לא פשוט נהל עסק המושתת על מילוי של טפסים מנייר באופן פיזי. לטפסים המודפסים על נייר יש כמה חסרונות בולטים מבחינת העסק. אומנם בעבר, כל העסקים התבססו על טפסי הנייר אבל כעת עם הטכנולוגיה המתקדמת והשתלבותה בכל תחום בחיים שלנו, השימוש בטפסים פיזיים הפך למיותר ומסורבל ובמקומם עולה קרנו של אפשרות מילוי טפסים אונליין.
החסרונות של טפסי הנייר
עוד טרם ניגע ביתרונות של מילוי טפסים אונליין, בכלל ובחיי עסק בפרט, נעמוד רגע על החסרונות העצומים של טפסי נייר. לא נצטרך לצייר את המצב המורכב עבור עסק גדול. נסתפק בתיאור המצב עבור עסק קטן וממוצע. עבור עסק כזה יש כמה וכמה טפסים. למשל חשבוניות, קבלות, תעודות משלוח, הסכמי עבודה, חוזים ועוד ועוד. כל טופס שונה מקודמו ולכן כל טופס נאלץ להדפיס מחדש. העלות של הנייר וההדפסות היא גבוהה מאוד. לאחר ההדפסה נצטרך למלא את הטפסים ולחתום עליהם אבל לא תמיד נהיה בסביבת כל הדרושים לחתום. ועדיין, במסמכי נייר נצטרך להביא את המסמך פיזית לחותם.
נמשיך: לאחר החתימה נדרש לשלוח את הטופס. כאן אנו נהיה תלויים בשירותיו הטובים או שלא של הדואר או צורת משלוח אחרת. לא תמיד משלוח זה יפעל כסדרו וממילא נאלץ להמתין זמן רב עד שיגיע ליעדו ואז זמן נוסף לקבלת המסמך חתום בחזרה. ובכלל, שליחויות עולות כסף רב. לאחר מכן ולעיתים כחלק מדרישת החוק, נצטרך לשמור את המסמכים והטפסים. למשל הסכמי עבודה, תלושי שכר, חשבוניות וקבלות. גם עסק קטן מפיק מאות מסמכים כאלו והצורך לשומרם מסרבל וגם עולה כסף רב בגין רכישת ציוד משרדי, תיוק, ריהוט לאחסון ובכלל גוזל מקום רב.
אל מול כל אלו עומדים יתרונות מילוי טפסים אונליין. הם חוסכים לנו זמן – שכן ניתן לשלוח אותם באופן מידי – אונליין והם חוסכים לנו את כל ההוצאות הכספיות שהזכרנו לעיל. הם גם מייעלים את העסק שכן הם מאפשרים לנו שליטה טובה יותר , למשל על ההוצאות וההכנסות, המצב של העסק, קשר מהיר, ישיר ויעיל יותר עם לקוחות וספקים ווד. יתרון נוסף הוא שבמידה ונרצה לאתר מסמך או טופס מהעבר, לא נצטרך לנבור בתיקים ישנים, שגם אם קטלגנו אותם היטב – נתקשה במשימה. טופס דיגיטלי נשמר בענן וניתן לאתרו ולהציפו בקלות.
יתרונות נוספים עבור מילוי טפסים אונליין
מילוי של טופס או מסמך באופן ידני יכול להיות מעיק. שימוש בתוכנה של מילוי טפסים אונליין מאפשרת יצירת טפסים מאפס או העברת טפסים פיזיים לרמת האונליין ומילוי שלהם בדרך קלה ופשוטה. למעשה, ניתן לעצב או לתכנן את הטופס הדיגיטלי לפי צרכי העסק ולפי הדרישות שלו. בתום העיצוב והמילוי, ניתן לשלוח את הטופס באופן מידי לכל גורם. ניתן לעשות זאת באמצעות פלטפורמות שונות כמו מחשב, טלפון נייד, טאבלט ולכן הטופס יכול להישלח מכל מקום ובכל זמן, מה שהופך את משלוח הטפסים ליעיל מאוד. ניתן להפעיל רמות אבטחה שונות על מילוי טפסים אונליין, כדי לא לחשוף פרטים שונים שבהם וכאמור, ניתן לגבות או לאתר אותם בעת הצורך.
מילוי טפסים אונליין וחתימה דיגיטלית מאובטחת
אחד המקרים המעניינים וכזה שהוא קריטי עבור עסקים הוא תחום החתימות הדיגיטליות. טפסים רבים דורשים חתימה. לרוב הן של המקבל והן של המשתמש. דוגמאות: חשבוניות וקבלות, הסכמים וחוזים, פעולות פיננסיות, טפסים משפטיים כמו ייפוי כח ועוד ועוד. בעבר, היו חותמים על מסמכים אלו ידנית באופן פיזי כדי להפוך אותם לקבילים. אלא שחתימה פיזית – כוללת את אותם בעיות מבניות שציינו מקודם. היא מסורבלת, מבזבזת משאבים ארגוניים, זמן וכסף.
הטכנולוגיה מאפשרת כעת לעשות שימוש של מילוי טפסים אונליין וגם חתימה דיגיטלית. אלא שעל חתימה זו להיות מאובטחת, שכן בניגוד לחתימה הפיזית שברור לנו שמי שחתם הוא אדם מסוים מוכר לנו, בחתימה אלקטרונית זה שונה. לכן נוצרה טכנולוגיית החתימה הדיגיטלית המאובטחת שגם הוכרה בחוק הישראלי ובינלאומי.
באמצעות ביצוע חתימה על מסמך דיגיטלי, על כל טופס, גם כזה שהוכן על ידי תוכנת מילוי טפסים אונליין אנו משיגים שתי דברים: ראשית, החתימה הדיגיטלית היא למעשה קובץ מוצפן, המהווה מעין תעודת זיהוי ייחודית של בעל החתימה. כאשר הוא חותם עליה, המערכת יוצרת וודאות כי מי שחתם עליה הוא האדם הנכון ובכך מוכיחה את האותנטיות של המסמך. דבר חשוב לא פחות הוא העובדה שבסיום תהליך מילוי טפסים אונליין והחתימה הדיגיטלית המסמך או הטופ עצמו נחתמים וננעלים, כך של ניתן לבצע בהם שום שינוי. אם משיהו ינסה לזייף או לפרוץ, החתימה הדיגיטלית תוסר והדבר יעיד כי המסמך אינו מקורי. בכך למעשה לא רק שתהליך מילוי הטופס הופך מהיר ויעיל יותר הוא זוכה לשכבות הגנה חשובות.
שכבות אבטחה אלו, הן אשר מקנים לתהליך מילוי טפסים אונליין ולחתימה הדיגיטלית את תוקפם ומאפשרת לרשויות המדינה השונות או לגופים פיננסיים לפעול על פיהם ולראות בהם כקבילים. במקביל, העסק עצמו נהנה ממערכת שחוסכת לו זמן וכסף ומאפשרת לו סדר וארגון טובים יותר המאפשרים לו להגיע להישגים רבים יותר.
