המהפכה הדיגיטלית שעוברת עלינו בעשורים האחרונים מותירה את חותמה כמעט בכל תחום בחיים. אחד הנושאים והתחומים המשמעותיים שגם מרוויחים מרוח קדמה זו, הם התחום הפיננסי והתחום העסקי. כעת, אנו משתמשים בטכנולוגיה מתקדמת לביצוע שלל פעולות עסקיות וכלכליות, בין אם אנחנו אנשים פרטיים מול הבנקים, גורמים פיננסיים אחרים, רשויות ממשל, גופים משפטיים ועוד ובטח ובטח כאשר אנחנו בעלי עסקים.
בכל הקשור לעסקים, הרי שאחד התחומים בהם המהפכה נותנת את אותותיה הגדולים ביותר הוא תחום חתימה אלקטרונית על מסמכים. גם תחום הפקת ושליחת מסמכים דיגיטליים (כמו חשבוניות וקבלות) מאוד פופולאריים אבל כעת נתמקד בתחום החתימה. עד כה, רוב האנשים היו חותמים באופן ידני באמצעות עט. זוהי לא פעולה מסובכת כשלעצמה, אבל כמכלול, היא מסורבלת מאוד וגוזלת משאבים ניכרים מהעסק. יש צורך להשיג את כל האנשים הנדרשים לחתום, לדרוש מהם לעשות זאת פיזית, להדפיס ולהכין ניירת, לקטלג ולתייק אותה, לשלוח ועוד פרוצדורות מורכבות. חתימה אלקטרונית על מסמכים היא מהפכה אדירה לעומת כל זאת – משום שהיא מפשטת, מייעלת, חוסכת ומזניקה את העסק קדימה.
מהי חתימה אלקטרונית על מסמכים?
חתימה אלקטרונית (כפי שהיא מכונה בחוק) או חתימה דיגיטלית מאושרת (כפי שהיא מכונה בפועל בעולם העסקי), הינה שיטה המאפשרת הוספת קובץ מזהה המשמש כחתימה הייחודית שלכם למסמכים שונים. אותה חתימה אלקטרונית על מסמכים אינה משורבטת סתם אלא למעשה היא סוג של הצפנה וקידוד של מזהה ייחודי, המוכיח את האותנטיות של החתימה ושל המסמך ואת נכונות זהותו של מי שחתום עליה. זהו יתרון עצום על פני חתימה ידנית – שניתנת לזיוף בקלות. חתימה אלקטרונית על מסמכים היא כאמור ייחודית וקשה מאוד לזייפה. ולא רק אותה קשה לזייף אלא גם את המסמך עצמו עליו מתנוססת וירטואלית החתימה. משום שברגע היווצרות החתימה היא גם חותמת את המסמך ולא מאפשרת שינוי בו. אם יערך באמצעים כלשהם שינוי, הדבר יבלוט, החתימה תוסר וניתן יהיה להבין בקלות כי מישהו שיבש את המסמך ולפעול בכלים המשפטיים והאחרים המקובלים.
האבטחה הגבוהה וההצפנה המדוקדקת הן הבסיס על פיו התאפשרה חקיקת 'חוק החתימה האלקטרונית' בישראל. יש לציין שאם התפתחות הטכנולוגיה מתפתחים גם כלים נוספים של חתימה אלקטרונית על מסמכים וגם החוק עצמו מתעדכן. אך בבסיסו, החוק מגדיר את סוגי החתימות האלקטרוניות והדיגיטליות השונות ואף מאשרר את תוקפן והיותן קבילות לכל דבר ועניין, בארץ ובעולם מול הרשויות השונות.
קראו עוד: חתימה אלקטרונית במייל
חתימה אלקטרונית על מסמכים שונים
לרוב החתימה האלקטרונית תתנוסס על קבצים מסוג pdf אך היא תקפה גם על קבצים גרפיים כמו jpg, png, tif ואחרים. מרבית התוכנות גם מאפשרות לעסק ליצור מסמכים דיגיטליים באמצעות כלים פשוטים, עליהם ניתן לחתום. חתימה אלקטרונית על מסמכים אפשרית על כל מקום במסמך, כפי שנקבע והיא יכולה להיות בתצורות שונות (אם דוגמאות גרפיות שונות או בלי). החתימה על מסמכים חזקה יותר היא החתימה הדיגיטלית המאושרת המפיקה מעין תעודה המזהה את החתימה על ידי גוף שלישי המוכר על ידי מדינת ישראל.
לאחר טעינת המסמך והעלאת קובץ החתימה, ניתן לשלוח את המסמך אונליין בכל האמצעים (מחשב, טלפון נייד וכד'), בפלטפורמות שונות (מייל, ווטסאפ וכד') בכל רגע ובכל מקום לנמען. הקבצים נסרקים ומגובים וניתן לאתר אותם באם רוצים. אנחנו מכירים חתימות אלקטרוניות פשוטות על מסמכים דיגיטליים, למשל כאשר מבקשים את רשותנו לכניסה לפורטל מסוים או לביצוע עסקה על ידי סימון V ברובריקה מסוימת או כאשר אנו מקבלים חשבונית אונליין לאחר רכישה שעשינו. החשבונית מגיעה כבר חתומה ואין צורך לבעל העסק לחתום עליה ידנית. החתימות כאמור מוכרות (במידה ונעשו בתוכנות מאושרות ומפוקחות) על ידי כל הרשויות והגופים הפיננסיים בישראל, כמו גם המשפטיים.
חתימה אלקטרונית על מסמכים לשם הביטחון
החתימה על מסמכים מאפשר את אימות זהותו של החותם אך חשוב מכך, היא מוכיחה את האותנטיות והמקוריות של המסמך ובעיקר כי הוא לא שונה לאחר החתימה. במידה ומישהו ישנה את המסמך לאחר החתימה, תוקף החתימה יתבטל אוטומטית וממילא לא יהיה למסמך כל תוקף. אלא שלצד הביטחון והשמירה על אמינות העסק יש לתהליך חתימה אלקטרונית על מסמכים גם חשיבות נוספת בדמות היתרונות שהיא מביאה לעסק.
כל עסק נדרש ליעילות ויכולת שליטה של בעל העסק. ככל שהעסק יעיל יותר, מבזבז פחות משאבים ונמצא בשליטה הוא פנוי יותר ליצור רווחים ולנהל נכון יותר את העסק. כאשר אנחנו חותמים עדיין ידנית אנחנו מייצרים סרבול בעסק. המוני ניירות המסתובבים אצלנו (רק חשבוניות לבדם נדרש לשמור 7 שנים על פי חוק- דמיינו את כמויות הנייר האדירות שיש לקטלג ולשמור). חמור מכך, ישנו בזבוז אדיר של זמן וכסף, בעיקר סביב נושא הדפסת המסמכים והעלות הגבוהה של שליחתם פיזית. הערכות מדברות על חסכון כספי של אלפי שקלים מעצם המעבר לחתימה על מסמכים דיגיטליים והעברת העסק לכלים ניהוליים דיגיטליים. מה שבטוח, שהיכלות שלך לשלוט נכון יותר בעסק תגבר, רק מעצם העובדה שהכל נמצא בקצות אצבעותיך וזמין תמיד.
