בקצרה: כדי לראות שמסמך נחתם דיגיטלית פותחים את הקובץ המקורי ובודקים את פרטי החתימה: מי חתם, מתי, והאם המסמך שונה אחרי החתימה. בקובץ PDF עם חתימה דיגיטלית מאושרת התוכנה מציגה את מצב החתימה; במסמך שנחתם במערכת חתימה, התיעוד נשמר במערכת יחד עם העותק החתום. תמונה של חתימה שהודבקה על מסמך אינה מאפשרת אימות כזה.
רוצים לשלוח מסמך לחתימה כבר היום?
פותחים חשבון easy2sign, מעלים את המסמך ושולחים לחותם בקישור.
מה בכלל אפשר לאמת בחתימה דיגיטלית?
אימות חתימה עונה על שלוש שאלות: מי חתם על המסמך, מתי הוא חתם, והאם המסמך שלפניכם זהה למסמך שנחתם. חתימה דיגיטלית אמיתית קשורה למסמך הספציפי, ולכן שינוי בתוכן אחרי החתימה אמור להתגלות. זה ההבדל בינה לבין חתימה סרוקה, שהיא רק תמונה.
איך בודקים חתימה בקובץ PDF?
- פותחים את הקובץ המקורי שקיבלתם, ולא צילום מסך או גרסה שהודפסה ונסרקה.
- בתוכנת קריאת PDF מחפשים את חלונית החתימות או לוחצים על שדה החתימה.
- בודקים את שם החותם ואת מועד החתימה.
- מוודאים שהתוכנה לא מדווחת על שינוי במסמך אחרי החתימה.
חתימה אלקטרונית מאושרת (חתימה ירוקה) מאפשרת בדיקה מול התעודה שהנפיק הגורם המאשר. מידע נוסף במדריך על חתימה ירוקה.
איך בודקים מסמך שנחתם במערכת חתימה?
כשמסמך נשלח לחתימה דרך מערכת כמו easy2sign, העותק החתום נשמר בחשבון של השולח יחד עם פרטי הנמען ומועד החתימה. אם יש ספק לגבי מסמך שמישהו מציג, משווים אותו לעותק השמור בחשבון. כשהמסמך חשוב, כדאי מראש להפעיל אמצעי זיהוי נוספים – קוד סודי לפתיחת המסמך וצילום תעודת זהות של הנמען.
מה הסימנים שחתימה היא רק תמונה?
- אין שום מידע על החותם או על מועד החתימה בקובץ.
- אפשר לסמן את החתימה, להעתיק אותה ולהדביק אותה במסמך אחר.
- המסמך הגיע כצילום או כסריקה של דף מודפס.
- אין עותק של המסמך במערכת חתימה כלשהי.
במקרים כאלה המסמך עדיין יכול להיות תקף, אבל קשה יותר להוכיח מי חתם. להבדלים בין סוגי החתימות ראו האם חתימה דיגיטלית חוקית בישראל.
חתימה מתועדת מול תמונה של חתימה
| תמונה של חתימה | חתימה במערכת חתימה | |
|---|---|---|
| מי חתם | לא ידוע | פרטי הנמען נשמרים |
| מתי | לא ידוע | מועד החתימה נרשם |
| שינוי אחרי החתימה | לא ניתן לזהות | העותק החתום שמור להשוואה |
| זיהוי נוסף | אין | קוד סודי וצילום ת.ז. לפי הצורך |
איך לשלוח מסמכים כך שיהיה קל לאמת אותם?
שולחים את המסמכים לחתימה דרך מערכת חתימה ולא כקובץ שמודפס וחוזר סרוק, שומרים את העותק החתום בחשבון, ומשתמשים באמצעי זיהוי לנמען כשהעסקה משמעותית. על שליחה לחתימה ראו שליחת מסמכים לחתימה אונליין.
כדי שיהיה קל לאמת חתימה מלכתחילה, כדאי לעבוד עם חתימה אלקטרונית מאובטחת.
שאלות נפוצות
איך אני רואה שיש חתימה דיגיטלית על PDF?
פותחים את הקובץ המקורי בתוכנת קריאת PDF ובודקים בחלונית החתימות את שם החותם, מועד החתימה והאם המסמך שונה מאז.
אפשר לזייף חתימה דיגיטלית?
קל להעתיק תמונה של חתימה, אבל חתימה שנעשתה במערכת חתימה מתועדת ונשמרת עם העותק החתום, כך שאפשר להשוות אליה.
מה עושים אם יש ספק במסמך חתום?
משווים אותו לעותק השמור במערכת החתימה, ובמקרה של מחלוקת משפטית מתייעצים עם עורך דין.
האם חתימה ירוקה קלה יותר לאימות?
כן. חתימה אלקטרונית מאושרת מבוססת על תעודה של גורם מאשר, ותוכנות קריאת PDF מציגות את מצב התעודה.
מוכנים להתחיל לחתום בלי נייר?
שאלות על המערכת או על החבילות? דברו איתנו בוואטסאפ או פתחו חשבון חינם.