בקצרה: יש שלוש דרכים לחתום דיגיטלית על מכתב: להוסיף שורת חתימה במייל כשהמכתב נשלח בגוף ההודעה, לחתום על קובץ המכתב ולשמור אותו כ-PDF, או לשלוח את המכתב בקישור כשצריך שגם הנמען יחתום. למכתב רשמי שנשלח כקובץ, הדרך המקובלת היא PDF חתום.
רוצים לשלוח מסמך לחתימה כבר היום?
פותחים חשבון easy2sign, מעלים את המסמך ושולחים לחותם בקישור.
איזה סוג מכתב אתם שולחים?
הבחירה תלויה במטרה. מכתב שנשלח בגוף המייל צריך בדרך כלל רק שורת חתימה מסודרת. מכתב רשמי – אישור העסקה, מכתב התחייבות, מכתב המלצה או פנייה לגוף רשמי – נשלח לרוב כקובץ מצורף, ושם מצופה לראות חתימה על המסמך עצמו. כשהמכתב דורש אישור של הצד השני, למשל מכתב הסכמה, צריך שגם הנמען יחתום.
איך מוסיפים חתימה למכתב במייל?
בתוכנת המייל מגדירים חתימה קבועה עם שם מלא, תפקיד, שם העסק ופרטי קשר. זו חתימה שמזהה את השולח, אבל היא לא חתימה על מסמך. על ההבדל ועל הגדרת חתימה כזו ראו חתימה דיגיטלית למייל.
איך חותמים על מכתב שנשלח כקובץ?
- מסיימים את נוסח המכתב בתוכנת עריכה ושומרים אותו כ-PDF.
- מעלים את הקובץ למערכת חתימה ומסמנים את מקום החתימה מתחת לשם.
- חותמים באצבע או בעכבר, או משתמשים בחתימה שמורה.
- שולחים את ה-PDF החתום לנמען.
פירוט נוסף במדריך חתימה על PDF.
מכתב שנכתב ב-Word אפשר גם לחתום ישירות בקובץ – שלוש הדרכים לכך מפורטות במדריך חתימה דיגיטלית בוורד.
מה עושים כשגם הנמען צריך לחתום?
במכתבי הסכמה, אישורים הדדיים או מכתבי התחייבות, מעלים את המכתב, מסמנים שדות חתימה לשני הצדדים ושולחים לנמען קישור. הוא חותם מהנייד, והמכתב החתום חוזר לשניכם. אם החותמים הם כמה אנשים, מגדירים סבב חתימות לפי הסדר.
איזו דרך מתאימה לאיזה מכתב
| סוג מכתב | הדרך המתאימה | הערה |
|---|---|---|
| מכתב בגוף המייל | שורת חתימה במייל | מזהה את השולח, לא חתימה על מסמך |
| מכתב רשמי כקובץ | PDF חתום | הנמען מקבל קובץ סגור וחתום |
| מכתב הסכמה או התחייבות הדדית | שליחה לחתימת הנמען | שני הצדדים מקבלים עותק חתום |
איך נראה מכתב רשמי חתום כמו שצריך?
- לוגו או כותרת עם שם העסק ופרטי הקשר.
- תאריך ופרטי הנמען.
- נושא קצר וברור.
- גוף המכתב.
- שם החותם, תפקידו וחתימה.
- אם רלוונטי – חותמת העסק לצד החתימה; ראו חותמת דיגיטלית.
שאלות נפוצות
אפשר לחתום על מכתב ב-Word?
אפשר להוסיף תמונה של חתימה ב-Word, אבל עדיף לשמור את המכתב כ-PDF ולחתום עליו במערכת חתימה, כך שהחתימה מתועדת והקובץ לא נערך בקלות.
האם מכתב חתום דיגיטלית נחשב רשמי?
מכתב שנחתם בחתימה אלקטרונית מתועדת מקובל ברוב ההתכתבויות העסקיות. גוף שדורש חתימה מאושרת יציין זאת במפורש.
צריך תוכנה מיוחדת כדי לחתום על מכתב?
לא. מערכת חתימה בדפדפן מספיקה, ואפשר לפתוח חשבון easy2sign בחינם.
אפשר להוסיף גם חותמת של העסק?
כן. שומרים את החותמת כקובץ תמונה ומוסיפים אותה למכתב לצד שדה החתימה.
מוכנים להתחיל לחתום בלי נייר?
שאלות על המערכת או על החבילות? דברו איתנו בוואטסאפ או פתחו חשבון חינם.