בשנים האחרונות עקב התפתחות הטכנולוגיה ופרוץ הדיגיטל לחיינו ביתר שאת, עלה גם הצורך בפתרונות חתימה דיגיטליים. בעקבות זאת הומצאה תוכנת חתימה דיגיטלית אשר מאפשרת חתימה דיגיטלית עבור עורכי דין, עובדי משרדים ממשלתיים או כל מי שיש לו הצורך בכך. חתימה דיגיטלית פותרת כל מצב בירוקרטי אשר תלוי חתימה, ואין באפשרותנו להגיע פיזית לחתימה או שפשוט אנו מעוניינים לחסוך בזמן. מלבד זמן, השימוש בחתימה דיגיטלית פותר משמעותית מצבים בירוקרטיים שונים וכן מאפשר חיסכון במשאבים רבים נוספים מלבד זמן, כלומר למשל כסף, החזקת עובדים ותשלום משכורות וכדומה.
כל זאת אודות לפלטפורמה של חתימה דיגיטלית אשר מאפשרת חתימה מרחוק. אם בעבר הרחוק, היה צורך לחתום על חוזה, טופס או כל קובץ אחר טרם העברתו, כיום אנו מצויים בעידן שונה לחלוטין. מערכת החתימה הביאה עימה ניחוח של עולם חדש של ממשלתיות בדיגיטל, אשר מאפשר לנו להרים מעט את הראש בכל הקשור לבירוקרטיה המעייפת שעולמות אלו בעבר אופיינו עימה. ואילו כיום, ישנה פלטפורמה מפוארת המאפשרת העברה או שליחה של כל מסמך דרוש, כשהוא חתום, ובלא שנדרש צורך כלשהו לחתימה פיזית.
כיצד מותקנת התוכנה לחתימה דיגיטלית?
את התוכנה אשר מאפשרת חתימה דיגיטלית מתקינים בקלות וביעילות על שולחן העבודה. ניתן להורידה מכל אתר ממשלתי אשר עובד עם תוכנות אלו, כולל למשל אתרים מיועדים לעורכי דין או רואי חשבון. לאחר שהתקנו את תוכנת החתימה הדיגיטלית, ניתן להתחיל לעשות בה שימוש. ברוב המקרים נצטרך הימצאותו של כרטיס חכם מסוג דיסק און קי על מנת לעשות בתוכנה לחתימה דיגיטלית שימוש בטוח, אותו כמובן, נקבל מהחברה המספקת את התוכנה. בשלב זה כל שיש לעשות הוא להיכנס לתוכנה חתימה דיגיטלית יחד עם שם המשתמש והסיסמה שלכם, להכניס את הקובץ לתיבה ולהחתימו.
לאחר שביצענו התקנה של התוכנה, אשר מתבצעת כאמור באופן פשוט למדי, ניתן לגשת למלאכת ההחתימה. חתימה דיגיטלית באמצעות התוכנה המותקנת מאפשרת החתמה דיגיטלית על מגוון רחב של סוגי קבצים ובהן למשל PDF, Word, Excel, Tiff. וכן, ניתן להחתים מגוון רחב מאד של מסמכים כמו הצעות מחיר או הצעות רכש, הסכמים וחוזים, חשבוניות, טפסי 101 לעובדים, טפסים עבור הבנק, מסמכים סרוקים, קבלות, נספחים והיד עוד נטויה.
בעת חתימה דיגיטלית בתוכנת החתימה המסמכים החתומים באמצעותה נחשבים למסמכי מקור לכל דבר ועיקר. וכן, נחשבים כמאושרים על ידי כל הגורמים הדורשים מסמכי מקור חתומים כגושפנקה. תוכנה חתימה דיגיטלית מייעלת את הזמן ואת דרך הגשת המסמכים, ומחליפה את החתימה הידנית הישנה נושנה בחותמת עסק דיגיטלית, תקינה ומתקדמת. בצורה זו, ישנה אפשרות להחתים את המסמך חתימה דיגיטלית ולשלוח אותו באופן דיגיטלי מקוון.
בנוסף לכך, קיימת אפשרות של חתימה דיגיטלית על מספר מסמכים במקביל. כלומר, החתמה של ספריות גדולות של קבצים באופן מרוכז. ואכן, בלחיצת כפתור, ניתן להחתים ספריות שלמות של קבצים ולחסוך כמות עבודה משמעותית, בירוקרטיה וניירת.
לאחר חתימת הקבצים חתימה דיגיטלית, התוכנה ממשיכה בפעולותיה המסייעות ומאפשרת לנו אם רצוננו בכך שליחת המסמכים החתומים באופן אוטומטי. כמו כן, ניתן לבצע משלוח אוטומטי של הקבצים החתומים בדואר אלקטרוני באמצעות התוכנה לחתימה דיגיטלית.
יתרונות חתימה דיגיטלית
כפי שציינו, חתימה דיגיטלית מאפשרת ייעול זמן וחיסכון משמעותי במשאבים וכן מגוון רחב מאד של יתרונות נוספים. כך למשל, תוכנה חתימה דיגיטלית אפשרית לחתימה על רוב ככל מסמך או קובץ, התוכנה איננה מצריכה שימוש בנייר או מדפסת. חתימה דיגיטלית מתווספת למסמך באמצעות חתימה גראפית, וכן מתאפשר רישום של הערות והארות כבקשתכם על המסמך.
עוד קריטריון חשוב הוא האפשרות להוצאה של דוחות מערכת של כלל המסמכים החתומים, שנחתמו כעת או נחתמו בעבר, גם על ידי סיווג לתקופה מסוימת. ניתן גם לבצע חיפוש בצורה נוחה למדי. בנוסף לכך, מתאפשר ניהול מיטבי המאפשר שליטה ובקרה בכל המסמכים שנחתמו בתוכנה. כך למשל ניתן לבצע חותמת זמן על כל מסמך שכזה, וזאת מהווה אישור משפטי לעניין המועד המדויק שבו נחתם ונשלח המסמך.
עבור כל עסק, מהקטן ועד הגדול, חברות גדולות או אף אירגוני ענק, ניתן להיעזר בתוכנה לחתימה דיגיטלית על מנת לייעל את כלל התהליכים שבאירגון. על כן, בין מגוון יתרונות השימוש בה גם ייעול כל אלו, החל מחיסכון משמעותי בשכר העובדה, כוח אדם, חיסכון משמעותי באדמניסטרציה וכדומה. על כן, חתימה דיגיטלית באמצעות תוכנה לחתימה דיגיטלית היא פתרון נהדר בעבור כל סוג של אירגון, כל אחד בהתאמה לצרכיו האישיים והמשתנים ובהתאמה לצרכים הספציפיים של כל עסק.
יתרון נוסף וחשוב לא פחות הוא חווית לקוח הקצה, אשר מתעצמת עוד יותר עם השימוש במתכונת של חתימה דיגיטלית. הלקוח איננו מבזבז את זמנו בלא צורך, מרוצה עוד יותר מהשירות הניתן על ידי החברה העושה שימוש בחתימה דיגיטלית, פגישות יכולות להתבצע באופן דיגיטלי ועוד. בצורה זו, מתייעלת משמעותית חווית הלקוח לכדי המקסימום שניתן.
יתרון נוסף ומהותי הוא עניין אבטחת המידע, אשר חשובה באופן משמעותי במיוחד בעבור כל המשתמש בחתימה דיגיטלית. שכן, מדובר במסמכים רגישים למדי. על כן, בוודאי שקיימת אבטחה כבדה ומשמעותית בכל הקשור להגנת הפרטיות שלכם במסמכים החתומים בחתימה דיגיטלית. מעבר לכך, דווקא השימוש בחתימה דיגיטלית בטוח עוד יותר מכל דרך אחרת לחתימת או העברת מסמך מקור חתום. בצורה זו, מתייעלת ומשתפרת גם פרטיות העסק שלכם.
מדוע לרכוש תוכנה חתימה דיגיטלית?
כיום, אירגונים רבים גילו ומגלים את יתרונותיה הרבים של תוכנה חתימה דיגיטלית. ביניהם למשל אירגונים בכל הגדלים, חברות במיני סקטורים. וכן משרדי ממשלה ושילטון מקומי, חברות ממשלתיות, גופים ביטחוניים, שירותי בריאות, עורכי דין, רואי חשבון, מערכות משפטיות, שירותים פיננסים ובנקאיים, גופי תקשורת, חברות הייטק, חברות תעופה ורכב, ענף המלונאות, ועוד רבים וטובים.
מרבית האירגונים עושים שימוש כיום ממקום רצוני בלבד, וממקום של בחירה אמיתית בקידמה, בייעול משאבים וייעול העסק על כל גווניו. מעבר לכך, ישנם כמובן יתרונות משמעותיים רבים מעבר לגזרת ייעול העסק, כמו למשל, שמירה על כדור הארץ והנהגת מהפיכה ירוקה בעסק. כיצד זה מתבצע בפועל באמצעות חתימה דיגיטלית? כאשר אנו עושים שימוש בקבצים על גבי המחשב, ללא כל צורך בניירת או צילום, בזבוז מיותר של זמן או משאבים אחרים, אנו בהכרח מייעלים את המהפיכה הירוקה ושומרים על כדור הארץ. כתוצאה מכך ניתן כמובן גם לחסוך משמעותית בעלויות ודווקא לגרום להשאת רווחים בעבור העסק. בשורה התחתונה, התייעלות עסקית משמעותית המאפשרת שליטה ובקרה בעסק ובפרט במסמכים. וכך גם קידום של תהליכים ותהליכים דיגיטליים אשר יביאו לשדרוג משמעותי של העסק בהווה ובעתיד.
בסופו של דבר, מהפיכה זו היא מנת חלקם של כל בעלי העסקים באשר הם, ועל כן נכון ואף הכרחי לבצע מעבר לדיגיטל. השימוש הדיגיטלי בחתימה דיגיטלית מאפשר בדיוק את אלו ועוד. על מנת לשמוע יותר על שימוש בחתימה דיגיטלית, או להבין כיצד נהוג ונכון לבצע זאת גם בעסק שלכם, השאירו פרטים ונשמח לסייע בהתאמת חתימה דיגיטלית גם לכם.
