת.
מערכת חתימה דיגיטלית מתאימה לכל עסק, קטן כגדול, ותיק כחדש, וכמובן אף לחברות גדולות ואירגוני ענק המונים מאות עובדים. שכן, מערכת חתימה דיגיטלית מאפשרת ייעול משמעותי של זמן העבודה וכך בהתאמה גם של כוח האדם.
באמצעות השימוש במערכת חתימה דיגיטלית ניתן לבצע התאמה לצרכיו האישיים של כל עסק, כל אחד בהתאמה לצרכים המשתנים המאפיינים אותו. מגוון היתרונות הרחב חולש על כל סוגי העסקים, ומאפשר להם שקט תעשייתי אמיתי במהלך העבודה השוטפת. כך למשל, חיסכון במגוון משאבים כמו כלי עבודה (נייר, מדפסת וכדומה), חיסכון משמעותי באדמניסטרציה (דואר, ניירת, תהליכי חתימה ועוד) וכן בזמן ומשאבים נוספים (משכורות עובדים, זמן עבודה וכדומה). מערכת חתימה דיגיטלית מאפשרת לסגל למערכת אוטומציה בעבודה, ולייעל משמעותית את תהליכי העבודה השוטפת המתרחשים בה.
יתרון נוסף ומשמעותי ביותר הוא חווית לקוח הקצה, אשר נהנה משירות לא פחות ממצוין מנותן השירות שעושה שימוש במערכת חתימה דיגיטלית. בצורה זו אותו לקוח חוסך זמן מיותר, את הצורך בפגישות פיזיות ומתקבלת חווית לקוח שונה לחלוטין בחיוביותה.
ולסיום, יתרון מהותי הוא לעניין הפרטיות ואבטחת המידע בעסק. שכן, אין דבר חשוב יותר מאשר שמירה על סודיות בעסק, והיא נדבך רחב וחשוב ביותר עבור כל עסק. השימוש במערכת חתימה דיגיטלית מגבירה משמעותית את האבטחה ושימור הפרטיות בעסק, שכן היא לא מאפשרת דליפת מידע וכן מאבטחת את אופן החתימה על המסמך (שהרי יש להחתים באמצעות שם משתמש וסיסמה פרטיים משלכם) ואיננה מאפשרת זיופי חתימות.
כיום, אירגונים רבים גילו ומגלים את יתרונותיה הרבים של מערכת חתימה דיגיטלית. ביניהם למשל אירגונים בכל הגדלים, חברות במיני סקטורים. וכן משרדי ממשלה ושילטון מקומי, חברות ממשלתיות, גופים ביטחוניים, שירותי בריאות, עורכי דין, רואי חשבון, מערכות משפטיות, שירותים פיננסים ובנקאיים, גופי תקשורת, חברות הייטק, חברות תעופה ורכב, ענף המלונאות, ועוד.
חשוב לציין, שכיום כל המשרדים הממשלתיים, כולל מערכת נט המשפט לעורכי דין, רואי חשבון וכדומה רשאים להשתמש באופן חוקי, מאושר ותקין לחלוטין במערכת חתימה דיגיטלית. למעשה, ישנה אף העדפה לשימוש ההולך ונכנס באופן משמעותי יותר ויותר של המערכת, בייחוד על פני הסחבת ובזבוז משאבי הזמן, האנרגיה והכסף שבשימוש בחתימת מסמכים באופן ידני. הצורך המירבי לייעל את המערכת נותן את הטון באופן משמעותי.
כמובן, שמערכת חתימה דיגיטלית מאושרת בחוק חתימה אלקטורנית התשס"א- 2001, ועונה לכל דרישותיו של החוק על מנת להיחשב כגושפנקה לכל דבר ועיקר. המסמכים הנחתמים במערכת חתימה דיגיטלית אינם ניתנים לזיוף, או שינוי, ונחשבים מסמכי מקור. אי לכך הם משמשים ראיה קבילה לחלוטין בכל מערכות המשפט ובתי המשפט. ישנן גם תוכנות לחתימה דיגיטלית אשר אישורן מחמיר והן אף קבילות כראיה בכל מדינות אירופה, לבדיקה נוספת שאלו את הספק שלכם.
מערכת חתימה דיגיטלית- לעולם ירוק יותר
כמובן שמעבר ליתרונותיה הכה רבים של מערכת חתימה דיגיטלית שמנינו במאמר זה, ישנו גם החזון העומד מאחורי פיתוח התוכנה. שכן, השימוש במערכת חתימה דיגיטלית מאפשרת מייתר את הצורך המשמעותי בנייר על כל גווניו וכך פותח בפנינו שער לכדור ארץ נקי יותר וחזון לעולם ירוק יותר. בצורה זו, מיתוג העסק שלכם כעסק ירוק מסיע משמעותית גם ליחסי ציבור ולהתייעלות עסקית, ומאפשר גם מצפון נקי ושקט יותר. בשלב השני ניתן, באמצעות התייעלות עסקית זו, לנהל שליטה ובקרה בצורה משמעותית בעסק שלכם, וכן לקדם תהליכים דיגיטליים נוספים אשר ישדרגו את העסק פלאים.
על מנת לשמוע פרטים נוספים אודות השימוש במערכת חתימה דיגיטלית והנחלתה בעסק הפרטי שלכם, צרו עימנו קשר ונשמח לסייע.
