בקצרה: כדי לחתום על PDF אונליין מעלים את הקובץ למערכת חתימה, מסמנים בו את מקום החתימה, וחותמים בעכבר או באצבע – או שולחים את הקובץ לחתימת מישהו אחר. בסוף מקבלים PDF חתום, בלי להדפיס ובלי לסרוק.
רוצים לשלוח מסמך לחתימה כבר היום?
פותחים חשבון easy2sign, מעלים את המסמך ושולחים לחותם בקישור.
מתי צריך לחתום על קובץ PDF?
רוב המסמכים העסקיים מגיעים היום כקובץ PDF: חוזה שירות, הסכם שכירות, טופס הצטרפות, הצעת מחיר או אישור של רואה החשבון. ברוב המקרים הצד השני מצפה לקבל את אותו קובץ בחזרה כשהוא חתום. הדרך הישנה – להדפיס, לחתום בעט, לסרוק ולשלוח – לוקחת זמן ומייצרת קבצים סרוקים באיכות נמוכה. חתימה ישירה על ה-PDF חוסכת את כל השלבים האלה.
אילו קובצי PDF עסקים חותמים הכי הרבה?
- הסכמי שירות והתקשרות – בין נותן שירות ללקוח חדש, לפני תחילת העבודה.
- הצעות מחיר – הלקוח מאשר את ההצעה בחתימה, וזה הבסיס להזמנת העבודה.
- חוזי שכירות – בין משכיר לשוכר, לעיתים עם ערבים. ראו גם חוזה שכירות דיגיטלי.
- טפסי קליטה והצהרות – הצהרת בריאות, טופס פרטים אישיים או אישור קריאת תקנון.
- מסמכים פנימיים – טופסי עובדים, נהלים ואישורים בין מחלקות.
לכל אחד מהמסמכים האלה אפשר להכין תבנית קבועה, כך שבפעם הבאה רק משנים את פרטי הלקוח ושולחים לחתימה.
הצעות מחיר הן דוגמה טובה לכך – ראו את ההסבר על הצעת מחיר שהלקוח מאשר בחתימה.
איך חותמים על PDF בעצמכם?
כשאתם החותמים היחידים, התהליך קצר:
- מעלים את קובץ ה-PDF למערכת החתימה.
- בוחרים את המקום במסמך שבו תופיע החתימה, ואם צריך גם תאריך ושם מלא.
- מציירים את החתימה בעכבר או באצבע, או משתמשים בחתימה ששמרתם בחשבון.
- שומרים את הקובץ החתום ושולחים אותו לצד השני.
מי שחותם על מסמכים באופן קבוע יכול לשמור את החתימה בחשבון ולהשתמש בה שוב בלחיצה. ההסבר המלא על יצירת החתימה נמצא במדריך יצירת חתימה דיגיטלית.
איך שולחים PDF לחתימה של לקוח?
כשמישהו אחר צריך לחתום, מעלים את הקובץ, מסמנים בו את שדות החתימה של הנמען ושולחים לו קישור. הלקוח פותח את הקישור בטלפון או במחשב, חותם במקומות שסומנו, והמסמך החתום חוזר אליכם. אם צריכים לחתום כמה אנשים – למשל שני שותפים או שוכר וערב – מגדירים סבב חתימות, וכל אחד מקבל את המסמך בתורו.
ב-easy2sign אפשר לשלוח את הקישור גם בוואטסאפ, להגן על המסמך בקוד סודי ולבקש מהנמען צילום תעודת זהות לפני החתימה. פירוט התהליך במדריך שליחת מסמכים לחתימה אונליין.
במה שונה חתימה מתועדת מהדבקת תמונה של חתימה?
אפשר לצלם חתימה ולהדביק אותה על PDF בכל עורך קבצים, אבל זו רק תמונה: אין שום רישום מי הדביק אותה, מתי, ואם המסמך שונה אחר כך. במערכת חתימה, לעומת זאת, החתימה נקשרת למסמך הספציפי ונשמרים פרטי החותם ומועד החתימה. זה ההבדל שחשוב כשיש מחלוקת על הסכם. על סוגי החתימות וההבדלים ביניהם אפשר לקרוא במדריך חתימה דיגיטלית – מה זה ואיך זה עובד.
אם המסמך המקורי הוא קובץ Word, ההבדלים בין תמונת חתימה, ציור ושורת חתימה עם תעודה מוסברים במדריך איך חותמים על מסמך Word.
הדבקת תמונת חתימה מול חתימה במערכת חתימה
| הדבקת תמונה בעורך PDF | חתימה במערכת חתימה | |
|---|---|---|
| זיהוי החותם | אין | פרטי החותם נשמרים |
| מועד החתימה | לא מתועד | נרשם אוטומטית |
| שליחה לחותם אחר | שולחים קובץ ומחכים | קישור לחתימה מהנייד |
| כמה חותמים | ידני, אחד אחרי השני | סבב חתימות מסודר |
| שמירת העותק | במחשב האישי | בחשבון, זמין לאיתור |
אפשר לחתום על PDF מהטלפון?
כן. מערכות חתימה שפועלות בדפדפן מותאמות למסך הנייד: פותחים את הקישור, מגדילים את האזור הרלוונטי במסמך וחותמים באצבע. אין צורך להתקין אפליקציה, וזה מה שהופך את החתימה מהנייד לנוחה במיוחד ללקוחות שאינם ליד מחשב.
מה כדאי לבדוק לפני ששולחים PDF לחתימה?
- שהקובץ סופי – כל שינוי אחרי החתימה מחייב חתימה מחדש.
- שכל שדות החתימה סומנו – כולל ראשי תיבות בעמודים, אם נדרשים.
- שהנמען הנכון מקבל את הקישור – לפי טלפון או מייל מעודכנים.
- שיש לכם עותק חתום שמור – כדי לאתר אותו כשצריך.
מחירי המסלולים לשליחה שוטפת של מסמכים מופיעים במחירון easy2sign.
להמשך קריאה: אימות חתימה דיגיטלית | חתימה דיגיטלית למכתב
שאלות נפוצות
האם חתימה על PDF אונליין תקפה?
חתימה אלקטרונית מוכרת בחוק חתימה אלקטרונית, התשס"א-2001. ככל שהחתימה מתועדת טוב יותר – מי חתם ומתי – כך קל יותר להוכיח אותה.
צריך תוכנה בתשלום כדי לחתום על PDF?
לא בהכרח. אפשר לפתוח חשבון easy2sign בחינם ולחתום מהדפדפן; לשליחה קבועה של מסמכים לחתימה בוחרים מסלול מהמחירון.
אפשר לחתום על PDF שקיבלתי במייל בלי להדפיס?
כן. מורידים את הקובץ, מעלים אותו למערכת החתימה, חותמים ושולחים את הגרסה החתומה בחזרה.
מה עושים אם צריך לשנות משהו במסמך אחרי החתימה?
מתקנים את הקובץ המקורי ושולחים אותו שוב לחתימה. אין לערוך מסמך שכבר נחתם.
מוכנים להתחיל לחתום בלי נייר?
שאלות על המערכת או על החבילות? דברו איתנו בוואטסאפ או פתחו חשבון חינם.