היום הכל כבר הפך להיות דיגיטלי, זה יכול לגרום לחשש עבור אנשים רבים ובעלי עסקים בפרט. עם זאת, יכול להיות שאנחנו חוששים לחינם? מילוי טפסים ידניים יכול להיות דבר מאוד מעיק, אנחנו גם ככה עסוקים כל היום ועכשיו אנחנו במעמד שאנחנו צריכים מול הלקוח או בעל העסק למלא טופס אשר מעיד את ההצהרות שלנו. כל בעל עסק יודע שמדובר על פעולה מאוד מעיקה לשני הצדדים וגם, לא חסכונית בזמן ובכסף. לכם, מעבר לשירות של טפסים דיגיטליים הוא לא כזה נורא כמו שאתם חושבים, להפך, מדובר על תוכנה שיכולה לשפר את העסק שלכם באופן ממשי תוך פרק זמן קצר. תוכלו לאט לאט לשים לב לכל היתרונות של טופס דיגיטלי לעומת טפסים ידניים אותם צריך לאחסן באופן בטוח, להגיש אותם באופן פרונטלי או אם אתם ממש חיים בעבר, דרך הדואר. בתור בעלי עסקים, עליכם לתת חוויה שקטה ופשוטה ללקוח, לספק ולכל מי שמעוניין בעסק שלכם. בשנים האחרונות אנחנו רואים יותר חברות אשר מפתחות תוכנות ייחודיות לניהול עסק בצורה חכמה יותר, באמצעות טפסים דיגיטליים אשר מתאימים לעסק שלכם.
מה אפשר לייצר עם טופס דיגיטלי?
חברות רבות מספקות שירות לעסקים קטנים עד גדולים בכל הנוגע לתקשורת מול הלקוחות והספקים שלהן. בתור בעלי עסק, אנחנו עובדים מול ניירת רבה, כמעט על כל דבר צריך לחתום וחשוב לחתום. באמצעות תוכנה חכמה של טופס דיגיטלי אתם תוכלו לעשות את הכל באופן מקוון, להגדיר שדות שהלקוח צריך לחתום עליהם, לשלוח לו למייל ואפילו כהודעה. כל מה שנותר ללקוח או לספק לעשות הוא לחתום על החוזה ולשלוח חזרה אליכם. רק תחשבו בתור בעלי עסקים כמה זמן השירות הזה יכול לחסוך לכם. ומלבד לכך, אתם יכולים לתעד ולאחסן באופן פשוט כל טופס דיגיטלי שהנפקתם. עם השירות הזה אתם תוכלו לבנות טופס חכם אשר מותאם אישית ללקוח ולהכיל מידע אישי, יש לכם אפשרות לשנות תוכן וכל מבנה טופס דיגיטלי, יש לכם אפשרות להעלות מעקב מיידי של הארגון בכל הנוגע לטפסים שנמצאים בארגון וכמובן, יש לכם רמה גבוהה של אבטחת מידע ושמירה על הפרטיות שלכם ויתרה מכך, על פרטיות הלקוחות שלכם.
מי צריך את זה?
כל עסק צריך שירות של טופס דיגיטלי. אם ניקח לדוגמא פעולה של עובד חדש שנכנס לחברה שלכם. תחשבו כמה טפסים הוא צריך למלא ואתם צריכים לשמור על הטפסים עד ליומו האחרון בחברה (ליתר דיוק כמה שנים לאחר יומו האחרון למקרה של תביעות). בתור התחלה צריך העובד לחתום על חוזה העסקה (טופס 101), לאחר מכן הוא נדרש להציג אישורים שונים מול נהלי החברה, לחתום על חוזה בטיחות, קרנות פנסיה, ביטוח לאומי וכן הלאה. מחלקת משאבי אנוש בעסק שלכם וכמובן, גם אתם באופן מינהלי זקוקים לפתרונות אשר הופכים את העסק ליעיל יותר. באמצעות טפסים דיגיטליים ניתן לחסוך באנרגיה והרבה זמן יקר שיכול להיות ממוקד בנושאים אחרים בעסק.
למה כדאי לכם לעבוד עם טופס דיגיטלי?
יעילות – בתור בעלי עסק וארגון, אתם חייבים תמיד למצוא דרך לייעל את העסק שלכם. יש היום סביר להניח יותר מ-5 עסקים כמו שלכם והתחרות גדולה. במיוחד בארץ, תחרות גדולה יכולה להיות מאתגרת מאוד אבל עם התנאים הנכונים אתם תוכלו לצלוח את המשימה. עליכם להבדיל את עצמכם לא רק מבחינה של מה שלקוחות רואים, אלא למצוא דרכים לייעל את העסק שלכם. יש הרבה דברים קטנים בעסק אשר לא נראים לנו כמשהו שצריך לייעל, אבל ברגע שאנחנו מייעלים מספר דברים קטנים ביחד, אנחנו יכולים לראות שלפתע יש לנו המון זמן להתעסק בעיקר. כל ההתעסקות סביב טפסים ידניים יכולים מאוד להעיק על הלקוחות שלכם וגם עליכם. ברגע בו יש לכם מערכת חכמה שמנהלת לכם כל טופס דיגיטלי, אתם חוסכים הרבה כסף וזמן.
רשויות – שמענו על לא מעט מקרים בהם אנשים עבדו עם טפסים ידניים וכאשר הגיעו הרשויות, הם ביקשו לקחת כמה שנים אחורה כדי לראות חשבונית מסוימת. זה יכול לקרות לכל עסק שמגיעים אליו "לביקור" מטעם רשות המיסים. על העסק להיות די מסודר כדי להבטיח שכל טופס יהיה במקום. כאשר אנחנו עובדים באופן ידני ולא באמצעות טופס דיגיטלי, הסבירות שבה אחת החשבוניות תעלם לה היא גבוהה. עם זאת, כאשר אנחנו מדברים על תוכנת ניהול דיגיטלית, יש לנו את כל הטפסים ממיונים לפי שם הספק, הלקוח, תאריך, סוג העסקה וכן הלאה. כל זה בלחיצת כפתור.
התאמה לתנאי השטח – היום רוב העסקים אותם תכירו עובדים בשיטה של טופס דיגיטלי. לא צריך כל פעם להיפגש כדי לערוך חתימה על מסמכים, אפשר לעשות הכל דרך הוואטסאפ או המייל. כאשר אתם חושבים אם לעבור לתוכנה דיגיטלית או לא, תזכרו שרוב המתחרים שלכם כן עובדים בצורה הזאת וגם כל מי שעובד עם העסק שלכם. עליכם להתאים את עצמכם למצב העכשווי בו רוב העסקים (במיוחד לאחר תקופת הקורונה) החליטו לעבור למסמכים דיגיטליים.
אין תירוצים – כאשר אתם שולחים טופס דיגיטלי ללקוח או כל גורם אחר, אין תירוץ של אני אחתום אחר כך, אין לי עט וכן הלאה. היום ניתן לפתוח את הטופס הדיגיטלי גם בנייד ולחתום עם האצבע על מסך המגע. טופס דיגיטלי לא רק מבטיח לנו סדר, אלא מבטיח לנו יעילות ומהירות בכל הנוגע לשליחת הטפסים וקבלתם חזרה. ברגע בו אנחנו לא עובדים עם טפסים דיגיטליים, אנחנו צריכים להמתין עד הטופס חוזר אלינו חתום כדי להמשיך בכל תהליך בו אנחנו נמצאים. טופס דיגיטלי מאפשר לנו לסיים את התהליך מרחוק, באופן מהיר ויעיל.
מה בנוגע לחתימה?
השאלה הגדולה היא מה בנוגע לחותמת של העסק שלכם כאשר אנחנו שולחים או מקבלים טופס דיגיטלי? יש לחותמת השפעה רבה מבחינה חוקית ואפילו שיווקית. עם זאת, כאשר אתם נחשבים לארגון, יש חותמת דיגיטלית אותה תוכלו להנפיק דרך חברה מסוימת באופן חינמי לעיתים. במקרים אחרים, שימוש כללי בתוכנת הדיגיטל תעלה לכם כ-400 ש"ח לשנתיים עד 40 ש"ח לחודש. חשוב לציין, החתימה שלכם נחשבת לחתימה דיגיטלית (או חתימה אלקטרונית לפי החוק), החתימה שלכם נחשבת לאותו מעמד של חתימה ידנית החל מחוק חתימה על מסמכים ממוחשבים שיצא בשנת 2004. חוק זה מייחס את אותו מעמד משפטי לחתימה דיגיטלית לעומת חתימה ידנית. חשוב להדגיש, הרבה יותר פשוט לזייף חתימה ידנית מאשר חתימה דיגיטלית. כאשר אתם חותמים בחתימה דיגיטלית, החתימה שלכם היא ייחודית לכם ומאובטחת תחת החברה, רק לכם יש את פרטי הזיהוי כדי לחתום על טופס כזה או אחר. בכל מקרה של חשש לזיוף או במקרה של חתימה ממקור אחר שלא קשור אליכם, המסמך עצמו יהיה פסול. כל החברות המובילות עובדות עם מערכת אשר מאושרת על ידי רשות המיסים (גם נחשב להוצאה מוכרת) וגם עם ממשק בקרה אשר יכול למנוע טעויות אנוש, העלמות מסמכים, מערכת מאובטחת העומדת בתכנות הגנת הפרטיות.
איכות הסביבה
טפסים דיגיטליים נועדו בעיקר בשביל לסייע לנו למצוא דרכים לייעל את העסק ולשמור על סדר ארגוני. היום רוב החברות עובדות עם טפסים דיגיטליים ובכך, שומרות על סדר וניהול ארגוני תקין בעסק מול ספקים, לקוחות, רשויות וכן הלאה. עם זאת, טפסים דיגיטליים אינם עבור שמירה על סדר, חיסכון ויעילות לבד. יש יתרון מובהק למעבר לטפסים דיגיטליים והוא שמירה על איכות הסביבה. רק תחשבו כמה עסק יכול לזהם את הסביבה בכך שהוא משתמש בנייר, עכשיו תכפילו את הכמות שאתם עושים אל מול כמות העסקים בארץ, לאחר מכן בעולם. הכמות היא בלתי נתפסת ובדיוק בגלל זה, גם הרשויות מעודדות את העסקים לעבור לטפסים דיגיטליים. יתרה מכך, מעבר לטפסים דיגיטליים מעיד על העסק שלכם כ"עסק ירוק". עצם העובדה שאתם פועלים למען שמירה על איכות הסביבה רק יכולה להועיל לכם מבחינה עסקית, מומלץ גם להדגיש זאת בפני הלקוח כיוון שזהו צעד ראוי להערכה.
בסופו של דבר, מעבר לטפסים דיגיטליים לא פוגע בעסק שלכם בשום צורה. אולי עבור חלק מהאנשים יהיה קשה להתרגל לזה מבחינה טכנולוגית, אבל רק הממשקים עובדים בצורה מאוד נוחה ומאוד ברורה לכל אדם. כמו כן, חברות מקצועיות מעניקות לכם הדרכה מלאה לפני שהן מאפשרות לכם להשתמש בתוכנה ללא שום מסגרת מסביב. בשל כל אלה, מעבר לטפסים דיגיטליים חשוב והכרחי עבור כל עסק.
