חתימה דיגיטלית חינם

חתימה דיגיטלית חינם הוא שירות אשר ניתן לעסקים, ארגונים ואף עצמאיים. רבים יכולים לשאול את עצמם, למה אנחנו בכלל צריכים חתימה דיגיטלית חינם או בתשלום? חתימה דיגיטלית יכולה להקל על העסק שלכם ולמעשה, הרשויות אף מעודדות שימוש בחתימה דיגיטלית בשל סיבות שונות עליהן נדון בקרוב. כאשר אתם בוחרים שירות של חתימה דיגיטלית, חשוב מאוד לוודא מי עומד מאחורי השירות הזה והאם נכון לכם להיעזר בו. הנה כל מה שאתם צריכים לדעת על חתימה דיגיטלית חינם.

מהי חתימה דיגיטלית?

כבר בתור התחלה מוטב להדגיש, חתימה דיגיטלית שכן עונה על הדרישות היא תהיה חוקית גם מבחינת אימות מול בית משפט. חתימה דיגיטלית היא מעין תעודה אשר מתאימה במיוחד עבור עסק או ארגון כלשהו בתהליך של זיהוי אישי. יש חתימות דיגיטליות שמגיעות בתור כרטיס חכם, יש שמגיעות בתור לינק עם תוכנה לחתימה דיגיטלית ולעיתים, מדובר על תוכנה מותקנת במכשירים המאפשרים חתימה אוטומטית ודיגיטלית על מסמכים. 

לחתימה דיגיטלית יש מספר תפקידים משמעותיים בכל ארגון. בתור התחלה, חתימה דיגיטלית מאשרת לנו להעניק ייחודיות לכל אישיות. התוכנה מכילה מאפיינים של הצפנת מידע ואבטחה מידע ובדרך הזאת, היא משמשת אותנו לשמירה על זהות תקינה של בעליה. ניתן לראות במקומות רבים, בעיקר משרדי הייטק ומקומות ממשלתיים שם הגישה למידע מאובטחת, יש הרבה גופים אשר נעזרים בחתימה דיגיטלית לצורך הזדהות. מצד שני, יש גם את המטרה שבגללה הרשויות תומכות בתהליך הזה – שמירה על איכות הסביבה. חתימה דיגיטלית אונליין יכולה לבוא לידי ביטוי במסמכים שאתם כבר מכירים בחיי היום יום, החל מחשבוניות ועד לחוזים אחרים. ברגע בו אנחנו חותמים באופן ידני על החוזים, זה אוטומטית פוגע באיכות הסביבה. התפקיד הנוסף של חתימה דיגיטלית הוא ליצור עבור סדר על גבי המחשב, לא צריך ארונות ומגירות, אחסון מסמכים בכל מקום – כל מה שצריך הוא מחשב ורצוי גם גיבוי.

חתימה דיגיטלית חינם הוא שירות אשר ניתן לעסקים, ארגונים ואף עצמאיים. רבים יכולים לשאול את עצמם, למה אנחנו בכלל צריכים חתימה דיגיטלית חינם או בתשלום

חתימה דיגיטלית מאושרת 

כאשר אנחנו מחפשים חתימה דיגיטלית חינם, יש לוודא היטב שמדובר על חתימה אשר הונפקה על ידי גורם מאושר, אחרת לא תהיה לה קבילות בבית משפט. חתימה דיגיטלית מאושרת הינה חתימה אשר לא מאפשרת זיוף או הכחשה של המסמכים החתומים. כמו כן, על המסמכים החתומים והגישה אליהם להיות מאובטחת בצורה הטובה ביותר. לכן, גם אם מציעים לכם חתימה דיגיטלית חינם, יש לוודא שאכן מדובר על חתימה דיגיטלית מאושרת ומאובטחת. חתימה דיגיטלית היא פיתוח חדשני אשר חייב לענות על החוק, בהתאם לרשויות המס ובית המשפט. ניתן לשלוח חתימה דיגיטלית מאושרת דרך המייל, לאמת את זהות השולח וכמובן, התחייבות על המסמך. חתימה דיגיטלית מאושרת היא בעלת מעמד חוקי זהה לחתימה רגילה החל משנת 2001.

כאשר אנחנו מחפשים חתימה דיגיטלית חינם, יש לוודא היטב שמדובר על חתימה אשר הונפקה על ידי גורם מאושר

דגשים על בחירת חתימה דיגיטלית חינם

יש מספר חברות בולטות בתחום אשר מציעות שירותים של חתימה דיגיטלית חינם. חלק מהמקומות יציעו לכם תקופת ניסיון חינם וחלק מהמקומות יציעו לכם חתימה דיגיטלית חינם ללא הגבלה (לעיתים עם מוגבלות של סוגי מסמכים). כאשר אתם בוחרים חתימה דיגיטלית חינם זה לא אומר שאתם מקבלים תמורה פחות טובה, אבל עדיין בכל המקרים חשוב לבדוק את הדגשים הבאים:

  1. אמינות – חובה לוודא שמדובר על חברה מורשית שיכולה להעניק לכם הוכחה חד משמעית לזהות המשתמש. במקרה בו החברה לא מעניקה את הסמכות הזאת, כל מי שיעבוד אתכם יחשוש ואף תוכלו לאבד לקוחות רבים. חברה מקצועית יוצרת אמון מוחלט של התקשרות בין הגופים השונים ופעולות עסקיות.
  2. חיובים – שימו לב, כאשר אתם משתמשים בחתימה דיגיטלית, יש לוודא שהיא חתומה באופן מורשה ובכלל. ברגע שמגיע מסמך עם פרטי הזהות שלכם לגורם כלשהו ולא מדובר על חתימה דיגיטלית מקצועית, הוא יכול לעשות כרצונו בחתימה שלכם. כמו כן, חתימות לא מאושרות לא יתאימו לניכוי הוצאות מס וקיזוז מע"מ. 
  3. תמיכה – שירות הלקוחות הוא דגש מאוד חשוב בבחירת החברה מולה אתם עובדים. במיוחד כאשר מדובר על העסק שלכם ובמיוחד על הכסף שלכם, אתם רוצים תמיכה ערנית, קרובה ומקצועית. במקומות מקצועיים יעבדו רואי חשבון מנוסים אשר יהיו לרשותכם לצורך ניהול חשבון וחתימות דיגיטליות ללא עלות נוספת.
  4. תקנות מס – יש לציין, בהתאם לתקנות המס יהיה עליכם לשמור את החשבונית במשך 7 שנים! לכן, עליכם לוודא שאכן מדובר על חברה עמידה אשר יכולה לשמור את כל הטפסים שלכם תחת התוכנה. רוב החברות המקצועיות מעניקות לכם מאגר של כל הטפסים שחתמתם עליהם – בין היתר עבור דוחות לרשות המיסים.
  5. דרישות – כאשר אתם עובדים עם מסמכים ממוחשבים, על החברה יהיה לציין זאת בדואר רשום לפקיד שומה היכן שמתנהל תיק המס שלה. חשוב לזכור, עליכם יהיה לקבל הסכמה של הלקוח אשר מועבר אליו המסמך הדיגיטלי.

יש מספר חברות בולטות בתחום אשר מציעות שירותים של חתימה דיגיטלית חינם. חלק מהמקומות יציעו לכם תקופת ניסיון חינם

האם חתימה דיגיטלית בטוחה יותר?

בעבר, עסק אשר היה עובד ללא חתימות דיגיטליות היה צריך למצוא מקום לאגור את כל המסמכים שלו. לעיתים רשות המיסים או רשויות אחרות יכולות להגיע אלינו לביקורת ולבקש לראות מסמכים שהונפקו לפני שנתיים. במקרה בו אתם לא עבדתם עם מסמכים דיגיטליים, סביר להניח שיהיה לכם הרבה יותר קשה למצוא את המסמך הרלוונטי לרשות. מצד שני, החשש הגדול הוא לאבד את המסמכים. חתימה דיגיטלית היא חתימה מאובטחת, כל המסמכים שלכם נמצאים במרחק של קליק אחד וזה למעשה מבטיח לכם ביטחון הרבה יותר גדול. החברה אחראית על ניהול בקרה ושליטה בכל תהליכי החתימה בהתאם למחלקות השונות: רכש, משאבי אנוש, משכורות עובדים, טפסי 101, הזמנת רכש, אספקה, חשבונות ועוד. לכן, חתימה דיגיטלית היא הרבה פחות נגישה למי שרוצה להגיע למסמכים שלכם ללא אישור. זאת הסיבה בדיוק לכך שחתימה דיגיטלית היא בטוחה יותר מאשר חתימה ידנית. בכל מקרה של זיוף חתימה אלקטרונית, דבר שיכול גם לקרות בחתימה ידנית, יהיה עליכם להתייעץ עם עורך דין דיני רשת אשר מתמצא בחוזים אלו.

חתימה דיגיטלית חינם מפשטת תהליכי מכירות ואיסוף נתונים. יש לא מעט ספקים שמעניקים היום אפשרות של חתימה דיגיטלית חינם

כמו כן, בתור בעלי עסק אתם אמורים להתאים את עצמכם למצב הנוכחי. במיוחד לאחר תקופת הקורונה נוכחנו לראות שמפגשים פנים מול פנים הם הרבה יותר מורכבים ממה שחשבנו. כאשר אתם יכולים לחתום על מסמכים באופן דיגיטלי מאשר ידני, אתם מייעלים את העסק שלכם. חתימה דיגיטלית חינם מפשטת תהליכי מכירות ואיסוף נתונים. יש לא מעט ספקים שמעניקים היום אפשרות של חתימה דיגיטלית חינם, כל מה שאתם צריכים לעשות הוא למצוא את המקום הנכון כפי שציינו. חברה מקצועית חייבת לעמוד בכל דרישות האבטחה התובעניות, בארץ ניתן למצוא חברות שעובדות לפי התקן של אירופה eIDAS המציג את כלל האימות.

איך עובד תהליך ההרשמה?

השאלה מאוד תלויה בסוג החברה ובמסמכים שאתם צריכים לחתום עליהם. כאשר מדובר על עוסק פטור לדוגמא אשר צריך בעיקר להוציא קבלות ללקוחות, אופן ההרשמה הוא הרבה יותר פשוט. אתם לא נדרשים למלא טפסים שקשורים לחשבון הבנק שלכם, אלא למלא רק את המידע הנדרש לצורך מילוי חשבונית. תוכלו באופן פשוט גם להטמיע את המידע אודות הספקים שלכם בכדי לזרז את התהליך ולא להזין אותו כל פעם מחדש. תוכלו למצוא לשונית של קבלות אשר ניתן לסכם אותה לפי תאריך ובכך, להנפיק דוח שנתי עבור רואה החשבון שלכם.

כאשר מדובר על ארגונים ועסקים גדולים יותר, אופן ההרשמה מתבצע באופן די זהה. לא מדובר על תהליך הרשמה ארוך מדי כאשר מדובר על חברה מקצועית. זכרו, אתם אמורים לקבל מסמך המעיד על כך שהחברה יצרה קשר עם פקיד השומה שלה. מדובר על תהליך זיהוי אשר לפיו תוכלו להיכנס למערכת בכל פעם, יש חברות אשר מגבילות את מה שתוכלו להשתמש בו מבחינת טפסים. כמו כן, יש להזין את האינפורמציה הרלוונטית לסוג הארגון, כאשר מדובר על טפסי 101, משכורות עובדים וכן הלאה. בפשטות, במקום לאגור מסמכים וקלסרים, יש לכם הכל באתר אחד פשוט עם אבטחת מידע ברורה. 

איך זה בחינם?

רוב החברות יכולות להנפיק לכם טפסים בחינם עם חתימה דיגיטלית חינם מבחינת אידיאולוגיה לשמירה על איכות הסביבה. עם זאת, בכל חברה יש את התנאים שם תצטרכו כן להוציא כסף עבור ארגון המסמכים שלכם. גם כאשר מדובר על חברה שכן גובה תשלום, המחיר אינו יהיה גבוה ולא צריך לעמוד על כמה עשרות עד מאות שקלים עבור גישה מלאה לכל הטפסים, אבטחת מידע ושירות לקוחות זמין בכל עת. 

אז מה היה לנו בכתבה:

טכנאי מחשבים

טכנאי מחשבים

בעזרת easy2sign תוכלו לחתום דיגיטלית על כל מסמך. אנחנו מגבים את כל החומרים שלכם בצורה מסודרת בשרתים שלנו, בגוגל, דרופבוקס ועוד. החברה קיימת מעל עשור ומספקת מגוון תוכנות ופתרונות 360 מעלות לעסקים.
לסיכום, אם אתם מחפשים שירות מקצועי, אמין עם ניסיון רב, אתם מוזמנים להשאיר את הפרטים שלכם מטה וליצור איתנו קשר. נשלח לכם הצעת מחיר המותאמת בדיוק לעסק שלכם, לצרכים שלכם ולאסטרטגיה העסקית שלכם. מחכים לכם.