גם כך קשה לעסקים בישראל. בין אם הם עסקים גדולים מאוד ובין אם הם עסקים קטנים. מעבר למצב הכלכלי, להוצאות הכספיות ולבירוקרטיה הרבה, העסקים נאלצים לבזבז זמן רב ומשאבים לא מבוטלים על כל נושא הניירת, במיוחד נושא החתימות השונות על המסמכים הקשורים לעסק.
לכאורה, מה קשה בלחתום על מסמך? פעולה פשוטה של שרבוט חתימה על הנייר. אלא שבפועל, נושא החתימה על המסמכים הוא אבן נגף עבור עסקים רבים. בחלק מן הארגונים יש מסמכים וטפסים הדורשים כמה חתימות מכמה גורמים והיכולת להשיג את כל החתימות בזמן הקצוב של העסקה – מתישה. לא פחות נזק גורמות טעויות האנוש הקשורות לחתימות השונות ולא פעם, חלק אחר קשה יותר הוא הצורך לרדוף אחרי אנשים, לקוחות, ספקים ואנשים מתוך העסק עבור חתימות שלהם. וכל זה מוביל אותנו לנקודה נוספת. החתימות מתבצעות על ניירות וערמות המסמכים הבלתי נגמרות, הן בעיה קשה מאוד. חתימה אלקטרונית מאושרת ומאובטחת חוסכת את כל הבלאגן ומכניסה סדר ויעילות לעסק.
המעבר לדיגיטציה
אין זה סוד שמרבית העסקים וגופים גדולים בכלל עוברים לניהול העסק באופן דיגיטלי. זה חוסך כל כך הרבה כח אדם ומשאבים, מקום וכסף – שזה לא רק יותר נוח, זה הרבה יותר משתלם. אנחנו מכירים את המהפכה של הנפקת החשבוניות והקבלות הדיגיטליות שאנו נתקלים בה יותר ויותר אבל התופעה כבר נוגעת כמעט בכל נושא ניהול העסק.
החתימות על הטפסים באמצעות חתימה אלקטרונית מאובטחת – הם התחום החם והמתפתח כיום. במקום חתימה על טפסים וניירות הנעשים באופן מסורבל וידני, הפתרון הטכנולוגי המתקדם של חתימה אלקטרונית מאובטחת, מאפשר לבצע על מסמכים מרחוק ובאופן דיגיטלי ומאובטח ולייעל את העבודה בעסק, למנוע טעויות, לשפר את שירות ללקוחות, לשלוט טוב יותר בעסק וכאמור, לחסוך זמן וכסף והמון התעסקות עם הניירת.
באמצעות אפליקציה ייחודית ומתקדמת, המותאמת במיוחד לעסק שלך ולמאפיינים ולגודל שלו, ניתן להחתים מסמכים מרחוק באמצעות חתימה אלקטרונית מאובטחת. את המסמכים ניתן לבנות בעצמך, באופן מקוון, כך שאין צורך בהדפסה, להחליט אילו שדות למילוי יכנסו לטופס, לקבוע את פורמט הקובץ, לחתום עליו בצורה קלה ולשתף אותו עם מי שנדרש באמצעות שליחה באמצעים דיגיטליים מהירים כמו מייל, ווטסאפ, מסרים לנייד וכד'.
חתימה אלקטרונית מאובטחת וייחודית
בדומה לחתימה ידנית אותה ניתן לאבחן, גם חתימה אלקטרונית מאובטחת היא ייחודית. אלא שבשונה מהידנית, קשה עד מאוד לזייף אותה וזהו יתרון עצום עבורה. תחשבו רגע על תעודת הזהות שלכם. היא ייחודית לכם והיא מכילה כל כך הרבה דרכי אימות, שאתם מודעים אליהם או לא. כף גם חתימה אלקטרונית מאובטחת, שהינה למעשה קובץ מוצפן ייחודי לו יש מפתח ציבורי ומפתח אישי (אותו יש רק לבעלים), רק צירוף של שניהם – יאפשר אישור כי החתימה אכן מקורית ובעצם את הקשר בין מפיק המסמך הממוחשב ובין החותמים השונים עליו – קשר שכעת הוא קביל משפטית.
כדי לאפשר סוג זה של אמינות, חתימה אלקטרונית מאובטחת עומדת בתקנות אבטחה מחמירות, שיש בהן כדי לאשר את האותנטיות של החתימה ולמעשה, לא כל גוף מקבל מהמדינה רשות להתעסק בתחום. באמצעות החתימה המאובטחת, ניתן למעשה לחתום על כל טופס דיגיטלי, גם טפסים הנוגעים בכסף, כמו חשבוניות וקבלות. למרות שנוצרו באופן דיגיטלי, העובדה שהחתימה עליהם נעשתה בצורה מאובטחת ומאושרת, הם ייחשבו מבחינה משפטית כמסמכי מקור לכל דבר ולכן הם יהיו קבילים, כמו כל מסמך פיזי, בארץ ובעולם על ידי כל הרשויות ועל פי כל חוק.
יתרונות נוספים של חתימה אלקטרונית מאובטחת
מעבר לנושא ההבטחה ומתוך כך אמינות המסמכים, ישנם יתרונות נוספים ההופכים חתימה אלקטרונית מאובטחת להרבה יותר איכותית מזו הידנית. אחת מאלו היא העובדה שניתן לשלוח או לקבל מסמכים עם חתימה אלקטרונית בכל שעה ובכל זמן. העובדה שהמסמך לא צריך לעבור מיד ליד פיזית, מייתרת את נקודת המפגש. למעשה, המעבר של המסמכים החתומים יכול להיות כמעט בכל פלטפורמה דיגיטלית: מחשב, טלפון נייד, טאבלט וכד'. לא רק הבלה אפשרית אלא גם ההפקה של המסמכים. אגב, המסמכים נסרקים ונשמרים אוטומטית, כך שהם גם מגובים, ובבוא העת אפשר לשלוף אותם בקלות, בלי להזדקק לנבירה בקלסרים ובין ניירות.
גם נושא החיסכון הכספי חשוב מאוד. חתימה אלקטרונית חוסכת הוצאות רבות כמו נייר, הדפסות, דיו, כח אדם המטפל בניירת, ציוד משרדי, עלויות ביול ומשלוח וכמובן מקום ושטח רב. ככלל, ראוי להתמקד לרגע בנושא החסכון במשלוח. מעבר לזמן שאתם מבזבזים על ריצה לדואר והתשלום על השירות יש גם את עניין ההמתנה למשלוח עצמו שיגיע. חתימה אלקטרונית מאובטחת ושליחת המסמך אונליין, מאפשר לכם לנהל את העסק במהירות עצומה, בלי להמתין. זה קריטי כאשר אתם מצפים למסמך מסוים, זה חשוב כחי זה מאפשר לכם ניהול טוב יותר של העסק, למשל בגביית תשלומים וחובות וזה מאפשר שליטה טוב יותר באיתור חומרים (איש לא יוכל להגיד לכם "לא קיבלתי", פשוט תשלחו לו שוב).
חתימה של אדם היא ייחודית. כאשר אדם חותם על מסמך כלשהו בכתב ידו, הוא מאשר כי המסמך אותנטי וכי הוא מסכים על תוכנו. אלא שלחתימה הידנית יש חסרונות כבדים. לא מעצם פעולת החתימה עם עט או קולמוס, שעורכת חצי שניה אלא כל ההתנהלות שמסביב. יש צורך להעלות את המסמך על הנייר, לדאוג לחתימה, לשלוח את המסמך פיזית, לקטלג אותו ולוודא כי המסמך החתום הגיע ליעדו. אדם פרטי ובוודאי ארגון או אפילו עסק קטן, מפיק מסמכים רבים: חוזים, בקשות, תעודות משלוח, חשבוניות, קבלות ועוד ועוד. המשאבים, הזמן, הכסף והבירוקרטיה המתחייבים משימוש בחתימות ידניות, מקשות, מתישות, מתסכלות ומעכבות את העסק.
חתימה דיגיטלית מאובטחת, היא בדיוק שוות ערך לחתימה ידנית. גם היא ייחודית לגמרי. אומנם הייחודיות שלה היא לא בשל סלסול או צורה ייחודית בחתימה אבל היא ייחודית לא פחות ברמת ההצפנה הדיגיטלית שלה, המקנה לה ייחודיות וזהות משלה, שאי אפשר לשכפל או לזייף. היתרון העצום השני של חתימה דיגיטלית מאושרת ומאובטחת, היא העובדה שניתן להפיק מסמכים ולחתום עליהם באופן דיגיטלי ואמין ולשלוח אותם אונליין. בכך ניתן לשפר ולשדרג את כל נושא ניהול העסק, ההתקשרויות השונות ולהפוך הכל למהיר ויעיל הרבה יותר בלי כל בזבוזי הכסף והזמן המאפיינים את הניירת.
מהי חתימה דיגיטלית מאובטחת?
חתימה דיגיטלית מאובטחת נועדה בראש ובראשונה לאפשר נוחות תפעולית רבה יותר בכך שהיא מונעת את כל ההתעסקות עם הררי ניירת. אלא שלצורך כך, היא חייבת להיות ברמת אמינות גבוהה. הרי אף אחד לא יאמין שאם נרשום את שמנו במעבד תמלילים – זה מעיד על אמינות החתימה או שהמסמך אותנטי ויצא מרשותנו וביוזמתנו. לכן חתימה דיגיטלית מאובטחת היא למעשה קובץ מחשב מוצפן ברמה הגבוהה ביותר והיא ייחודית לכל אחד ואחד כך שהיא אינה ניתנת להעברה, שינוי או זיוף. ברגע שמוסיפים את החתימה הדיגיטלית על מסמך כלשהו, מכל סוג, אנו מסמנים למעשה כי המסמך מקורי וכי לא ניתן לשנותו או להוסיף עליו דבר.
כמובן שהמטרה העיקרית היא ניהול מהיר ויעיל וגם מאובטח. אבל חשוב גם להכיר את החיסכון העצום שיש בשימוש עם חתימה דיגיטלית מאובטחת. השימוש בחתימות ידניות על ניירות הצריך תפעול בשני מישורים. האחד בנוגע לחתימה עצמה. היה צורך להגיש את המסמך פיזית לחתימה, לעיתים של כמה גורמים, לשלוח אותו, לחכות לחתימה נגדית וכו'. התהליך היה מורכב ולא מעט פעמים מסורבל והאט את העסקים. הנקודה השנייה היא המעטפת היקרה הנדרשת לתפעול חתימות על מסמכים מנייר והניירת עצמה. ציוד רב הכולל ניירות, דיו, הדפסות, כריכות, תיוק, ארונות משרדיים וכח אדם שיטפל בכל הניירת, משלוח בדואר או על ידי שליחים. אלו סכומים בלתי מבוטלים שניתן לחסוך באמצעות פעולה פשוטה של חתימה דיגיטלית מאובטחת.
הייחודיות של חתימה דיגיטלית מאובטחת
כאמור, כדי לקבל את הפשטות והאמינות של חתימה דיגיטלית, נדרש פיתוח תוכנה מתקדם. נדגיש כי לא כל תוכנה מאושרת לשימוש על ידי רשויות המדינה ויש לעמוד בתנאים וברישיונות שהיא מפיקה. חתימה הדיגיטלית היא בעצם מזהה דיגיטלי ייחודי, המורכב מ-2 מפתחות. האחד ציבורי והשני ייחודי – מעין תעודת זהות דיגיטלית אישית. רק שילוב של 2 המפתחות מאפשר לדעת בוודאות כי החתימה והמסמך מקוריים וכי לא נערך בו שינוי לאחר הוספת אחת מהחתימות.
חתימה דיגיטלית מאובטחת כוללת פרטים על החברה או החותם, למשל שם החברה, שם החותם, מספר העוסק, תאריך ושעת החתימה ועוד. העובדה שהכל נעשה דיגיטלית ותחת אבטחה כבדה, מקשה על זיוף המסמכים. למעשה, באמצעות תוכנות נלוות, ניתן גם לייצר מסמכים דיגיטליים עליהם ניתן לבצע את החתימה, כך שגם לא צריך להתעסק ולהדפיס ולתייק ניירת כל הזמן. גם המסמכים עצמם ובטח כשהם חתומים דיגיטלית, מקובלים על הרשויות בארץ ובעולם (בנקים, רשויות מס וכד') כמקוריים וקבילים בבתי המשפט, בעת הצורך, ממש כמו חתימה ידנית. למעשה, הדבר נקבע ב'חוק חתימה אלקטרונית מאושרת שנקבע בשנת 2001 ומאז עבר שינויים נוספים שחידדו את הנושא והגדירו את הגופים הרשאים לאשר ולייצר חתימה דיגיטלית מאובטחת ואת השוני בין סוגי החתימות השונות.
יתרונות לעסק ולסביבה
לחתימה דיגיטלית יש יתרונות רבים, כפי שכבר ציינו, ביניהם החיסכון הכספי הרב, החיסכון בזמן, היכולת לשלוח את המסמכים החתומים בכל רגע, מכל מקום ובאמצעים אלקטרונים שגם מאפשרים ניהול טוב יותר ומיידי של העסק וכן שיפור וייעול של שירות הלקוחות, האפשרות לאתר בקלות מסמכים מהעבר ועוד והכל ברמת אבטחה גבוהה ובלתי מתפשרת.
ולצד כל היתרונות הברוכים הללו, כדאי להזכיר יתרון נוסף, שיש לו ערך לא פחות חשוב: הדאגה לסביבה ולכדור בו אנו חיים. אין חולק על ההשפעה ההרסנית של השימוש המוגזם בנייר והרצון להפחית את השימוש בו. גם עסק לא גדול, עושה שימוש רב מאוד בנייר ומעבר לכך – הנייר הזה לא הולך לשום מקום ולא נעלם, גם אחרי שנגמר הצורך לאחסן אותו. חתימה דיגיטלית מאובטחת תורמת גם במישור האקולוגי. היא מאפשרת ליצור ולהפיק מסמכים דיגיטליים, שאינם צריכים להיות מודפסים אלא נשמרים בענן. המקוריות והתוקף שלהם זהים לחלוטין אבל בחתימה דיגיטלית גם העסק מרוויח כסף וגם איכות הסביבה מרוויחה.
