חתימה על מסמכים אונליין

כמה פעמים קרה לכם שהייתם צריכים להפסיד יום עבודה או כמה שעות עבודה ולהטריח את עצמכם למשרד ממשלתי, משרד עסקי או מקום מפגש כלשהו, כדי לחתום על מסמך, על טופס או על הסכם? למרביתנו זה קרה יותר מדי פעמים ומרביתנו שאלנו את עצמנו גם לא פעם, מתי כבר ניתן יהיה לבצע חתימה על מסמכים אונליין. ובכן, היום הזה הגיע ואפשר לומר באופן גורף – עכשיו אתם לא צריכים לצאת מהבית גם כדי לחתום על מסמך רשמי, הסכם או טופס ממשלתי – היום יש לכם את האפשרות לעשות את זה אונליין ובשורות הבאות נסביר לכם בדיוק איך זה עובד ועד כמה זה קביל מבחינה משפטית.

אז מה השתנה שמאפשר לנו לבצע חתימה על מסמכים אונליין?

ובכן, הנושא של חתימה אלקטרונית הוא לחלוטין לא נושא חדש. כבר בשנת 2001 חוקקה כנסת ישראל את חוק חתימה אלקטרונית המפרט את התנאים בהם ניתן לקבל חתימה אלקטרונית כחתימה קבילה מבחינה משפטית. אלא שאותו חוק סתם את הגולל על כל אפשרות לבצע את ההליך באמצעות הטכנולוגיות שהיו קיימות בזמנו. בשנת 2018 שונה החוק והותאם לרוח הזמן והטכנולוגיה והיום כבר ניתן ליישם את האופציה של חתימה על מסמכים אונליין. כדי להבין מה בדיוק השתנה מאז ועד היום, נסביר על סוגי החתימות שאותם מאשר החוק.

על פי חוק חתימה אלקטרונית, ישנם שני סוגים של חתימה אלקטרונית:

חתימה אלקטרונית מאובטחת – חתימה מאובטחת היא חתימה שבה ניתן לוודא את זהותו של האדם החותם על המסמך ושבה יכול גם החותם לוודא כי תוכן המסמך עליו הוא חותם, לא ניתן לשינוי לאחר ביצוע החתימה.

חתימה אלקטרונית מאושרת – חתימה מאושרת היא למעשה חתימה מאובטחת, שעליה מפקח צד שלישי מורשה. הצד השלישי הוא זה שמנהל את הליך החתימה, הוא זה שמוודא את זהות הצדדים החותמים על המסמך והוא זה שמפיק תעודה המאשרת את זהותם ואת תוכן המסמך באופן שלא ניתן עוד לשנות את פרטי התהליך לאחר ביצוע החתימה.

זאת אומרת, שבשורה התחתונה, הגורם המרכזי שהשתנה ואשר מאפשר היום להשלים הליך של חתימה על מסמכים אונליין הוא המעורבות של צד שלישי מורשה שמתווך את החתימה בין הצדדים והופך את החתימה המאובטחת לחתימה מאושרת.

האם חתימה מאושרת קבילה מבחינה משפטית?

התשובה היא בהחלט כן. בדיוק לשם כך נועד חוק חתימה אלקטרונית – בכדי להבטיח לכל גורם המשתמש בשירות חתימה על מסמכים אונליין, שהחתימה שלו קבילה מבחינה משפטית ושתוקף המסמך עליו הוא חתם זהה לתוקפו של מסמך פיזי בעל חתימה ידנית. יחד עם זאת, בכדי שחתימה כזאת אכן תהיה קבילה מבחינה משפטית, הליך החתימה צריך להתבצע דרך צד שלישי מוסמך שהורשה לכך על ידי משרד המשפטים. כמו כן, הליך החתימה חייב להתנהל על פי המוגדר בחוק ובסופו צריך אותו צד שלישי להפיק תעודה רשמית המאשרת את הליך החתימה, את תוכן המסמך ואת זהות החותמים. רק כשכל אלה מתקיימים, הופכת החתימה הדיגיטלית לחתימה קבילה מבחינה משפטית. מאחר וכל אותם גורמים מורשים המציעים את השירות אכן מבצעים את התהליך בצורה זו וכולם מורשים על ידי משרד המשפטים לעשות זאת, או לפחות אמורים להיות, הרי שכל חתימה על מסמכים אונליין המבוצעת דרך גורם כזה, היא קבילה מבחינה משפטית.

אחרי שאמרנו את זה, אם יש לכם אינטרס בהליך החתימה, אתם בהחלט רוצים לוודא שהיא מבוצעת דרך גורם מורשה בלבד ושהיא מבוצעת בהליך תקין. מה זאת אומרת אינטרס בהליך החתימה? ובכן, אם אתם מצטרפים לשירות כלשהו באינטרנט, הרי שהחתימה שלכם היא בעיקרה אינטרס של הגורם המספק לכם את השירות והוא זה שזקוק לחתימה שלכם. במקרה כזה, אותו גורם הוא בעל האינטרס לכך שהחתימה שלכם תהיה קבילה מבחינה משפטית. לעומת זאת, אם אתם מהווים צד אחד מבין שני צדדים החותמים על הסכם, הרי שבמקרה הזה אתם הם בעלי אינטרס בדיוק כמו הצד השני. כך למשל, אם יש ברשותכם דירה אותה אתם משכירים, תוכלו להשתמש בשירות של חתימה על מסמכים אונליין בכדי לחתום על הסכם השכירות מול השוכר ובמקרה הזה, גם לכם וגם לשוכר יש אינטרס לוודא כי ההליך מבוצע בצורה תקינה ואצל גורם מוסמך ומורשה בלבד.

איך מוודאים את זה שספק השירות הוא ספק מורשה?

ובכן, בכל מקרה בו אתם רוצים להשתמש בשירות של חתימה על מסמכים אונליין, אתם רוצים לפנות לגורם מוכר וגדול שאתם יכולים לסמוך עליו. יחד עם זאת, ישנם היום גם שחקנים חדשים שנכנסים לתחום והם כולם אמורים להיות אמינים מספיק בכדי לספק לכם את השירות, בתנאי כמובן שהורשו לכך. ספקי שירות אלה אמורים להציג לראווה באתר האינטרנט שלהם את הרישיון שהוענק להם על ידי משרד המשפטים ואם אתם רוצים לוודא זאת יותר לעומק, תוכלו להיכנס לאתר האינטרנט של משרד המשפטים ולבדוק האם אותו ספק מופיע במאגר הספקים המורשים לשירות חתימה על מסמכים אונליין. במידה והוא אכן מופיע, אתם יכולים לעבור אצלו את התהליך בראש שקט.

חתימה על מסמכים אונליין – איך זה הולך?

אז כאמור, בכל הנושא של חתימה על מסמכים אונליין, יש להפריד בין שני מצבים עיקריים. המצב הראשון הוא שאתם חותמים על טופס הצטרפות לשירות או טופס שמשקף אינטרס של גורם כלשהו המספק לכם דבר מה. כך למשל, כאשר אתם מוציאים כרטיס אשראי בבנק, הבנק מחתים אתכם על הסכם ארוך שעליו נדרשתם לחתום עד כה באופן פיזי בסניף הבנק עצמו. אם הבנק רוצה לאפשר לכם לבצע את החתימה אונליין, הוא זה שאמור להקים את כל תהליך החתימה דרך צד שלישי מורשה. במקרים אלה אתם פשוט פועלים על פי הנחיות הבנק והגורם השלישי המתווך את תהליך החתימה.

המצב השני הוא מצב בו אתם מהווים צד אחד מבין שני צדדים או יותר, המעוניינים לחתום ביניהם על מסמך משפטי כלשהו כמו הסכם או חוזה. במקרה זה, יהיה עליכם ליזום את תהליך החתימה אצל אותו ספק שירות בעצמכם. במקרה זה, יהיה עליכם לפנות לספק שירות מורשה ולהשלים את התהליך דרך הפלטפורמה המסופקת על ידו. כל זה מבוצע אונליין דרך אתר האינטרנט של ספק השירות וכל שעליכם לעשות הוא לעקוב אחרי ההוראות הניתנות לכם. גם הצדדים האחרים להסכם יצטרכו לעקוב אחרי ההוראות ואם לא יעשו כן, לא ניתן יהיה להשלים את הליך החתימה.

בפועל, התהליך מתבצע בצורה הבאה: תחילה, כל צד צריך למלא טופס פרטים אישיים ולצרף צילום תעודת זהות. לאחר מכן, על כל צד לאמת את כתובת הדוא"ל שסופקה על ידו ולאחר מכן גם לאמת את מספר הטלפון הסלולרי באמצעות הודעת סמס. כל אלה נועדו לוודא את זהותם של החותמים על המסמך ולרוב נחשבים צעדים אלה למספיקים בכדי לוודא את הזהות כאמור. כעת, יכול כל צד להשלים את התהליך של חתימה על מסמכים אונליין באמצעות סימון וי בצ'קבוקס המאשר כי החותם קרא את ההסכם ומסכים לתוכנו. לאחר מכן ילחץ החותם על כפתור אישור שמיועד לאשר בדיוק את אותו דבר ולבסוף יצרף חתימה גרפית שאותה יוכל לחתום באמצעות עכבר המחשב. כל אלה יצורפו בצורה דיגיטלית לקובץ ההסכם וכולם ייחתמו יחד באופן כזה שלא ניתן יהיה לשנות דבר. לבסוף, יפיק הצד השלישי המנהל את התהליך תעודה המעידה על כך שזהות כל החותמים נבדקה ואושרה על ידו ושכל החתימות בוצעו על גבי המסמך הנדרש שאותו לא ניתן לשנות. תעודה זו מהווה ראיה משפטית קבילה לחלוטין, כך שאם אחד הצדדים יתכחש לחתימה שלו בהמשך הדרך, הרי שלאור התעודה שתציגו לבית המשפט, הרי שנטל ההוכחה יעבור לצד המתכחש לחתימתו.

האם חתימה על מסמכים אונליין דורשת את הסכמת כל הצדדים?

התשובה היא בהחלט כן. כל אחד מן הצדדים, חייב להסכים לכך שהחתימה תתבצע אונליין בצורה דיגיטלית. אם אחד הצדדים לא מסכים לכך, הרי שלא ניתן להשלים את התהליך. במקרים בהם רשות כלשהי מחייבת את האדם לחתום על מסמך כלשהו, עליה לספק ערוץ פיזי דרכו יכול האדם להגיע למשרדי הרשות ולחתום בצורה ידנית על טופס פיזי. במקרה של שירות עסקי, יכול העסק להציע את אותה אפשרות. אם יחליט אותו עסק שרק חתימה על מסמכים אונליין מאפשרת הצטרפות לשירות, הרי שיהיה עליו לקחת בחשבון מקרים בהם הלקוח יסרב לכך ואז העסק יפסיד את אותו לקוח.

היכן מבוצע כל ההליך?

ובכן, מן הסתם, הליך חתימה על מסמכים אונליין מתבצע כולו אונליין על גבי האינטרנט. מאחר ותנאי הכרחי לקבילות המשפטית של החתימה היא האישור של צד שלישי מוסמך ומורשה, הרי שהחתימה חייבת להתבצע דרך פלטפורמה שאותה מספק צד שלישי מורשה כזה. ישנם היום מספר ספקי שירות המציעים את האופציה של חתימה על מסמכים אונליין וכל אחד מהם מציע את השירות דרך אתר אינטרנט ייעודי. כל שעליכם לעשות הוא להיכנס לאתר וליזום תהליך של חתימה על מסמכים אונליין. במידה ואתם צריכים לחתום על טופס עבור גורם כלשהו, הרי שאותו גורם צריך לספק לכם את הקישור דרכו תוכלו להשלים את התהליך.

חתמתם ולא זיהיתם שום גורם שלישי? הוא עדיין שם

ישנם מקרים רבים בהם אתם עשויים לחתום על טפסים או מסמכים רשמיים כלשהם מבלי שאתם בכלל יכולים לחוש במעורבות של צד שלישי כלשהו. אתם מבצעים את החתימה באתר של בית עסק כלשהו ובאף חלק של התהליך לא מוזכר שמו של צד שלישי כלשהו, אז האם במקרה זה החתימה היא קבילה? ובכן, התשובה יכולה בהחלט להיות כן. אותם צדדים שלישיים המפקח על תהליך החתימה עושים זאת באמצעות פלטפורמה דיגיטלית שקופה לחלוטין. אתם אמנם לא רואים אותה ומבחינתכם כל ההתנהלות היא מול בית העסק איתו אתם עובדים, אבל בפועל כל התהליך נערך על גבי פלטפורמה ייעודית שהותאמה לבית העסק הספציפי.

יחד עם זאת, אם יש לכם אינטרס מובהק לוודא שהחתימה שלכם קבילה, תוכלו לעשות זאת באמצעות בדיקת תוכן הסכם השירות שאותו אתם מאשרים. הרי בתהליך החתימה יהיה עליכם לסמן בסימן וי, שקראתם את הסכם השירות במלואו, אז הסכם השירות הזה בדיוק, אמור לפרט גם את הפרטים של הצד השלישי המורשה שמפקח על תהליך החתימה. במקרה והחתימה שלכם היא בעיקרה אינטרס של הצד המחתים, הרי שהאחריות היא עליו והוא זה שמחליט האם הוא רוצה מעורבות של צד שלישי או שהוא מסתפק בהליך עצמאי משלו ללא מעורבות צד שלישי.

אז מה היה לנו בכתבה:

טכנאי מחשבים

טכנאי מחשבים

בעזרת easy2sign תוכלו לחתום דיגיטלית על כל מסמך. אנחנו מגבים את כל החומרים שלכם בצורה מסודרת בשרתים שלנו, בגוגל, דרופבוקס ועוד. החברה קיימת מעל עשור ומספקת מגוון תוכנות ופתרונות 360 מעלות לעסקים.
לסיכום, אם אתם מחפשים שירות מקצועי, אמין עם ניסיון רב, אתם מוזמנים להשאיר את הפרטים שלכם מטה וליצור איתנו קשר. נשלח לכם הצעת מחיר המותאמת בדיוק לעסק שלכם, לצרכים שלכם ולאסטרטגיה העסקית שלכם. מחכים לכם.