חתימה על מסמכים הוא תהליך שכל עסק עובר באופן די תדיר, בין אם מדובר על מסמכים שאתם צריכים לייצא לספקים שלכם ובין אם מדובר על חוזים מול חברות גדולות. עם זאת, כאשר אתם חותמים על מסמכים אתם רוצים להבטיח דבר אחד – ביטחון. חתימה היא דבר מאוד חשוב בכל הנוגע לעולם העסקים, היום כולנו חותמים כאן וכאן, בין אם מדובר על חתימה בבנק ובין אם מדובר על חתימה של הסכם ענק. אבל מה קורה כאשר ההזדמנות הזאת יכולה להתפספס בגלל פרט כל כך מינורי? כמו קורונה למשל. חתימה על מסמכים, בין אם מדובר על מסמכים שגרתיים או מסמכים שיכולים להעיף את העסק שלכם למעלה היא קריטית, חשוב מאוד גם לשמור על המסמכים האלו לטווח הארוך. בשנים האחרונות אנחנו נוכחים לראות דבר מעט שונה בנוף – חתימה על מסמכים באופן דיגיטלי.
חתימה על מסמכים דיגיטליים אולי נשמע לכם קצת מוזר אם לא נעזרתם בתוכנות האלה עד כה, אבל מדובר על תוכנה יעילה לכל עסק ולא משנה מה סדר גודל העסק. יש יתרונות רבים לשימוש במסמכים דיגיטליים וחתימתם באופן מקוון גם כן. אבל איך עושים את זה? איך אנחנו יכולים להיות בטוחים שהמסמך עליו אנחנו חותמים באופן דיגיטלי הוא מסמך אמיתי ומאושר? איך אנחנו יכולים לוודא שלא מזייפים את החתימה הדיגיטלית שלנו? הנה כל מה שאתם צריכים לדעת על חתימה על מסמכים מרחוק.
חותמת דיגיטלית מאושרת
יש חשש גדול סביב חתימות דיגיטליות או אלקטרוניות. החשש יכול להיות מאוד מוצדק, אבל אם אנחנו ניכנס לנתונים עד הסוף בכובד ראש, נוכל לראות שהדאגה שלנו היא לחינם. החשש הראשון הוא בעניין זיופים, הרי לא חסרים האקרים ואנשים שיכולים לחתום את החתימה שלנו בדיוק. עם זאת, אותו דבר יכול לקרות גם כאשר מדובר על חתימה ידנית, כל אחד יכול לזייף את החתימה שלנו וזה אפילו יותר קל באופן שאינו מקוון. חתימה דיגיטלית מאושרת היא חתימה אשר אתם מקבלים מחברה מקצועית אליה אתם פונים ואפילו ניתן למצוא חברות מקצועיות שמעניקות לכם אפשרות לחתימה דיגיטלית בחינם. כדי להנפיק חתימה דיגיטלית לעסק או עבור שכיר/עצמאי, אתם צריכים לחתום על מספר טפסים וכמובן, לעבוד תחת חברה מקצועית שרק דרכה תוכלו לבצע חתימה על מסמכים. בדרך הזאת, אתם יכולים להבטיח שאתם מוגנים. חברות אלו מצוידות עם אמצעי ההגנה והביטחון הטובים ביותר ברשת ויתרה מכך, ברגע שאתם מאושרים לעבוד עם חתימה דיגיטלית, החתימה שלכם תקפה בחוק לכל דבר ועניין. זאת לאחר החוק שיצא בשנת 2004 אשר מייחס חתימה דיגיטלית כחתימה ידנית מבחינה משפטית.
למה לי לעבור לחתימה דיגיטלית?
אוקיי, הבנו שמדובר על דבר שלא מהווה סכנה לעסק שלנו, אבל בכל זאת די נוח לנו בשיטה בה אנחנו עובדים היום. על פי איזו סיבה עסק צריך לעבור מחתימה ידנית לחתימה אלקטרונית? הנה כל הסיבות לכך שחתימה אלקטרונית עדיפה על פני חתימה ידנית:
- כסף – על מה העסק שלנו מתבסס? על תזרים מזומנים תקין. יצא לכם בשנה האחרונה לבדוק כמה כסף בזבזתם על נייר? כמה כסף בזבזתם על דיו? כמה חשמל המדפסת שלכם צורכת? כמה זמן אתם מבזבזים על נסיעות לכאן ולכאן, על פגישות כדי לחתום על חוזים? עסק בינוני יכול להגיע להוצאה כספית של כמה אלפי שקלים רק על נייר. לכן, כאשר אנחנו מסתכלים על חתימה דיגיטלית, גם אם אנחנו בוחרים לפנות לחברה שאינה מעניקה לנו חותמת דיגיטלית חינמית, אנחנו עדיין נחסוך אלפי שקלים בכל שנה. החברות היקרות ביותר גובות עבור חתימה דיגיטלית כ-400 ש"ח לשנתיים! כאשר אתם פונים לחברה מקצועית אתם יכולים להנפיק דרכה את כל המסמכים הרלוונטיים לעסק שלכם, בין אם מדובר על טופס 106, טופס 101, חוזה מול ספקים וחוזה עסקאות. את כל הניירת הזאת אתם לא צריכים להדפיס בכלל, היא שמורה אצלכם בתוכנה באופן מאובטח וממוין לפי תאריכים ולפי סוגי מסמכים. עקב כל הסיבות האלה, נמצא כי חתימה על מסמכים באופן מקוון היא הרבה יותר חסכונית לעסק שלכם.
- איכות הסביבה – עסקים רבים, ממשלות וארגונים שונים שמים דגש מאוד גדול על שמירה על איכות הסביבה, במיוחד בשנים האחרונות. איכות הסביבה משפיעה על כל אחד מאיתנו אם אנחנו מסתכלים כמה שנים קדימה ולא רק מבחינה בריאותית אלא מבחינה עסקית. גם הצרכנים היום מסתכלים בקפידה לפני שהם בוחרים חברה אליה הם פונים, אם החברה לא דוגלת בשמירה על איכות הסביבה היא ישר נמצאת דרגה אחת מתחת לחברה זהה שכן שומרת על איכות הסביבה, בין אם מדובר על נקודת המבט של הצרכן או של עסקים אחרים שעובדים איתכם. היום רוב החברות בוחרות לעבוד באופן מקוון, כולל חתימה על מסמכים. לכן, ברגע בו אתם בוחרים לעבוד באופן מקוון אתם גם שומרים על הסביבה וגם משווקים את עצמכם לטובה באופן עקיף.
- לכו עם הזרם – רוב החברות שתפגשו היום בשוק, גדולות או קטנות בוחרות לעבוד באופן מקוון. בין אם מדובר על חתימה על מסמכים בין החברות השונות, רשויות או מול הצרכן. בעולם העסקים, במיוחד בישראל, התחרות מאוד גדולה. אתם לא רוצים להישאר מאחור, חברות רבות בדיוק כמו שלכם עובדות באופן מקוון ובכך מקלות על הספקים והחברות שעובדות איתן. ברגע בו אתם בוחרים להיות צעד אחד אחרי כולם, ככה גם יראו ההכנסות שלכם.
- זמן – זמן שווה כסף, זה אולי נשמע לכם כמו סלוגן, אבל זה הדבר האמיתי. כאשר אתם חותמים על מסמכים באופן מקוון אתם חוסכים לא מעט זמן. בין אם מדובר על פגישה שלשמה אתם צריכים לבצע את החתימה, בין אם מדובר על חתימה של טפסים לעובדים בשביל לחלק משכורות או לשכור עובדים חדשים וכן הלאה. ככל שאתם מבזבזים יותר זמן על בירוקרטיה כזאת ככה אתם משקיעים פחות זמן בעסק שלכם. בדיוק בגלל הסיבה הזאת, מעבר של חתימה על מסמכים באופן מקוון יכולה להועיל לעסק שלכם.
- סדר – עסק שלא עובד באופן מסודר, סופו להיכשל. כאשר אתם עובדים עם כל כך הרבה ניירת, קשה מאוד לשמור על סדר. אתם בתור מנהלי העסק יכולים להיות מאוד מסודרים, אבל לאף עובד בחברה לא אכפת מהטפסים כמו שלכם אכפת. תוכנה אשר דרכה אתם יכולים להפיק מסמכים חשובים ולחתום עליהם יכולה לעזור לכם בכל הנוגע לניירת. התוכנה יכולה לסדר לכם את כל המסמכים אשר חתמתם עליהם לפי תאריכים וככה גם תוכלו להפיק דוחות באופן נוח וקל מול רואה החשבון.
חוק חתימה אלקטרונית
יש משמעות מאוד גדולה לחתימה מבחינת דיני חוזים וראיות. בשל כך, כפי שהתחלנו, יש חשיבות מאוד גדולה לחתימה על מסמכים דיגיטליים. עם זאת, העידן הטכנולוגי לא יכול להישאר מאחור והיינו צריכים לדאוג לכך שגם חתימה דיגיטלית תהיה מקובל באופן חוקי. עבור חתימה על מסמכים יש מספר מטרות, אחת מהמטרות היא לתת ביטוי לכוונת השולח להיות כנה ואמיתית. כמו כן, המטרה הנוספת של חתימה היא זיהוי, שאכן אנחנו מקבלים את התמורה שלנו מהאדם הנכון. בדיוק בגלל זה נוסד חוק מסמכים ממוחשבים אשר נועד לפקח את חתימות אלקטרוניות. ולמקרה שתהיתם, אין הבדל בין חתימה אלקטרונית ובין חתימה דיגיטלית, המונח השמיש יותר מבחינת הרשויות בחוק הוא חתימה אלקטרונית, אך הפרשנות מאנגלית לעברית היא חתימה דיגיטלית. בגלל זה תראו מספר חברות משתמשות בביטוי כזה לעומת האחר.
בעזרת החוק אנחנו מקבל מסמך מאובטח לאחר שכבר חתמנו עליו. משמעות החתימה היא שלא ניתן לשנות את המסמך לאחר יצירתו, כל שינוי ייראה באופן מידי ואתם תקבלו התראה, כמובן שהמסמך יבוטל. החתימה מאובטחת באופן ייחודי בהתאם להרשמה שלכם והיא מתאפשרת רק לאחר זיהוי. כל לבעל החתימה יש את האפשרות לשיטה בלעדית על החתימה.
מחיר
המחיר אותו נשלם עבור חתימה על מסמכים או עבור הפקת המסמכים עצמה יכולה לנוע בין מחיר חינמי לגמרי ועד תשלום של כ-400 ש"ח לשנתיים. זה מאוד תלוי בחבילה אותה אתם בוחרים. החברה דואגת כמובן לאבטחה מעבר להכל ואפשרות להפיק מסמכים אשר מזוהים עם העסק שלכם. המחיר יכול להיות חודשי כאשר מדובר על חבילה מורחבת אשר כוללת אבטחה מלאה וניהול התיק – המחיר יכול גם להגיע ל-40 ש"ח לחודש. חשוב להכיר את כל האפשרויות שיש לכם בשוק, לסנן ולבחור את החברה הטובה ביותר.
