אפליקציה לחתימה על מסמכים

אם שמעתם על הרעיון של חתימה על מסמכים אונליין או באמצעות מחשב וכבר הספקתם למצוא אפליקציה ייעודית, שיודעת לעשות בדיוק את זה, אתם רוצים לעצור לרגע ולקרוא את השורות הבאות. זה נכון שמאז 2018 ישנה הסדרה חוקית ומשפטית סביב כל הנושא של חתימות אלקטרוניות, אבל זה נכון גם שלא כל פלטפורמה דיגיטלית שמציעה את האופציה הזאת, היא פלטפורמה מוכרת ומוסמכת לכך. דברים אלה נכונים בעיקר ביחס לפלטפורמות זרות, שאולי מוכרות על ידי הרשויות במדינות בהן הן נבנו ואושרו, אך לאו דווקא מוכרות על ידי הרשויות כאן בישראל. אז מה אתם צריכים לבדוק לפני שאתם מתחילים ביישום אפליקציה לחתימה על מסמכים והאם זה בכלל בעל תוקף משפטי בישראל? על כך תוכלו לקרוא ממש כאן בשורות הבאות.

חתימה דיגיטלית על מסמכים – האם היא בכלל בעלת תוקף משפטי?

הנושא של חתימה אלקטרונית תפס את תשומת ליבו של המחוקק כבר בתחילת המילניום כשבשנת 2001 נחקק לראשונה חוק חתימה אלקטרונית. אלא שמאז ועד 2018, אז הוכנס השינוי העדכני ביותר בחוק, לא היה לחוק הזה שיניים ולא הייתה לו שום משמעות – חתימה אלקטרונית עדיין נחשבה לחתימה חסרת תוקף משפטי דומה לזה של חתימה ידנית על גבי נייר. בשנת 2018 שונה החוק ובו הוגדרו שני סוגים של חתימות אלקטרוניות:

מה אתם צריכים לבדוק לפני שאתם מתחילים ביישום אפליקציה לחתימה על מסמכים והאם זה בכלל בעל תוקף משפטי בישראל?

חתימה מאובטחת

חתימה מאובטחת היא חתימה המקיימת את כל התנאים הנדרשים בכדי להפוך לחתימה בעלת תוקף משפטי – זהותו של החותם ניתנת לאימות על ידי כל הצדדים למסמך ותוכן המסמך לא ניתן לשינוי לאחר החתימה עליו. יחד עם זאת, מאחר וחתימה זו מבוצעת בין הצדדים למסמך ללא מעורבות של אף גורם שלישי, היא עדיין לא מגלמת בתוכה את התנאים הנדרשים בכדי להיות בעלת תוקף משפטי זהה לזה של חתימה ידנית ומכאן נולד סוג החתימה הנוסף של חתימה מאושרת.

חתימה מאובטחת היא חתימה המקיימת את כל התנאים הנדרשים בכדי להפוך לחתימה בעלת תוקף משפטי – זהותו של החותם ניתנת לאימות על ידי כל הצדדים למסמך

חתימה מאושרת

חתימה מאושרת היא חתימה מאובטחת שמבוצעת בפיקוח צד שלישי מוסמך ומורשה. במילים אחרות, וידאו זהותו של החותם נעשה לא רק על ידי כל אחד הצדדים למסמך, אלא גם ובעיקר על ידי צד שלישי שמפקח ומתווך את תהליך החתימה. כך גם לגבי תוכן המסמך – ההבטחה כי לא ניתן לשנות את תוכן המסמך לאחר החתימה עליו אינה תלויה עוד בצדדים בלבד, אלא גם בצד שלישי שמוודא זאת. מרגע שערבנו צד שלישי שמפקח על תהליך החתימה, יש לנו גם היכולת להעניק לה את התוקף המשפטי של חתימה ידנית.

מה זה אומר לגבי פלטפורמות דיגיטליות לחתימה על מסמכים? זה אומר שביישום אפליקציה לחתימה על מסמכים, האפליקציה חייבת להיות מוכרת על ידי הרשויות בישראל והיא חייבת להיות מנוהלת על ידי גורם שהוכר כצד שלישי חוקי לעניין חתימה דיגיטלית. ההכרה באפליקציה כבעלת תוקף משפטי תלויה בפיצ'רים שלה וביכולת שלה לעמוד בקריטריונים המוגדרים בחוק. כך למשל, הגורם המנהל את האפליקציה חייב להחזיק עותק דיגיטלי של כל תהליך החתימה לצורך גיבוי משפטי, כך שאם אחד הצדדים מצליח לבצע האקינג לקובץ בכדי להתכחש לחתימתו, ישנו גיבוי שמאשר את תוכן המסמך ואת החתימות עליו במעמד החתימה עצמו.

ביישום אפליקציה לחתימה על מסמכים, האפליקציה חייבת להיות מוכרת על ידי הרשויות בישראל והיא חייבת להיות מנוהלת על ידי גורם שהוכר כצד שלישי חוקי לעניין חתימה דיגיטלית

לא כל אפליקציה מתאימה למשימה

בהתאם למה שאמרנו עד כה, אפשר כבר להבין שלא כל אפליקציה שמוצעת להורדה בחנות האפליקציות הגלובלית של גוגל או של אפל, היא אפליקציה שהשימוש בה מבטיח תוקף משפטי לחתימות המבוצעות דרכה. ייתכן מאוד שהאפליקציה עומדת בכל הקריטריונים הנדרשים, אך אם היא אינה מוכרת באופן רשמי על ידי משרד המשפטים הישראלי, הרי שמדובר במכשול משפטי, שעלול להתעורר אם וכאשר יתכחש אחד הצדדים לחתימתו. זה לא אומר שהחתימה היא לגמרי חסרת ערך, זה רק אומר שהקושי המשפטי יהיה רב יותר ונטל ההוכחה יושת לא על הצד המתכחש לחתימה, אלא על הצד השני שייאלץ להוכיח את אותנטיות החתימה של הצד המתכחש לה.

במילים אחרות ובכדי לא לסבך אתכם עם מונחים משפטיים מורכבים, כאשר אתם מחליטים להוריד אפליקציה לחתימה על מסמכים, אתם רוצים לוודא שהאפליקציה הזאת מנוהלת על ידי גורם מוכר על ידי משרד המשפטים הישראלי ושהאפליקציה עצמה מוכרת כפלטפורמה בעלת תוקף משפטי לצרכי חתימה דיגיטלית. את מאגר האפליקציות והגורמים המורשים תוכלו למצוא באתר משרד המשפטים. בדיוק כפי שלא תפיקו חשבוניות מס באמצעות אפליקציה או אתר שאינו מוכר על ידי רשות המיסים, כך אתם לא רוצים לחתום ולהחתים על מסמכים דיגיטליים רשמיים בעלי חשיבות משפטית, ללא ההכרה של משרד המשפטים בפלטפורמה דרכה מבוצעת החתימה.

 

לאילו סוגים של מסמכים זה מתאים?

אפליקציה לחתימה על מסמכים היא למעשה פלטפורמה דיגיטלית שניתן ליישם לכל סוג של מסמך, כמובן בכפוף לכך שהיא מאושרת ומוכרת על ידי הרשויות. הליבה של אפליקציה כזאת היא הפלטפורמה הטכנולוגית שמאפשרת את זיהוי החותמים ואת תוכן המסמך ומרגע שאלו עונים על הקריטריונים הנדרשים, ניתן להשתמש בהם לצורך חתימה על כל סוג של מסמך, לרבות טפסי הצטרפות לשירותים שונים וכלה בהסכמים בין צדדים כמו הסכמי שכירות או הסכמי רכש. יחד עם זאת, אם אתם מנהלים עסק, אתם לבטח לא רוצים לשלוח את הלקוחות שלכם לחתום על אפליקציה כלשהי בתהליך שמנותק מהעסק עצמו. בהתאם לכך, מרבית הפלטפורמות הדיגיטליות המורשות, מציעות את האפשרות לממשק את הפלטפורמה עם אתר האינטרנט של העסק.

במילים אחרות, הלקוח ממלא את הטופס/ ההסכם הדיגיטלי וגם חותם עליו בצורה דיגיטלית דרך האתר שלכם, על אף שהתהליך כולו עובר גם בשרתים של הגורם המאשר בכדי שהתהליך כולו יקבל את התוקף המשפטי הנדרש. מבחינת המשתמש מדובר בתהליך שקוף לחלוטין, אך מבחינתכם מדובר בתנאי הכרחי בכדי להבטיח שהמסמך עליו חותם המשתמש הוא בעל תוקף משפטי. אפליקציה לחתימה על מסמכים באמצעות המכשיר החכם ודרך האפליקציה עצמה, היא אופציה שמתאימה יותר למשתמשים מזדמנים כמו למשל בעל דירה המבקש להחתים שוכר לדירה שלו או כל אדם המבקש להחתים אדם אחר כחלק מטרנזקציה כלשהי בין שני הצדדים.

כאשר אתם מחליטים להוריד אפליקציה לחתימה על מסמכים, אתם רוצים לוודא שהאפליקציה הזאת מנוהלת על ידי גורם מוכר על ידי משרד המשפטים הישראלי

במקרה כזה, אפשר כמובן להתרשם מהדירוג של האפליקציה בחנות האפליקציות ואפשר גם להתרשם מההצלחה העולמית שלה, אבל אי אפשר להסתמך על אף אחד משני אלה. אפליקציה לחתימה על מסמכים הופכת להיות רלוונטית עבורכם רק אם אושרה על ידי הרשויות הישראליות וזהו הפרמטר החשוב ביותר שעליכם לבחון לפני שאתם מחליטים להשתמש באפליקציה כזאת או אחרת.

זה המקום לציין שמרבית האפליקציות שעומדות בקריטריון הזה הן כמובן אפליקציות ישראליות, שפותחו על ידי חברות ישראליות שמספקות שירותי חתימה דיגיטלית דרך המחשב, הנייד או הטאבלט, אך ישנן גם אפליקציות זרות שכבר אושרו ושחלקן נמצאות בתהליך אישור על ידי משרד המשפטים הישראלי. ובכל זאת, גם בראיית פני עתיד, תמיד נכון יותר לעבוד עם אפליקציות ישראליות של גורמים הפועלים בישראל ושהגישה אליהם היא נוחה יותר ומהירה יותר בכל מקרה של קושי משפטי שיתעורר בהמשך וידרוש את התערבותו של הגורם השלישי שתיווך את תהליך החתימה ומחזיק בגיבוי כלל הנתונים של תהליך החתימה, כפי שהסברנו קודם לכן.

אז מה היה לנו בכתבה:

טכנאי מחשבים

טכנאי מחשבים

בעזרת easy2sign תוכלו לחתום דיגיטלית על כל מסמך. אנחנו מגבים את כל החומרים שלכם בצורה מסודרת בשרתים שלנו, בגוגל, דרופבוקס ועוד. החברה קיימת מעל עשור ומספקת מגוון תוכנות ופתרונות 360 מעלות לעסקים.
לסיכום, אם אתם מחפשים שירות מקצועי, אמין עם ניסיון רב, אתם מוזמנים להשאיר את הפרטים שלכם מטה וליצור איתנו קשר. נשלח לכם הצעת מחיר המותאמת בדיוק לעסק שלכם, לצרכים שלכם ולאסטרטגיה העסקית שלכם. מחכים לכם.